浅议市政工程档案管理工作

浅议市政工程档案管理工作
郭静
摘要：城市建设的快速发展给市政工程档案管理工作带来机遇的同时也面临了许多挑战，如何加强市政工程档案的管理，保证其完整、准确、系统，得到妥善保管和有效利用，是市政工程建设和管理单位必须引起关注的重要问题。本文简单分析了市政工程档案管理工作。
关键词：市政工程，档案管理，城市建设
　　市政工程是指为城市基础设施服务的工程，是城市的神经和脉络，是城市赖以生存和发展的基础。因此，市政工程档案既是工程建设的实际记录，也是城市发展的历史缩影。
一、市政档案在城市建设与管理工作中的重要作用
1.1它是城市规划编制和调整的基础资料
在城市建设过程中，规划是龙头，而市政档案资料是城市科学规划的依据。没有市政档案，市政规划编制、调整、完善只能是纸上谈兵。不管是新城建设，还是旧城改造;不管是新规划的开始，还是旧规划的调整，市政专业规划作为城市总体规划的重要组成部分，都需要掌握城市所有的道路交通状况、地下管网情况、供水、供热、排水及城市防洪抗灾能力等，而这些资料都是靠市政档案提供的。只有搞好市政档案管理，提供准确的、真实的原始资料，才能保证规划编制和调整的合理性、科学性和准确性。
1.2它是市政工程质量保证体系的重要组成部分
在《城市建设档案管理规定》中规定:“列人城建档案馆档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前应当请市政档案管理机构对工程进行预验收。预验收合格后，由城建档案管理机构出具工程档案认可文件。”这就明确规定了如果工程档案不合格，将无法进行竣工验收。这就为加强市政档案管理堵塞了管理工作上的漏洞，为严格控制工程质量提供了“尚方宝剑”。由此可见，市政工程档案，是市政工程质量保证体系的重要组成部分。
1.3它是市政工程管理、养护和维修工作的依据
市政档案既是市政工程的履历表，又是市政工程的“健康档案”。科学分析市政设施现状，根据其不同特点，才能制定出科学合理的管养经济责任制。道路路况档案为道路大中修或改建提供决策资料，以其确定工程的投资规模及见效程度。特别是地下管线及构筑物，哪里发生故障，确定怎样的维修方案，必须查找准确的档案同时，维修改造后的成果，又组成了新的市政档案，为下一步的管养提供最新的依据。没有准确的市政档案就不能实现城市的可持续发展。
二、市政工程档案现存的问题
2.1市政工程档案质量问题：
目前市政工程建设存在着重建设，轻档案，对工程档案缺乏足够的重视，使得工程档案资料不规范、齐全，甚至出现造假现象。工程项目建档工作不按计划、步骤逐步实施，而是等到工程竣工验收阶段，将零乱的文件资料拿出来开始建档。这样的做法势必造成建档工作的质量大打折扣。
各单位保管过程中，工程项目文件不设专人专柜管理、资料管理制度不严等问题比较突出，这样不但会造成工程项目文件不能全面、完整地保存下来，还可能造成文件资料的霉变、褪色、遗失，对项目建设造成不可弥补的损失。
同时，档案管理人员大多没有参加专业知识训练，管理水平低，服务意识差，工作往往处于被动应付状态，从而大大影响了工程档案的质量。在整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员来兼职，相对专业的档案员、资料员来说，他们没有掌握具体归档标准、要求等，使工程档案与建设工程难以同步形成，这就导致许多工程档案在收集的过程中产生了失真、遗漏等现象，从而导致工程档案资料接收时不全、零散、遗漏、丢失等现象。有些单位第一次搞建设，对城建档案归档的要求更是一头雾水。
2.2市政工程档案管理问题：
由于建设单位对市政档案工作的不重视，造成档案管理机制不健全，同时由于缺乏一套完整的信息管理机制，使得工程档案管理落后，缺乏对工程建设的约束性。
市政工程建设项目往往建设周期长，参与建设的单位多，形成的档案数量多、种类多。按照《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》第二章规定了各参建单位的管理与职责，但实际运作中档案的管理工作仍是薄弱环节，既没有明确领导责任，建档工作未责任到人，也没有规范、稳定的规章制度作为保障，档案的收集工作非常的被动。一旦碰到工程技术人员的工作变动，工程的延期等问题，往往会造成档案资料的混乱、应归档的材料不全（散存在个人手中或者已经丢失）等问题。
三、市政工程档案工作存在问题的对策
　　3.1重点加强管理机制
　　市政工程建设有其自身的特性，一个项目是由参加建设的各方共同完成的，其档案工作也一样，从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交整个环节需要建设、设计、施工、监理、采购等单位密切协作配合。因此，理顺机制，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好市政工程档案工作的基本保障。
　　理顺管理机制，变档案一级管理为档案室、项目管理部两级管理，这样可以较好地解决管理机制差的问题。在每个工程项目管理部设立专职档案员，负责该项工程的档案工作，将工程档案的编制职责交到项目管理部，并且要求档案工作与工程项目的建设同步进行。档案室负责对项目管理部的档案工作进行指导、督促。检查，变工程档案工作的一级管理为两级管理。
　　市政工程档案的两级管理体制有其自身的优点：一是档案工作力量加强，管理重心下放，解决了市政工程档案编制工作不够到位的问题，保证了及时收集和归档；二是档案工作责任进一步落实，工程档案工作成为项目管理部的考核内容后，使档案工作在项目管理部受到重视，从领导到一般工作人员都能自觉地做好文件材料的收集，及时交给档案员。在项目各标段工程结束时，项目管理部能主动组织标段工程档案的验收，为整个工程项目档案的按时验收提供了保障；三是专业分工有利于档案员进一步掌握相关专业知识使工程档案的组卷更为合理、实用；四是有利于对项目竣工图变更情况的掌握，保证项目竣工图的编制质量。由于项目管理部设在施工现场，档案员对工程的进度和工程变更情况比较了解，可以及时督促施工单位做好变更文件的收集和相关图纸的修改工作，以保证项目竣工图能够与市政工程实际状况相符。
　　3.2市政工程档案的完整化、系统化、信息化：
　　市政工程档案的完整、系统是有效利用，发挥市政工程档案作用，实现其价值的前提。加强管理必须抓住收集齐全，材料系统这二个环节。保持归档文件的完整性是档案系统的前提，也是最重要的工作环节。市政工程档案来源分散，形成周期长，同时内容繁杂、数量庞大，给做好收集工作带来很大的困难。档案人员只有全面了解工程项目建设情况，才能合理确定各阶段文件材料归档范围，既不重复也不遗漏。收集工作要从平时做起，阶段工作完成后要对归档文件完整性进行检查，检查归档材料是否齐全、完整。同时要注重特殊形式的文件材料的收集。现行的市政工程建设过程中，除了传统的纸质文件外，还会产生许多照片、电子文件等，这些特殊的文件材料也反映了市政建设的过程，是工程项目档案不可缺少的组成部分，在收集时不能疏忽遗漏。
　　把握归档文件的系统性，是实现市政工程档案有效利用的先决条件。市政工程项目归档材料只有在完整、准确的基础上，按照国家相关规范进行系统化整理和编目，科学分类，合理组卷，才能为今后工程管理和运行提供依据。同时在当今的现代化的社会已经高速发展到信息化阶段，顺应时展，建立的市政工程档案，使市政工程档案能更快捷、更方便的为城市建设提供了一个新的操纵平台。
　　总之，只有提高思想认识，加强责任意识，建议一套完整的、科学的市政工程档案管理模式和机制，才能顺应时展，使市政工程档案真正为城市建设的发展添砖加瓦。