以人为本，进一步加强和规范档案管理工作

　　以人为本，进一步加强和规范档案管理工作
　　刘琳王磊
　　山东省邹平县经济开发区管理委员会，山东邹平，256200
　　档案工作是一项基础性的工作，各项事业的发展都离不开档案，它是人类文明发展史的见证，同时为社会发展储备和提供大量信息及素材资源。随着社会的发展和改革开放的不断深入，档案在各项工作中也发挥着越来越重要的作用，对档案工作的要求也越来越高。但在实际工作中，档案工作也存在着一些不符合档案工作客观规律的薄弱环节。
　　一、当前档案工作存在的问题及原因分析
　　档案室的各类材料来源于各个部门的形成材料，只有部门的文件材料完整、准确、系统，才能保证档案工作的“有米下锅”，否则，档案室也是难为“无米之炊”。材料收集、归档工作做的不到位的问题产生的原因是方方面面的，有档案管理制度不完善的问题，有档案工作网络不健全及档案意识不够强的问题等等，但主要还是档案室自身的问题，是档案室的服务观念和档案管理科学化的问题。档案工作的第一步就是收集、整理归档材料，但现在档案室坐等材料送上门比较多，缺乏深入部门主动服务的意识，比如没有和部门档案兼职人员很好的交流和沟通，也很少协助部门档案兼管人员做好形成文件的整理和预立卷工作，当然也包括现有的档案管理制度过于简单和笼统以及档案工作网络的不健全等等，这些都说明了中心的档案管理工作以符合科学发展观的眼光来看的话，还存在着许多不符合档案工作客观规律的环节。
　　二、以人为本，进一步加强和规范档案管理工作
　　随着现代信息技术的发展和日益普及，以往档案管理的传统模式、传统手工作业方式和服务方式已经严重滞后。如何改善这一环节，只有坚持以人为本，建立健全各项规章制度，通过政治学习、法律学习、职业道德培养、专业知识学习、智能管理，全面提高档案管理人员的素质，才能走出一条档案事业发展的创新之路。
　　1、以人为本，提高档案管理人员的档案意识
　　（1）提高档案管理人员的档案意识。档案工作是一项枯燥乏味、烦琐单调的工作，它不等同于其它一些立竿见影的工作，是滞后一段时间甚至若干年后才能体现出效益来，因为没有成就感、缺乏挑战性，从事档案工作的同志积极性不高，另外档案知识培训对象狭隘，许多从事与文件打交道的同志对档案知识不熟悉，平时归档意识不强，麻痹大意，文件材料**完毕后，没有及时归还档案室，时间一长，就会忘记，容易造成材料遗失。为了增强大家的档案意识，适当在单位全办会上抽出一些时间集中学习讨论档案知识不失为良策。文件材料从产生到最后成为档案，其间始终处于流动状态，这需要途经各点的责任人妥善保管利用。另外，档案工作是“功在当代、利在千秋”的工作，从事档案工作的同志应当感到荣誉，树立主人翁思想，积极把档案工作一丝不苟做好。
　　（2）建章立制，强化档案管理责任意识
　　凡事离不开制度约束，要做好档案工作，必须要有档案管理制度保驾护航。我办原有八个档案管理制度，由于历史的局限性，有些档案规章制度已逐渐不能适应人防办日益扩展职能的需要，不合适的地方删改，需要弥补的地方则增添。根据目前单位自拟的分类大纲，细化分解任务，落实科室，乃至到人。会计出纳档案由财务室负责整理归档，工程档案由建管站负责整理归档，特种载体、设备、文书档案由我室整理归档。上述职能科室均应编写该年度全引目录，最后在年底归入档案室合并存档。
　　2、以人为本，提高管理人员的业务素质和创新能力
　　（1）提高档案管理人员自身素质。
　　档案管理人员这里指具体操作整理归档的经办人员。会计档案目前由会计核算中心代做，估且不论。工程档案管理是一项专业性很强的工作。人防工程如参照“建设工程文件归档整理规范”有所删节再增添人防专项资料外，要熟悉掌握标准非一日之功。因此，工程档案专业人员要加强归档业务培训、考核，真正做到懂行，确保工程档案收集齐全。文书档案目前采用电子文件成档与纸质文件存档双轨制，我室工作人员要在做好传统档案的基础上，积极学习计算机网络知识，熟悉公文电子收发系统，掌握完成电子档案全过程管理的新的工作流程。
　　（2）爱岗敬业履行好职责
　　公文电子文件是微电子技术下的伴生物，是公文发展的历史必然趋势。它加快了阅卷进程，促进了机关的办公效率；保护纸质文件，延长了纸质文件档案保存期限；降低了成本，减轻劳动强度；实现了快速检索，体现了机关廉洁高效的工作作风。因此，它必将取代纸质文件，独占鳌头。我室依据公文电子文件的特性重新确定了工作构思。
　　第一、做好电子文件收发文工作。由于政府公文收发系统还处于完善阶段，目前仅局限于部门间公文传输，由于部门内部公文传输模块尚未建设好，针对上述情况，我室利用内部局域网中网络邻居的文件共享功能进行简单的文件传输，由于只是简单的复制与移动，公文办公流程中的拟稿、审核、批阅、签发、校对、印发不能得到实现。目前只由等待信息服务中心加快部门内部公文传输模块建设步伐，尽早实现真正意义上的网络自动化办公。
　　第二、做好计算机文档检索工作。公文通过政府公文收发系统接收后，我室按照文件来源、时间进行分类保存，同时利用常用公文处理软件，制作出简单的检索表，通过超级链接功能，进行查阅。计算机检索不等同于传统的纸质文件检索，它具有速度快、准确率高的特点，把传统的全引目录索引与计算机检索结合起来，可以使本来烦燥的查找过程变得轻松、方便。
　　第三、做好年度档案立卷工作。实行电子文件归档后，纸质文件材料仍须按原有要求做好年度归档工作。今后一段时期内将实行传统纸质档案和现代电子档案并存的双轨制档案管理模式。我室按照办拟定的《机关文件材料归档和不归档的范围》做好电子文件归档，对本办印发的文件及上级相关文件做好电子文件、纸质文件双归档，纸质文件档案标题同与之对应的电子文件档案的标题、内容相同，以后将逐步过渡到电子文件归档数取代纸质文件归档数，为最终实现真正意义上的电子文件归档打好基础。电子文件归档是采用克录机刻在光盘上永久保存，纸质档案则采用整理装订成册，在此过程中，我室尽量做到认真仔细，一丝不苟。发现遗漏或出现差错时，及时更正，确保光盘、立卷质量。
　　3、以人为本，做好档案信息保密、安全工作
　　人防工作是一项保密性要求很高的事业，为了防止机密文件泄密，我办建立了档案保管、保密制度及档案人员岗位责任制，实行专人负责制。平时落实值班工作，在走廊道口安装了一个摄像头进行24小时录像监控；在档案室内配置灭火器、防虫剂，切实做好防盗、防火、防蛀工作。
　　为了保证内部局域网办公信息的安全，进行了网络安全设置；为防止网络病毒对局域网的破坏和侵蚀，安装了网络杀毒软件，待有条件时再安装硬件防火墙进行物理隔离，进一步加强局域网络的安全保密工作。
　　4、以人为本，做好档案创新、开发和利用工作
　　档案工作并非单纯为了积累齐全的历史资料，最终目的还是为了开发利用，为社会主义建设事业提供服务，如何充分发挥它的借鉴作用和有效证据作用，就需要我们化大量的心思去研究。目前档案内的《邹平县人民防空志》、2002年县政府批转了县人防办、发展计划局、建设局、财政局《关于结合民用建筑修建防空地下室的实施意见》等等规范性文件，为我县开展人防工作提供了大量的人防政策和数据，也为各级领导决策、服务经济建设和服务社会公众提供了广阔的空间。为了方便大家查阅，更好地提供服务，我室制定了形式多样的查阅方式。如阅览、外借、复制、证