试析我国工程竣工资料整理要求及注意事项

Abstract: With the constant development of our economy, highway traffic construction scale expands unceasingly, as documented by the highway project from design to final completion of the whole process of making the completion information is particularly important, is the indispensable part of highway engineering project. This article from the completion data requirements, completed the collation of data point of view discusses the project completion data requirements and matters needing attention.

Key words: completion information requirements; finishing; matters needing attention

中图分类号：TU71文献标识码： A 文章编号：2095-2104(2012)06-0020-02

1 竣工资料的整理要求

工程建设过程中，参建各方往往对项目的工期和质量控制比较重视，制订比较系统、全面、严格的考核指标和奖罚办法，而对工程资料特别是对竣工资料的整理和编制，往往容易忽视，长期以来存在着重建设、轻资料管理的现象。而事实上，公路工程竣工资料的整编和归档，是公路建设项目管理当中一项需要长期提高和创新的工作，是一项涉及各专业、各部门的系统工程，公路工程竣工资料最终会向着标准化和规范化方向发展。对公路工程竣工资料的整理应满足以下要求：

1) 规范性。竣工资料是公路管理部门用以备案存档的，因此其资料中的实验检测表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。

2)科学分类。鉴于公路工程一般建设周期较长，其所经历的全建设过程所包含的竣工资料通常繁多，因此必须对竣工资料采取科学分类整理，以方便相关单位的查阅。因此，对竣工资料进行整理应按工程文件材料的自然形成过程进行分类。首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段，其次按照工程的自然进展过程，最后是结合文件材料自身的实际情况。

3) 原始性。项目法人单位在工程竣工时所整理的资料应当完整地反映公路建设过程的原始记录文件，一般情况下应是原件。

4) 完整性。所整理的工程竣工资料必须是齐全的，而且资料所记录内容应当全面，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标。

5) 准确性。对于工程竣工资料中的施工原始记录数据应准确，竣工图编制规范，图物相符。

2 竣工资料的整理

竣工资料的主要内容包括：质量保证资料和竣工图表、文件及资料。质量保证资料包含在竣工资料中，竣工资料又是在质量保证资料的基础上编制而成的。

2.1 工程依据性文件整理

1) 工程项目法人负责前期文件及设备招标、投标文件、报关、商检、索赔收集、整理、分类、组卷与归档工作。对于本单位的发文均要求原件归档。对于对方主送与抄送本单位的收文，均应红头文件归档，不可以复印件归档。如若是转发文，直接隶属关系的文件应红头文件归档，后附间接关系的转发文可复印件归档，但一定要复印清楚、文件齐全。

2) 工程依据性文件要求收集齐全、完整。案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。在资料整理的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一种文件，分别立在一起，不得分开。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列的：批复在前，请示在后;正件在前，定稿在后;原件在前，转发件在后;多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后;图文紧密排列时，文字材料在前，图样在后。

3) 协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件的要求，从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同的履行方和**证书的签字方，其合同、协议均应持一份正本归档，不应副本或复印件归档(所谓合同、协议证书的正本，即履行合同的双方或参予证书签字代表均亲笔签名、并加盖公章，不亲笔签名只加盖私章的，或虽签名不为原件而以复印件归档的，对履行合同方或参予证书签字代表方，均属不符合档案管理要求)。

2.2 工程设计文件整理

工程设计基础材料(地质勘测、水文、气象、地震、地形、地貌等) 及各设计阶段文件，由设计单位提供，项目法人按设计院提供的册目录清点，收集齐全、完整后，整理、归档。整理工程全部设计文件应齐全、系统、完整。图纸一般应蓝图归档。整理中对于可行性阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件排序，一般按设计院卷册排列、编目。如设计院有补充报告或设计文件，根据设计院的通知分阶段处理，如设计院补充文件无目录，则按内容分别插入有关卷册，但需重新做图册卷内目录。

2.3 工程施工文件整理

1) 工程施工的竣工资料、竣工图由施工单位收集、整理、分类、组卷，提交监理单位审查、汇总及移交。实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。其中全部工程设计修改通知单应由设计院负责提供，工程联系单必须由设计工程师代表、监理签署意见、签名后方有效。

2) 施工单位按施工质量检验及评定标准、施工验收规范编制划分的分项、分部、单位工程为单元，齐全、完整、系统地收集、整理档案资料，进行分类、立卷、录入软件，并提交监;理单位审查。

3) 整理资料时对于水泥、钢材等原料试验报告，要求报告单字迹清楚、数据准确，要有见证取样签证且原件归档，杜绝用不符合要求的书写材料书写及复印件归档。施工单位要加强施工过程中材料进货、发放、材料性能等方面的管理，指定专人做好原材料的监督跟踪工作。

4) 隐蔽工程记录与中间验收签证：要求文件材料齐全、完整，记录数据准确，填写字迹端正，记录详细，不漏项。凡隐蔽工程记录需绘制有座标位置的草图，隐蔽工程记录与中间验收签证检查单位及部门签字手续完备。

5) 设计修改通知单、工程联系单、材料代用单等，要求齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计修改通知单要求内容简明，字迹、图样清晰，原件归档。

6) 施工质量处理、缺陷处理报告，要求有闭环交代的详细记录(有调查报告、分析、处理意见、处理结论及消缺记录、复检意见与结论等)，按实际情况组卷。

7) 资料整理注意事项。a.资料的收集整理是一项繁琐又需要耐心的工作，往往得不到人们的重视，特别是在项目实施的前期更容易被忽视。从工程实施的前期项目就应安排专人负责资料收集整理工作，施工过程中要按质量保证资料所列的内容及时整理，不可人为编造。施工的每道工序都应具备完整真实的原始记录以保证资料的真实性和完整性。b.要妥善保管竣工资料的所有文件，包括设计图纸、施工记录、照片、音像资料的原件。按档案管理规定装订、组卷、归档，使竣工资料从一开始就走向正常化、规范化。c.施工单位应在各分项工程完工后，按验评标准评定，并按划分的分项工程、分部工程、单位工程进行逐级评分汇总。

3 结论

通过结合笔者实践经验，凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、竣工验收活动产生的、对工程管理、养护及明确责任具有查考利用价值的各类不同门类载体文件材料，都应收集齐全，对项目竣工全部档案进行统一的分类和编号，待所有档案资料归档整理完成不再变动后统一粘贴案卷脊背，归入公路工程建设项目成套档案。

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