浅析监理资料的管理工作

【摘要】《建设工程监理规范》明确规定，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施。笔者通过对监理资料的调查，发现当前绝大部分监理机构对监理资料很重视，资料收集及时、整理规范、检查有序，但也存在着诸多未注意的细节问题。
【关键词】
资料是项目管理过程中涉及工程质量、进度、安全、投资各方面工作的记录，是在项目管理工作中不断积累形成的，是管理工作全过程的真实记录，是管理人员辛勤劳动的成果。
《建设工程监理规范》明确规定，监理资料的管理应由总监负责，并指定专人具体实施。为了方便使用和统一，《建设工程监理规范》和建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》附录中给出了施工阶段监理工作的基本表式及市政基础设施工程施工技术文件主要项目统一规定表格、表式，使得工程参建各方的信息行为规范、协调，提高了工程管理的规范化、标准化。但是，笔者通过对监理资料的调查，发现当前绝大部分监理机构对监理资料很重视，资料收集及时、整理规范、检查有序，但也存在着诸多未注意的细节问题，如用表错误、签字盖章不符合规范要求、未使用规范用词用语、闭合性差、报验或报审资料附件不全、监理审查意见不明确等问题。
一、目前监理资料中存在的问题及改正措施
1用表错误
《建设工程监理规范》中给出了基本表式表样：A表A1-A10，B表B1-B6，C表C1-C2。
1.1存在问题
（1）施工单位上报的资料中表头漏写A1、A2等。
（2）施工组织设计（方案）报审表，有的表样直接修改为施工组织设计报审表，去掉了（方案）。
1.2规范要求
严格按《建设工程监理规范》中的表样格式要求制表，仔细进行审查。
2签字盖章不符合规范要求
《建设工程监理规范》和建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》中对相关文件的签字权和盖章都有明确的规定
2.1存在问题
（1）应总监签字的，专业监理工程师替签了。
（2）应盖公章的，盖了项目部章，不需再盖监理单位章的，盖了监理单位的章。
2.2规范要求
（1）总监签字
施工组织设计（方案）报审表、工程开工/复工报审表、分包单位资格报审表、工地会议纪要、工程暂停令、工程变更单、工程延期审批表、费用索赔审批表、监理规划、监理实施细则、监理月报、监理工作总结、监理单位质量评估报告、工程竣工报验单、工程款支付证书等。
（2）盖单位公章
开工报告、施工组织设计、图纸会审纪录、单位工程质量评估报告、工程竣工报告、竣工资料封面等。
（3）竣工图章
竣工图只需盖竣工图章，不用再盖监理单位章。
3未使用规范用词用语
3.1存在问题
（1）监理工程师通知单（B1）的内容中文字组织逻辑混乱，未使用规范用词用语。
（2）监理工程师通知单的内容格式错误。
3.2规范要求
（1）为便于在执行《建设工程监理规范》条文时区别对待，对于要求严格程度不同的用词说明如下：
①表示很严格，非这样不可的用词：
正面词采用“必须”，反面词采用“严禁”。
②表示严格，在正常情况下均应这样做的用词：
正面词采用“应”，反面词采用“不应”或“不得”。
③表示允许稍有选择，在条件许可时首先应这样做的用词：
正面词采用“宜”，反面词采用“不宜”。
表示有选择，在一定条件下可以这样做的，采用“可”。
《建设工程监理规范》中指定按其他有关标准、规范执行时，写法为：“应符合……的规定”或“应按……执行”。非必须按所指定的标准和规范执行的，写法为：“可参照……”。
（2）依据有关文件和现行×××质量验收规范和标准的要求，×××××
为此，特发此通知，要求施工单位针对此项目的问题进行认真检查，并将检查结果报项目监理部。
4闭合性差
4.1存在问题
监理日志、监理旁站记录的填写中能发现问题，但是，对问题的检查结果或处理意见未有相应记录。
4.2规范要求
对于发生工程质量问题或质量事故的应详细记录事件经过及监理采取的措施并闭合。
5报验或报审资料附件不全
5.1存在问题
如工程开工/复工报审表附：1、开工报告2、（证明文件），其中，证明文件就不全，仅仅有施工组织设计、施工测量放线、现场主要管理人员和特殊工种人员资格证、上岗证。
5.2规范要求
①建设工程施工许可证（复印件）。②施工组织设计。③施工测量放线。
④现场主要管理人员和特殊工种人员资格证、上岗证。⑤现场管理人员、机具、施工人员进场。⑥工程主要材料已落实。⑦施工现场道路、水、电、通讯等已达到开工条件。
6监理审查意见不明确
6.1存在问题
报验或报审资料中，审查意见的填写不明确，不具体。如
（1）工程开工/复工报审表审查意见出现“同意”。
（2）工序报验申请表审查意见出现“经审查，符合设计及规范要求”。
6.2规范要求
（1）工程开工/复工报审表审查意见：
①经查<<建设工程施工许可证>>已**.
②施工现场主要管理人员和特殊工种人员资格证、上岗证符合要求。
③施工组织设计已批准。
④主要人员(项目经理、专业技术管理人员等)已进场，部分材料已进场。
⑤施工现场道路、水、电、通讯已达到开工条件。
综上所述，工程已符合开工条件，同意开工！
（2）工序报验申请表审查意见
①所报附件材料真实、齐全、有效。
②所报隐蔽（工序、工程部位）工程施工质量符合施工验收规范和设计要求。
综上所述，该（工序、工程部位）工程施工质量可评为合格。
二、总监对监理资料的管理
监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，不论是总监理工程师，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据监理资料产生于监理过程的特点，制定“谁监理、验收，谁负责”的监理资料管理原则是适宜的。因此监理机构内部必须明确分工，划分监理工作范围，建立内部责任制。监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。专业监理工程师负责本专业的原材料、分项工程的验收及有关监理资料（含附件）的收集汇总及整理，分部工程验收完毕，即应将完整、真实的监理资料交资料员验收归档。资料员负责监理资料的验收、分类整理。为了保证监理资料管理工作的有序进行，项目监理机构还应建立内部工作制度，确定工作程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及监理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，监理日记有人记，确保监理资料的连续性、完整性。
监理人员汇报监理工作时，应同时汇报监理资料的情况。总监理工程师在检查监理人员工作时，也应同时检查其负责的监理资料。从监理资料的质量可评估该监理人员的工作质量。
1要重视对施工资料的监理
监理资料管理要做到及时、真实、有序，在施工监理的全过程中，还必须重视对施工资料的监理。施工资料是施工过程的记录，是每一工序、分项、分部工程的实体质量合格文件。监理工程师对工程的验收就是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。施工资料不符合要求，则工程实体质量就无从谈起。我们对工程实体的质量控制是从工序、分项、分部工程依次做起，同样对施工资料的