试论房地产开发企业工程档案的管理

所属栏目：房地产论文
发布时间：2012-08-16 10:21:09 更新时间：2012-08-16 10:26:08

摘要：地产开发企业的工程档案除具有一般工程档案共性外，还有其自身的特点，充分认识和掌握这些特点及其管理要求，对加强房地产开发企业工程档案管理并充分发挥其作用，具有十分重要的意义。本文通过对房地产开发企业集团融侨集团的实地调查，结合当今中国房地产企业工程档案工作的状况，就房地产开发企业工程档案的特点，房地产开发企业工程档案的作用，以及做好房地产开发企业工程档案管理的几个关键性环节，谈一点粗浅的认识。

关键词：地产开发企业;工程档案;档案管理

中国房地产业作为新兴的朝阳产业、支柱产业,在新一轮发展周期中,呈现出一片繁荣景象。随着房地产开发企业队伍不断壮大，作为房地产开发企业一项重要的基础性工作——房地产开发企业工程档案的管理工作，亦逐步引起包括企业自身在内的社会各界的广泛重视。房地产开发企业的工程档案除具有一般工程档案共性外，还有其自身的特点，充分认识和掌握这些特点及其管理要求，对加强房地产开发企业工程档案管理并充分发挥其作用，具有十分重要的意义。

一、房地产开发企业工程档案的特点及其管理要求

房地产建设是一种融设计和制造为一体的生产过程。房地产工程档案资料有其固有的特点，它所记载的事物，具有非常直接的实践指导作用，并具有很强的凭证性、考查性、说明性以及工具性。基建工程的复杂性决定了房地产工程档案必须具备真实性、完整性、成套性和原始性的特点。房地产开发企业工程档案除具有一般工程档案的共性外，还有其自身的特点。

(一) 形成周期短，归档时间快

房地产开发企业因事设岗，其基建管理人员一般是动态的，处于经常的变动之中，且公司在各方面都需要投入大量精力和费用，因此特别讲究效率，要求尽快出效益。企业开发的工程进度快，时间跨度一般较短，由此相关的技术文件形成周期短，归档时间也就相应加快。这就要求公司档案工作人员在工程开工时即要开始进入文件材料的阶段性积累和整理工作，避免匆匆忙忙的后补甚至人为的制造。

(二) 设计变更补充多

工程技术材料既反映工程建设活动的现实状况，又反映工程建设过程中变更修改的历史状况。由于市场经济效益和工程建筑使用功能的要求，加上基建工程设计本身不可避免地会存在某些缺陷、疏漏或差错，以及物质供应的变化可能改变设备材料的使用等不可预见的意外情况，房地产企业在工程建设过程中会经常产生设计更改、补充图纸和修改文字的现象。有时有的图纸需要多次地修改、补充，部分图纸甚至成套作废，需重新设计换版。除图纸一直处于变更补充外，由此产生的技术联系单、设计更改通知单等数量也特别庞大。

图纸的频繁变更与修改是不可避免的，也是必要和允许的，但又是严格的。对于工程档案的这个特点，工程档案工作者要随时了解图纸变更的情况，做好变更材料与该工程技术文件材料的配套管理，避免对外提供已经作废的或已修改过的错误图纸。同时还要严格审批手续，建立健全修改制度，明确修改责任，及时、准确地做好施工现场和库存蓝图的修改、换版和作废图纸的回收、作废工作，确保底图与蓝图的一致性、图纸与施工安装现场的一致性。

(三) 内容涉及范围广

房地产开发企业因其性质有别于其它企业，所以形成的工程档案涉及范围和内容相对其它工程档案更为广泛。如融侨地产公司在工程的立项、开发与建设过程中，不仅要与政府各部门、各专业管理部门，相关企业发生审理与往来关系，还要与政府的外资管理部门、专业银行等部门发生更为直接的联系和往来。另外，房地产开发公司的工程档案，特别是外资房地产企业，文字记录虽然主要为中文，但不少是外文，尤其是成品半成品的证明书，大多为外文。这就要求我们不仅要做好工程档案的收集保管工作，还要做好各方面信息的配套保存。为了适应这种实际需要，可以把公司的相关信息如市场调研报告、可行性报告等进行汇集、编排、贮存、应用，并纳入工程档案管理的范畴。

(四) 档案保管年限长

房地产企业由于涉及多方，其开发的工程项目一旦产生经济纠纷、追加工程投资、设备材料购置索赔等情况，处理不妥，会产生极为严重的影响。同时房地产企业的经营方式方法等有别于其他企业，工程档案中的工程检验评定档案作为工程建设结果的总结，在交付使用后的很长时间内都将发挥重要作用。因此，对房地产企业的工程档案及其相关文件须保管较长的年限，以备查考。

(五) 提供利用效率好

房地产企业在开发经营运作过程中的计划、招标、规划、设计、用地、拆迁、施工、决算、销售等工作环节，除应按国家政策、法规**外，还要根据历届、历次董事会议**。另外它的开发项目与城市的整体建设有直接关系，它的市政设施与基础设施通联城市管网，建设项目的各项内容中有的建设项目的历史记录，特别是工程档案，其利用也必然比较频繁。

在实践中我们还看到，查档人员的结构发生了很大的变化，查档的内容逐步向多元化、深层次方向发展，查档人员对档案的查全率和查准率要求日益提高，这就不仅要求我们要从档案工作的质量，从项目开发实施一开始就及时、成套、完整、齐全、准确地留取资料，而且还要对工程档案的保管现状进行研究，统计分析利用情况，配以相应的科技手段，对工程档案的保管质量予以综合保证，确保为查档人员提供及时、准确、完整的工程档案资料。

房地产开发企业是改革开放的产物，探索和研究房地产企业工程档案的特性，实践和总结它的管理要求，有助于我们不断改进管理方法和提高服务质量，最大限度发挥工程档案的综合效益和参考凭证功能。

二、房地产开发企业工程档案的作用。

房地产工程档案中蕴含的技术含量高，经济效益大，对企业的生产发展都有着与其它企业的工程档案不一般的作用。随着改革开放的不断深入，市场经济的建立和完善，房地产工程档案在企业与市场竞争、拓展经营、科技兴企、增强实力等方面，对企业争取持续稳定发展，越来越显示出它的地位和作用。

(一) 房地产开发企业工程档案质量是工程建设质量的重要组成部分。

工程建设是工程投资由资本形态向资产形态转化的一个过程。在这一过程中，一方面，生产资料通过工程实践转化为工程实体等实物资产，另一方面，工程管理信息通过工程实践转化为工程档案等知识形态的资产。工程建设是工程物流、资金流和信息流运动的结果，工程资产是工程实体与工程档案资产的有机组成。因此，外资房地产工程档案是工程建设的一项重要内容，没有高质量的工程档案就谈不上高质量的工程建设，保工程质量就必然包涵了保工程档案质量这一重要内容，这就确立起了工程档案质量对工程质量具有重要保障作用的地位。

(二) 房地产开发企业工程档案质量对工程实物质量的影响作用

工程档案资料的主要作用之一是检查工程建设是否符合质量标准。查处工程质量事故，尤其是已交使用的工程质量，能否查得出，查得准，很大程度上取决于工程建设档案是否真实与准确。如果工程档案缺项或所记载内容与工程实际情况不符，所保存的档案不能实事求是地体现工程施工全过程，那么就是将来工程发生了严重的质量事故，要查处都无从下手。按照国务院办公厅《关于加强基础设施工程质量管理的通知》的规定，项目工程质量的行政领导人、项目法定代表人、勘察设计、施工、监理等单位的法定代表人，按各自的职责对其经手的工程质量负终身责任，如发生重大工程质量事故，不管调到哪里工作，担任什么职务，都要追究相应的行政和法律责任。防止渎职和腐败分子在工程档案上做文章，确保生产过程的原始资料真实、准确。

另外，房地产工程档案是在工程实践过程中形成的，一方面它全面、系统、准确地反映了工程建设的全过程，是工程建设唯一可靠的信息源;另一方面，科学、规范化的工程档案工作反过来影响工程实践对全面、准确地落实工程决策的各项内容具有十分重要意义，进一步促进工程建设的规范化科学化管理。另外，完善健全的工程档案管理体系必然能够全面、准确地记录工程实践的全过程，也就是说，会使工程建设及管理人员的一举一动真实地记录在案，从对工程质量终身负责制方面的影响来讲，工程档案就是最好的责任记录，从而促使工程建设及管理人员工作的规范化和科学化，增强他们的责任心和使命感，提高他们工作的主动性和自觉性。档案工作就通过自身的严肃性实施了对工程实体质量的影响，促进了工程技术人员工作效率的提高。

(三) 房地产开发企业工程档案为企业拓展经营、增强实力立下汗马功劳。

随着改革开放的不断深入，房地产企业工程档案在企业与市场竞争中越来越显示出它的地位和作用，在建筑市场竞争激烈的今天，建筑工程招标投标作为国际通用的一种科学合理的承包方式，在我国也已广泛实验应用，在投标过程中施工单位要提高中标率除了考虑工程特点，企业条件和市场价格水平等因素，提出合理的报价外，还要凭企业的实力。企业的实力不是凭宣传，而是讲真凭实据、工程竣工档案能真实地反映一个施工企业的管理水平和工程质量。它在投票过程中起到了非常重要的参考作用，一些成功的施工方法可直接套用，加快了标书的编速度，减少了投标的工作量。为企业带来了经济效益的同时，也拓宽了企业的经营范围。

(四) 房地产开发企业工程档案对工程投资和工程回报具有重要影响

主要表现在：首先，工程投资里面已包涵了对工程档案的投资。低质量的工程档案势必导致工程投资的流失。其次，高质量的工程档案还为工程早日竣工投产和达产提供强有力的信息保障，使得工程决策者不致于用虚假的、错误的、不确定的信息指导自己决策。再次，尽可能最大限度甚至超水平地发挥工程的效益，就需要对实践中不断地进行技术改造，不断地赋予工程以新的技术内涵，实现这一切没有可靠的长时间的信息、数据的积累是不可能的，工程档案所蕴含的丰富的工程建设信息必然决定了工程档案在日后工程运转中扮演极为重要的角色。最后，工程档案还为日后技改、概、预算、确定科学合理的投资额及技术经济指标，选择高素质的设计、施工队伍及进行资产评估等提供了可靠的信息保证。可以说，工程投入运营特别是日后的技改工作离开了工程档案就必将成为无源之水、无本之木。

三、做好房地产开发企业工程档案管理的几个关键环节。

(一) 严把归档关

在任何房地产开发企业，基建工程档案的接收都是基建工程档案管理工作的基础，是基建工程档案工作的起点，没有这个基础和起点，基建工程档案工作就无从谈起。可以说，基建工程档案管理工作的好坏，在一定程度上是由档案接收工作的好坏决定的。确切地说，档案接收这一步工作，对整个基建工程档案管理工作影响重大。为确保房地产工程档案资料真实、准确齐全地收集，离不开以下两方面：

1. “三同步”管理

所谓“三同步”即工程档案管理与工程建设同步开始，同步进行，同步验收。工程建设一开始就要建立档案工作，档案工作要从工程前期开始就介入，要求项目主管部门在制定工程各项计划时，相应地提出对档案工作的要求，签订有关合同、协议时，明确规定编制竣工图等相关的档案要求。建设单位从工程开始，就要有人分管档案工作，并建立与工程任务相适应的档案管理机构。工程建设过程中，档案人员要积极主动地与建设施工单位相配合，熟悉工程建设过程，了解工程建设动态，及时掌握相关资料，做到心中有数，便于指导、监督及检查档案工作，确保档案的齐全、完整。工程竣工验收时，档案部门要参加工程竣工验收，检查验收竣工档案。

在这方面福建省的建筑公司的具体做法大多是根据《档案法实施办法》和《福建省档案管理暂行条例》制定《基本建设项目档案资料管理规定》，从制度上保证档案人员“四参加”，即参加工程计划会、工程招标会，工程协调碰头会，设备开箱验收会，基建工程竣工验收会，从而确保企业在建设活动中所形成的科技文件材料归档的完整性、准确性和系统性。

2. “跟踪”管理

“三同步”原理为基建工程档案齐全、完整和准确打下了基础，但是档案部门如果仍按常规坐等归档，其结果可能出现档案漏归的现象。

1) 工程建设初期档案的跟踪收集

工程建设初期文件资料形成的部门很多，产生的形式不尽相同，在收集过程中容易出现疏漏，而收集工作是归档的关键。[4]融侨公司在这方面的做法是，建立一个公司档案部专职档案人员和相关部门兼职档案人员及工程技术人员多层次的文件材料收集网络。一方面由工程技术人员收集自己工作范围内形成的文件材料，如草图，测试记录等文件。另一方面由部门兼职档案人员积累往来的重要文件原件、初步设计、施工图、设计等文件材料。再一方面公司档案部门的专职档案人员收集以上两方面文件合二为一。这样三者合作形成收集文件材料的网络。

2) 工程施工阶段档案的跟踪收集

在施工阶段，是各类工程技术资料大量形成的时期，基建工程档案的管理人员应随时掌握工作的进度，熟悉工程各阶段情况，做到边施工边收集。如工作中常常遇到在施工安装过程中，有的图纸需要多次的修改补充，这是工程设计档案有别于其它档案的重要特点。融侨地产公司非常重视对设计变更、修改、补充文件材料的收集，积累，为做好设计变更材料与该工程设计文件材料的配套整理打好基础。

(二) 提高案卷质量

案卷是档案保管的基本单位，案卷质量的高低直接影响档案作用的发挥，对于基建工程档案，应从以下两方面来提高案卷质量：

1. 正确掌握归档文件的整理原则

归档文件的整理原则概括为“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。在融侨公司的实际工作中正是按照这一原则，首先分析基建工程文件材料自然形成的规律，以及文件材料之间的有机联系，把基建活动互有联系的各个环节通过档案整理体现出来，如实地再现基建活动的全过程。

其次，要区分保存价值。基建工程文件材料的保存价值是基建工程的性质决定的，它渗透到每一个案卷之中，决定着案卷的组织，影响着案卷质量，关系着案卷的存毁，在立卷时也是必考虑的因素。在立卷时综合考虑以上两因素，才能更好地保证归档案卷的质量，便于保管和利用，满足利用者的需求。

2. 归档文件的立卷方法

上面谈到的整理原则是科技档案管理工作的指导思想和操作要领，具体到我们的实际中，如何贯彻这一基本原则呢?这是由归档文件的立卷方法来实现。基建工程档案形成具有阶段性，为保持每一阶段形成的档案完整，针对工程的前期、立项、审批、可行性研究、初步设计、施工、安装高度及竣工各个阶段，分阶段地组合材料，适当分级。

总之，房地产开发企业工程档案是房地产企业的宝贵财富，它所蕴含的技术参考价值，经济效益，对企业的生产发展、拓展经营、技术革新等方面都起着巨大的作用;充分认识和掌握房地产开发企业工程档案的特点及其管理要求，对加强房地产开发企业工程档案管理并充分发挥其作用，具有十分重要的意义。

参考文献：

[1] 谭西平,陈海勇,刘明健.谈基建工程档案资料的有效管理[J].四川建筑科学研究,2004，12.

[2] 陈帼穗.工程档案在企业中的作用不可忽视[J].广州档案,2001,4.

[3] 李晓玲.重点工程档案管理存在问题与对策档案与建设[J].2005,5.

[4] 郑趁顺.浅谈加强基建工程档案管理的措施[J].天津档案,2005,2.

[5] 李照苹,刘晓青.房地产档案在经济建设中的重要作用[J].重庆国土房屋, 2003,2.

[6] 王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社,1998.

[7] 包秋霞.融侨长江(重庆)房地产有限公司档案管理办法[S].