浅析高速公路工程竣工资料整理工作

自从第一条高速公路开始建设以来,高速公路发展非常迅速,但是,在高速公路竣工验收中,工程竣工资料的档案专项验收经常成为焦点问题,常常出现某些项目为了完成项目的竣工验收,在档案资料不符合验收条件的情况下,对存在的问题不得不采取预留的方式进行档案的专项验收。在实际工作中经常可以看到,相当多的项目在工程基本完工后才开始进行项目竣工资料的整理工作,开始组织大量的人员对竣工资料进行整理、整改,有些项目由于工程中的原始记录不符合档案规定的要求,不得已在档案资料整理时进行资料的全面返工,既造成了资料的真实性问题也会同时造成资料的缺失,令档案专项竣工验收无法及时进行。

高速公路的工程竣工资料的档案竣工验收是高速公路竣工验收的一个专项组成部分,按照《公路工程竣(交)工验收办法》(交通部令2004年第3号公布)第二十七条“项目法人对试运营期超过3年的公路工程不申请组织竣工验收的,由交通主管部门责令改正。对责令改正后仍不申请组织竣工验收的,由交通主管部门责令停止试运营”,第三章竣工验收第十六条“公路工程进行竣工验收应具备以下条件:(五)对需进行档案、环保等单项验收的项目,已经有关部门验收合格;”从交通部的要求可以看到,档案的专项验收必须在试运营开始后的三年内完成,否则,将会出现违规营运的现象。

2 高速公路工程竣工资料编制常见的主要问题

竣工资料整理过程中常见的主要问题有以下几个方面：

2.1 套复

对于同一分部工程在形成工程资料时,先将分部工程的名称以及相同的填写完毕,然后复印,再在复印件上将分项的不同数据录入;这种原始资料的形成方法不符合档案对资料需保存原件的要求。

2.2 漏记

档案资料的记录要求是将格式内需要记录的地方记录相应的内容,但是,资料上往往存在很多该记还没有记的空白处,或者对于记录表格中没有需要填写内容的空格,未按档案整理规定对这类空格进行处理。

2.3 记录不准确或不规范

记录数据使用的笔不符合规定要求,属于易褪色的种类;记录的内容没有按照统一的要求去记录,如实测值有时填写偏差值,有时又填写完整的数据;不按照统一要求的编号规则进行编号;修改记录不符合规定的要求等等。

2.4 资料不全

2.4.1 项目前期资料的缺少:项目前期文件比如立项审批文件,环保、水土保持、林地等等多项专项审批文件的部分缺失;项目征地、三线的迁移、拆迁补偿的合同等,尤其是拆迁补偿部分的原始记录缺失。

2.4.2 项目实施过程中的资料缺少:除工程计量表附件外的分项开工报告、变更设计图纸、工程往来文件、工程计划、会议纪要以及其他管理性的重要文件要等,缺失较为严重是施工日志。

3 常见主要问题的原因分析及其对策措施

3.1 容易出现的场合和情形探究

3.1.1 工程技术人员认为可以节省时间和填写的精力的时候就容易出现“套复”的问题。

3.1.2 在资料形成过程中,某栏内容根据以往的经验将来可能需要修改的、或者尚未统一明确的要求,暂时不适合填写的时候,容易出现“漏记”的问题;工程技术员不知道档案规定应对空白栏进行处理的时候,容易出现“漏记”的问题。

3.1.3 工程技术人员不知道档案规定原始记录不能使用容易褪色的笔、或者记录出现差错需要修改时,不知道档案对修改是有规定的,容易出现“记录不准确或不规范”的问题;某些记录的内容需要项目统一,而项目尚未统一、或者统一的时间较迟的情况下,容易出现“记录不准确或不规范”的问题。

3.1.4 由于项目实施项目法人制,项目立项的资料形成人员与项目实施的人员往往不一致,项目交接过程中也不重视按照档案要求去做好相应的移交工作时,容易出现“前期工作的原始资料缺失”的问题;征迁工作涉及面较广、工作零星,一般由地方政府临时组建指挥部完成,当人员变动较快,工作人员又没有资料形成、收集、归档和整理的经验时,容易出现“前期工作的原始资料缺失”的问题;进入施工高峰期时,现场进度、质量、安全、造价等工作量大增,施工以及管理单位均感觉无暇顾及工程档案资料的形成和归档工作,同时如果相应工作人员主观上认为资料只要能满足工程计量的要求,就及时完成了竣工资料的形成、收集工作的时候,就容易出现“项目实施期间的资料缺失”的问题。

3.2 原因剖析

3.2.1 缺少档案专业知识。对于高速公路工程档案资料编制工作,基本上有自行完成、委托专业档案咨询公司完成或者两者组合等三种形式,无论何种形式实现工程竣工资料的编制,均需要资料所反映的分项工程所对应的作业人员去完成,而高速公路工程自身就具有专业面广、地点分散的特点,涉及人员非常广泛,这么多人同时具备档案专业知识,几乎是不可能的。虽然项目业主(或建设单位)在项目实施过程中采取过措施,比如按照交通部《公路工程竣工资料编制办法》编制项目实施细则、委托专业档案咨询公司进行档案知识的培训、聘请档案专业人员进行现场指导、要求参建单位配置档案专业人员等等;但由于工程档案资料的形成分散、形成过程时间长、涉及人员广泛,参加培训的人员以及接受指导的人员几乎很难全面覆盖、接受过培训的人员也很难善始善终,因此无法从根本上解决项目进行过程中形成的工程竣工资料具备档案专业知识的问题。

3.2.2 资料形成后收集、归档、整理计划不符合实际情况。工程竣工资料形成以后,需要及时收集、归档,才能分类整理立卷,由于工程资料在工程实施过程中涉及到工程量的认定、工程质量的判定以及各种管理过程的需要,因此,资料形成后由于这些资料尚有一定的使用需求,留在使用的人员手中而不能及时的归档,这样时间越长资料收集、归档就更加困难,最终可能会导致文件的缺失。

3.3 可采取的对策

针对工程竣工资料形成分散、过程时间长的特点,需要实施系统性、全面性、计划性的管理。

3.3.1 首先是在编制《工程竣工资料整理实施细则》时,需要建立一套具有系统性的形成、收集、归档、整理的办法,对资料的形成提出明确的可执行的要求,对收集、归档不但需要编制收集、归档范围的规定,同时还需要按照工程实施的进度,根据资料的特点规定收集、归档的时间,对整理立卷也应做出相应的规定。

3.3.2 按照参建单位进场的顺序组织培训,培训需具有针对性,针对不同岗位的人员在工程竣工资料整理中承担的任务进行培训。

3.3.3 参建单位项目实施初期,组织有档案专业和工程专业人员共同参与的联合检查的形式,实施全面检查,对检查发现的问题应由档案以及工程专业人员进行复查,同时最重要的是后期的保持,动态的管理,实施定期督查,保持形成过程的符合性。

3.3.4 根据工程项目完成情况,不但要编制收集、归档计划,还需要编制工程竣工资料的内部验收计划,在过程中实施验收,有必要时可以采取一步一步封存的措施。比如,软基处理完成,可以对软基处理的工程资料组织档案专业人员和资料专业人员进行检查验收,验收结束可以根据项目公司管理要求组织现场封存,实现“零存整取”。

4 竣工文件归档、整理的具体步骤

4.1 对收集整理的文件材料按建设项目档案归档范围进行鉴定，剔除不属归档范围及重复的文件材料。需要归档的原件一份也不能少，诸如计划任务书的批复、项目任务书的上报等等，应将原件归档，以确保项目档案的完整性。

4.2 将应归档的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，在此基础上，按单项工程予以分开，不同的形成阶段，不同的单项工程，文件材料不能混淆在一起。

4.3 同一单项工程内，按不同专业分开排列，如该单项工程是由若干单位工程构成，或该项目直接由单位工程组成，则应先分单位工程同一单位工程下再分专业。

4.4 在同一分类层次内，根据不同类型文件材料的形成规律和查找利用规律分类组卷，如管理性文字材料按问题——时间分类组卷，图纸按单位工程——专业——结构分类组卷;施工文件按形成规律分类组卷，如原材料、构件的出厂证明(需要原件，如不是原件，则需要出厂单位盖公章)、试验报告可按结构或批量分类组卷，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷。

4.5 根据文字材料、图表、图纸的多少，组成若干个案卷，案卷的厚度规格一般不小于2cm、不超过5 cm。A3图纸的厚度应为2～3cm(A4档案盒厚度为2～5cm 、A3档案盒厚度为3cm)。

4.6 卷内排列。如果某一项目形成的文件材料数量不多，可以组织为一个案卷时，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列。如果图纸、文字性材料分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性材料则应遵循反映同一问题、同一结构的文件材料排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程度排列。

5 结束语

工程竣工资料反映工程项目全过程的真实面貌,反映工程建设程序的符合性,反映了工程实体质量的合规性,特别是对于隐蔽工程和建成后不易检测的项目更具有唯一的、不可替代的重要价值;工程竣工资料是养护、维修的依据,是改、扩建工程的参考数据,是确定造成事故的责任人的可靠真实依据。因此工程竣工资料的原始、完整、清晰,不但有利于工程质量的提高,而且有利于今后高速公路的发展,同时也有利于出现质量问题时分清、落实责任。公路工程竣工文件编制要求与工程建设同步形成、同步实施管理,只要检查、指导、督促及时,办法可行,符合项目实际情况,是能够做好的。

参考文献:

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[2] 于志勇,于美娥,卢江.现行公路工程竣工资料归档管理办法存在的问题和解决办法探讨[J]·北方交通,2011,(4):120-123·