建立督导体制加强城建档案工作职能

黄少红
【摘要】建立城建档案的督导体制，是城建档案工作走上规范化、法制化道路的一个重要的环节。在新的形势下，城建档案管理部门如何应用法制手段，建立督导体制，加强对工程档案的工作力度，确保各种工程档案及时、完整、保质保量地归档，是摆在城建档案工作者面前急需解决的问题。
【关键词】督导体制城建档案工作职能整理质量
随着我国国民经济的迅速发展,城市建设步伐不断加快，各种建设工程投资力度不断加大，由此产生的各种工程档案数量急剧增加，门类不断增多。在新的形势下，城建档案管理部门如何应用法制手段，建立督导体制，加强对工程档案的工作力度，确保各种工程档案及时、完整、保质保量地归档，是摆在城建档案工作者面前急需解决的问题。
一、建立工程档案质量督导体制是城建档案管理法制化的需要。
随着国务院《建设工程质量管理条例》的颁布实施，以及国标GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》的颁布执行，工程档案的形成出现新的特点。一是档案内容有所增加，如建设工程招投标工作及工程监理形成的档案资料；二是建设工程档案归档的质量要求更加严格，如竣工图章的内容增加监理单位的签章，文字材料的幅面统一为A4，计算机出图必须清晰，不得使用复印件等；三是归档的时限缩短，由原来的6个月缩短为3个月，加快了档案归档的工作进程。这一系列的变化，说明了城建档案工作正日渐走上规范化、法制化的轨道。
长期以来,城建档案管理部门将业务指导作为对外行使管理职能的一项重要手段，它对工程档案的收集、整理、归档及质量把关起到很大的作用。随着时代的发展和法制的完善，城建档案工作应与时俱进，在原有业务指导工作的基础上，强化法制的制约手段，突出城建档案管理部门对工程档案的监督职能，使城建档案管理部门提前介入，全程监督，确保工程档案及时、完整地归档。
加强对工程档案工作的监督是城建档案管理部门的法定职能。建设部建办（2001）103号文《建设部关于认真贯彻国务院第279号令和建设部第78号令切实加强工程档案管理工作的通知》中指出，“城建档案管理部门要加强对工程档案工作的监督、检查和指导”，在2002年5月1日实施的中华人民共和国国家标准GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》中以国标的形式指出“城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查和指导”，这些规章制度都十分强调城建档案管理部门的监督职能。因此，城建档案管理部门对监督职能的行使不仅是自身工作所必需的，而且是法定职能，是建设行政主管部门赋予的职责。将监督、检查及业务指导三者有机结合起来，以制度的形式加以确定，建立城建档案管理部门的督导体制，将使我们真正地拥有能从工程文件资料到形成档案归档这一全过程的质量控制手段。
二、建设工程档案督导体制的建立
建设工程档案督导体制是一种建立在已有的业务指导的基础上，强化了城建档案管理机构的监督、检查职能，符合工程档案产生和形成规律的新型的城建档案工作体制。相对于业务指导工作而言，督导是指导工作的保障，指导是督导工作的基础，它们的目的是一致的，但两者又是围绕着一个目的而展开的两种不同性质的工作。督导具有很强的制约性，它依照国家有关城建档案工作的法律法规，来监督、检查建设、施工、质监等部门的城建档案工作。而业务指导是针对城建档案工作实践中遇到的具体业务、技术性问题进行答疑和咨询，介绍工作经验，做出业务示范，提出指导意见，供指导对象参考、学习，业务指导不具有强制性质。
建立工程档案督导体制是城建档案工作法制化的一种新的尝试，它可以借鉴和吸收工程质量监督和监理工作中的一些好的经验，用好用足现有的法律法规，细化工作内容和工作规范，制订工程档案监督检查的具体规章制度，并结合行政执法手段，对业务范围内的监督对象的档案工作提前介入，全程跟踪，定期检查，及时纠偏。
三、工程档案督导工作的主要内容
工程档案质量的督导应从两方面入手，一是对工程档案的前身即工程文件材料的形成过程进行督导，二是对工程档案案卷整理质量的督导。
建设工程文件材料是在工程项目建设过中产生的，而且其形成时间贯穿于工程的整个过程，涉及的文件形成单位主要有项目审批、参与建设的单位。当然，在管理类文件中有一些是政府行政部门的审批文件，由于其一般都遵循了机关文书工作的规定，这一部分文件材料的形成的程序较为规范,质量相对稳定。就目前的实际情况而言，督导工作的重心主要是施工过程中形成的内业文件。内业文件的形成涉及到建设、监理、施工、勘察、设计、材料检测、质量监督等各参建单位。如“隐蔽工程验收记录”这份内业文件，需建设、监理、施工、质监等有关人员的签字才能生效；各类建材需要出厂合格证及现场抽样送交有资质的材料检测部门进行试验，出具试验报告，这样才符合质检要求。因此，对工程文件材料的质量进行督导，除了城建档案工作人员本身起的主导作用外，还需以上各参建单位人员的参与协作。
在督导的工作内容中，城建档案管理部门应把重点放在工程档案的系统性、完整性、真实性，即根据国标GB/50328-2001中制订的工程档案的归档范围进行督导。由于城建档案工作人员不能象施工、监理等参建单位那样常驻施工现场，施工、监理等参建单位人员有责任也有义务确保工程档案的完整、真实、准确，因此，必须建立相关的制度，采取一些强制性措施，来保证工程档案的真实、准确，使进馆的工程档案有较高的可信度。例如，泉州市城建档案馆根据国标GB/50328-2001中制订的竣工图章的样式，以泉州市建设局泉建办（2002）17号文要求工程参建单位有关责任人的签字及单位盖章应同时向市城建档案馆备案，通过实施这一强制性措施，扼住了施工单位长期以来由他人代为签字的恶习，增强有关责任人的工作责任心，提高工程档案的可信度。
工程档案质量的督导的另一个内容是案卷的整理质量。案卷的整理质量的好坏对档案的归档、提供利用及以后数据库的建立会产生很大的影响。在监督检查中，应注意是否依照建设部《城市建设档案案卷质量规定》来进行整理，检查文件的书写用纸规格及竣工图的图幅格式是否符合标准，工程文件中是否用了红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹进行书写，这些不符合规范要求的因素减少到最小的程度。要求报送电子文件的，还要检查电子文件的格式是否有效，与数据库的文件格式是否匹配。
要把建设工程档案的督导工作落实得更为透彻，还须建立一套工程档案质量评定体系，依照建设部《城市建设档案案卷质量规定》，将工程文件材料的质量要求细化，制订出科学的工程文件材料评定标准，对建设单位移交的工程档案的质量作出客观准确的等级评定，从而督促各建设单位档案工作人员认真做好档案工作，促使工程档案案卷总体质量的提高。
建立城建档案的督导体制，是城建档案工作走上规范化、法制化道路的一个重要的环节，在全社会大力倡导依法行政的今天，城建档案工作者们应勇立潮头，大胆创新，开拓进取，去迎接时代的挑战。