浅谈工程项目管理中工程档案的收集和整理

　　1、前言
　　工程档案是工程建设的一个重要组成部分，是工程建设项目的历史记录，也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。在工程建设过程中，及时收集档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理工程档案，保持工程档案的完整和系统，不仅是为在建工程做好当前服务的需要，也是为工程项目投产后开展各项工作做好服务的需要。工程档案收集和整理的制度化、规范化管理是项目管理的基础工作，是实现项目目标控制的保证。一个项目工程要保证一流的工程质量，其内涵也包括一流的档案资料质量，而档案资料的形成质量又直接受到项目管理水平高低直接或间接的影响。
　　2、归档保存的文件资料
　　2.1项目申请文件：项目建议书与批复；
　　2.2可行性研究立项文件：可行性研究报告与批复；规划意见书等；
　　2.3列入年度计划文件：年度计划表；
　　2.4**征地手续文件：建设用地规划许可证；城镇建设用地批准书；用地申请；选址报告；用地批准文件；规划意见书；
　　2.5测量、勘察文件：拨地测量及测量报告；工程地质勘察合同；地质勘察报告；建筑用地钉桩通知章等；
　　2.6设计招投标文件：规划意见书；审定设计方案通知书；设计合同、设计概算；初步设计；
　　2.7设计文件：施工图设计及说明；设计计算书；
　　2.8建设规划申请文件：建设工程规划许可证；
　　2.9施工图报审文件：消防设计审核意见；施工图设计文件审查通知书；施工图审查报告；
　　2.10施工监理招投标文件：监理招投标文件、监理合同；施工招投标文件、施工合同；
　　2.11**开工手续文件：建设工程开工审查表；工程质量监督手续；建设工程施工许可证；
　　2.12施工文件：工程项目开工报告；分项、分部工程和单位工程技术人员名单；图纸会审和设计交底记录；设计变更通知单；技术变更核实单；工程质量事故发生后调查和处理资料；水准点位置、定位测量记录、沉降及位移观测记录；材料、设备、构件的质量合格证明资料；试验、检验报告；隐蔽验收记录及施工日志；质量检验评定资料；工程竣工验收及资料；建设单位采购物资的质量证明文件及报验文件；
　　2.13工程报竣文件：工程竣工报告（施工单位）；竣工图；工程竣工验收及资料；
　　2.14工程质量检查文件：单位工程竣工预验收报验表（A8监）；工程质量评估报告（监理单位）；工程质量评估报告（监理单位）；工程质量检查报告（勘察单位）；工程质量检查报告（设计单位）；
　　2.15规划验收文件：建设工程规划验收合格文件（建设工程规划许可证附件上加盖规划验收章）；
　　2.16工程竣工验收文件：工程竣工验收报告（建设单位）；单位工程质量竣工验收记录；规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件；
　　2.17列入城建档案馆接收工程文件：工程档案预验收；建设工程竣工档案预验收意见（城建档案馆）；
　　2.18工程接收文件：竣工移交证书（B8监）（监理单位）；房屋建筑工程质量保修书；
　　2.19工程竣工备案文件：建设工程竣工验收备案表等备案文件；
　　3、资料管理措施
　　3.1建立健全资料管理制度是做好档案资料的工作基础
　　建设施工单位、监理单位来自全国各地，他们大都按照各自长期形成的习惯进行工程管理，对资料管理也都按习惯做法立卷归档。而作为一个项目工程，则要求所有归档的资料具有准确、齐全、规范的特点。因此，项目管理部门在工程建设初期（而不是中后期）就应结合工程项目的实际情况，制定适合本工程项目的资料管理规定，明确建设单位、施工单位、监理单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任明确。工程项目管理单位和监理单位，在项目开始之初就应制定出一套可行的、适合本工程特点的档案资料所要求的表格及样本，以便于各参建单位在工程资料整理过程中有依据，好操作。这样才能避免资料格式的多样性、不规范性。只有加强工程建设各阶段档案资料的有序管理，才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范，才能保证施工技术资料记录齐全、签署完备，原材料质量保证资料真实可靠。
　　3.2从工程项目管理初期就应做好工程资料的收集和整理
　　目前，工程建设项目大多实行项目法人负责制的管理模式，项目法人既然对整个项目负责，自然也就意味着对项目的工程资料负责，从工程项目立项开始就设立工程项目资料管理机构和管理人员，负责工程项目资料的收集、整理和归档管理工作，负责对各参建单位资料的指导、监督。针对建设工程项目规模大，周期长，监理及施工单位多等特点，工程资料编制工作实行“三同步”管理制度，即工程立项开始与资料收集同步；工程施工过程与资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。将资料管理贯穿到工程项目管理的全过程。
　　3.3加强过程控制是保证档案资料真实有效的手段
　　工程项目建设单位、监理单位工程管理人员、工程技术人员要切实负起责任，做到工程建设与资料整理同步进行，避免施工与资料整理两张皮，切忌先完成施工任务，而后补资料的现象发生，负有管理职责的档案资料管理人员要经常深入施工现场，对各施工单位的资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查，建立过程控制奖惩制度，督促各参建单位高标准、严要求做好工程档案资料。
　　3.4运用合同法律手段是做好档案资料工作的重要保证
　　真实性是做好过程技术资料的灵魂。不真实的资料会把我们引入误区。必须坚决杜绝对原始记录采用“后补”造假的做法。工程建设实行全国招投标制度、工程建设实行全国招投标制度、工程监理制度，这为工程资料的收集、整理创造了良好的外部环境。工程项目资料管理部门应善于应用招标承包的有力条件，积极参与合同的起草工作，把文件材料积累归档工作作为合同的一项重要内容单独列一条款，对竣工文件材料归档范围、竣工验收时间、竣工资料副本内容、份数及质量提出明确要求，并设立一定数额的资料押金，使工程施工承包商能够高度重视工程档案的归档工作。只有这样，工程资料的归档工作才能从法律上得到真正保证。此外，还要充分发挥工程监理单位的监督职能，把竣工文件编制的监督、审核、验收工作纳入监理工程师的技术管理范围。
　　3.5重视档案知识宣传教育是确保档案资料质量的有力措施
　　工程管理人员、监理工程师、承包商等来自全国各地，对工程资料的重要性认识参差不齐，因此在项目开工后，工程项目管理单位就应高度重视和加强档案资料的基本知识宣传和教育工作，有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、监理人员、施工单位管理、技术人员进行档案基础知识和施工中原始资料签证操作方法及本项目对档案资料整理编制、工程项目验收的基本要求进行培训。使工程项目管理人员、监理工程师、施工技术人员、资料整理专业技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务。使工程项目一开始就用规范化、标准化来严格要求，提高施工管理水平。杜绝施工过程中不规范的原始资料和文件出现。确保一流的工程、一流的档案资料质量。
　　3.6档案文件整编列入进度计划是“同步”完成项目档案的有效措施
　　各施工单位，在制定工程进度计划时，应将每个分部、分项工程文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中出现的“原件不齐全”“签证资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时研究予以解决。为防止再出现此类问题，要加强监督检查。各建设单位要执行标准，对不符合标准的资料要拒收，从源头保证交工资料的质量。
　　3.7、严格把住