基于知识管理的企业档案管理建设-论文发表

　　基于知识管理的企业档案管理建设
　　江苏省镇江市城乡建设档案管理处万迟
　　【摘要】档案管理与知识管理存在密切的关系，档案管理属于知识管理的范畴或重要内容。本文阐述了档案管理与知识管理的关系，就基于知识管理的档案信息化建设工作，提出了知识经济时挥档案知识的作用的观点。
　　【关键词】知识企业档案管理信息化建设
　　一、档案管理与知识管理的关系
　　档案学者一般认为，档案管理与知识管理存在密切的关系，档案管理属于知识管理的范畴或重要内容。美国马里兰大学教授布鲁斯.W•德尔斯泰恩认为:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似—都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”
　　（一）、两者管理目的相近
　　档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为组织各项活动提供档案服务，满足用户的档案需求，是档案管理的根本目的，也是档案管理的出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，以便使他们能够做出最好的决策。档案管理和知识管理都将为用户提供档案或知识服务，实现档案或知识的价值，作为其最终目的。都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。
　　（二）、两者管理流程类似
　　长期以来，我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”:档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、(编目与检索、编辑与研究)、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理，则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似:都是对分散的管理对象(文件、档案或知识)，予以收集、存储，使之集中化;然后对其进行加工、整理，使之有序化;接着对其进行鉴定、评价，使之优化;最后将其提供利用，使之实现价值;而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识，需要对其进行收集、存储。
　　（三）、两者管理技术相同
　　在数字化环境下，文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案，为了使其适应数字化环境的要求，也必须对其进行数字化处理。因此，现代档案管理的全部活动—文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等等。可见，档案管理与知识管理有着共同的技术支撑—现代信息技术。介于两者在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术的相似和相同之处，实行基于知识管理的档案管理信息化具有其合理性和可能性。
　　二、基于知识管理的档案信息化建设
　　这个时代，处处体现知识的主要价值。而知识从产生到应用，本身是有规律的、有方法的。为了更有效地挖掘和发挥知识的价值，就必须进行知识管理。企业档案，特别是大中型企业的档案也是知识的一大类，如何在知识经济时挥档案知识的作用，这是我们要探讨的问题。
　　（一）、知识经济时代档案管理就是知识资源管理
　　企业知识管理一方面是管理企业知识，即知识的管理，它通过一定手段把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，并发挥这些能力，促使企业工作质量和效率水平得到提高，进而取得利润。所以说企业知识是企业利润的核心来源，知识管理实际也就是企业核心利润源的管理。另一方面是管理本身要知识化，也即知识地管理，它要求在管理工作中给管理者提供或配备恰当的知识，使管理者既有能力、又高效率地开展管理，所以这样的知识管理是管理者工作素质水平的有力保障，也就是企业核心素质的管理。知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。
　　（二）、档案知识管理必然上升到知识资源管理
　　档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理(格式化编目、编号)的显性知识，当然也是知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。
　　1、档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的
　　因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将“应用”到工作中，并“创新”知识、“创新”工作，这才符合档案知识管理的规律，也才能“生存”下去，否则档案知识管理就会很快走到尽头。
　　2、档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的
　　因为通过上升，档案知识不在被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的，所以说是必然的。
　　3、知识资源管理还将给企业带来新的价值
　　(l)、知识资源管理将提高决策质量和决策效率
　　企业决策者的决策质量和决策效率，取决于他是否充分拥有企业内外的知识和信息和在他决策中是否具备决策的方法或能力。而这些企业内外的知识与信息、决策的方法大都在企业档案知识与信息中。如果我们按照知识资源的管理方法，及时地把相关的知识信息配置在决策的各个环节，让决策者很快、很及时地得到它们，那么决策的质量就可以保障，决策效率也有了保障。
　　(2)、知识资源管理将提高员工学习效率、工作效率。
　　降低人力资源成本，衡量员工的学习效率，主要看他是否快速的进入工作角色，并确保工作质量。做到这一点，最主要的学习是对岗位经验(过去的工作记录，过去的工作成果，过去的工作资料)的学习，而这些岗位经验大多都在档案中。员工工作效率也同样主要靠的是岗位经验技能知识对他的支持。所以，搞好知识资源管理，把岗位经验技能知识准确地配置在工作岗位上，那么员工的学习效率、工作效率就会提高。这种提高，实际上意味着一个人能尽快进入角色，可以一个人顶几个人做工作，或一天的工作顶几天的工作，当然也就降低了人力资源成本。
　　(3)、知识资源管理更将稳固企业的素质水平，强化企业的竞争能力
　　企业的素质水平，竞争能力，不仅在于拥有知识，而且还在于让知识被企业工作者、管理者都掌握和应用。我们以往的档案知识管理已经使我们拥有了知识，但知识资源管理通过知识的“沉淀”“规范”使企业的素质水平有了稳固的基础，再通过“应用”，使企业具有能力，通过“创新”使企业具有核心竞争力。
　　三、知识经济和档案管理的相互促进
　　（一）、知识管理可以拓展档案管理的领域
　　传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别，将文件、图书情报等排除在管理职责之外，从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管，而不是为现实工作服务，脱离于企业价值创造过程之外，从而极大地限制了自身发挥作用的领域。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强