数据采集阶段质量控制对策-月期刊网计算机论文

数据采集阶段质量控制对策
江东东
摘要：数据采集是计算机审计的重要组成部分，关系到数据分析的质量和审计结果的正确性，如何在信息化条件下进行有效合理的数据采集，提高审计质量，本文试结合《国家审计准则》和审计工作实践经验，提出了信息化环境下计算机审计数据采集阶段的质量控制对策。
主题词：数据采集计算机审计质量控制

准确完整的数据是计算机审计的重要基础，没有准确完整的数据就无法保证数据分析的质量和审计结果的正确性，如果采集到的数据打不开，那么一切审计软件也就发挥不了其应有的功能，此时计算机审计就如同无源之水、无本之木，如果采集到的数据都是假的，那么不管分析的多么准确透彻，其最终结果也是不可靠的，就造成了“假账真查”，白白花费大量时间和人力，所以审计数据采集的质量在计算机审计中发挥了重要的作用。
所谓数据采集是指在审前调查提出数据需求之后，按照审计目标和数据需求的要求和规定，采用一定的工具和技术方法对被审计单位信息系统的数据库（文件）进行采集的工作。在数据采集阶段的质量控制要突出以下几点：
 真实性，是指采集到的数据必须是被审计单位计算机系统中存储或备份的数据，未经蓄意修改、删除、增加等操作，能准确反映财务、业务真实情况的原始数据。
 选择性，是指应明确把握审计方案中的审计范围、内容及重点，应确保采集出的数据能完成审计方案中规定的各项内容，同时避免采集的数据过多，对完成审计目标起不到作用。
 完整性，是指在选择性的基础上采集的数据应是完整的，未发生数据的丢失或增加。
 安全性，是指获取数据的途径、采集数据的技术方法应安全可靠，从被审计单位采集的数据与获取的技术文档应当保证不被无关的人员获知，保证其安全可靠。
1. 数据采集真实性的质量控制对策
要保证采集的数据真实可靠，未经被审计单位人为改动，应做好以下几点：
1.1采集数据应在双方的共同监督下进行
数据的采集应取得被审计单位的同意或有关机关的批准，严禁私下进行，应在审计人员的监督之下，按照数据需求说明书的要求，这里特别强调数据的采集，必须在双方监督之下，尽量由被审计单位技术人员完成。
1.2审计人员应对采集的数据进行真实性验证
在数据采集的同时或之后，审计组可以采用多种技术方法或审计成功经验等，对采集的数据真实性进行验证，保证数据的真实可靠，避免“假账真查”的发生。通过以上操作并结合审前调查的结果分析判断数据的真实性。以上数据验证工作也应在双方共同监督之下，由被审计单位技术人员在信息系统上操作执行。
1.3数据的交接应填写数据接收单，明确责任
数据采集后应通过正式的交接手续转移到审计组，进行交接时，被审计单位应同时对提供的数据真实性和完整性作出承诺，并清晰地分清会计责任和审计责任，审计人员要履行保密的义务，确保数据不泄露，维护被审计单位财务、业务数据的数据安全。交接时填写数据接收单，注明采集的数据名称、位置、内容、大小，并应双方签字确认，签字日期为数据正式交接的日期。
1.4注重对基础数据的保存备份
审计组应保存一份基础数据作为备份，另外复制一份或几份进行数据的转换、清理和分析，同时要求被审计单位对接收单中提到的数据进行备份，以便被审计单位对审计人员提供的数据分析结果产生疑义时进行验证核实。
1.5采集数据前后都应保证被审计单位应用系统能正常运行
在采集数据前应注意让被审计单位的技术人员运行应用系统，确保被审计单位的应用系统本身是正常的，采集数据后，当场让同一技术人员运行应用系统，以保证数据的采集并没有影响应用系统的正常运行，没有造成被审计单位应用系统和操作系统的损坏，以降低审计风险。
2. 数据采集完整性的质量控制对策
要保证数据采集的完整性，不仅要使用正确合理的数据采集工具和采集方法，而且要进行必要的数据完整性的验证。
2.1 数据采集的基本方法
 小型单机数据库数据的采集可直接拷贝数据库文件。例如ACCESS数据库、VFP型的单机数据库可直接拷贝被审计单位的数据库文件。
 用审计软件进行数据的采集。例如审计现场审计实施系统（AO）提供了对财务、业务数据的采集功能，其中对财务数据的采集提供了目前市场上流行的绝大多数财务软件的转化模板，而且金审工程网站上也提供了大量的转化模板，可下载使用，业务数据可采集的数据库的类型有Access、Excel、dBase、SQL Server、Oracle、Sybase及ODBC数据源等。
 利用软件自身的导出、导入、备份和还原等功能进行数据的采集。SQL Server数据库可利用导入导出功能实现与其他数据库的互相转化，同时也可利用自身的备份数据库、分离数据库的功能实现对数据的采集。
2.2 数据采集完整性的验证方法
在采集数据同时或之后应及时对数据的完整性进行验证。如在采集数据之前应在被审计单位的数据库环境中打开采集的数据库，确定所需的表是否在此数据库中，同时应记录下每张表的记录条数、所需的重要字段、统计一些数据如某些货币类型字段的金额总和等，在数据采集之后导入到审计软件或SQL Server中，如利用AO数据采集功能将被审计单位的财务数据导入到AO中，可利用AO的资产负债表审查功能生成资产负债表，查看借贷是否平衡，并与纸质资料的相关指标进行核对是否一致，若不平衡或不一致，应查明原因是数据不完整还是数据本身就存在问题。可见，数据的完整性验证过程也是数据分析的过程，对于完整性验证不仅靠一些技术方法常常也需要审计人员丰富的审计经验。