综述城建档案技术服务工作的重要性

摘要：开展城建档案技术服务工作，是各级城建档案馆、室的一项业务工作，对此中华人民共和国住房和城乡建设部2011年1月7日发布的国家行业标准《城建档案业务管理规范》专门作了规定，指出“城建档案管理机构应充分利用自身拥有的档案信息数字化处理设备、先进的声像设备和人才资源，为用户提供档案信息咨询、档案整编、电子档案制作和声像档案制作等技术服务。”这一业务，过去各级城建档案馆、室已经做了大量工作，现在《规范》把其列入业务工作内容，充分说明这一工作的重要性。因此，各级城建档案馆、室对技术服务工作应高度重视，认真抓起来。本篇对此作粗浅探讨。

关键词：重视;城建档案;工作

一、城建档案馆、室有哪些技术服务工作

馆、室的技术服务工作，与馆、室的业务工作是紧密相联的。开展什么样的业务工作，就有什么样的技术服务工作。为删繁就简和归拢，现把城建档案技术服务工作总结为下列几种形式。

1、城建档案信息咨询服务。开展城建档案信息咨询服务，是最快捷最直接最广泛的服务方式，可以上门咨询，也可以用电话或在网络上进行咨询。咨询服务的内容，紧紧围绕城市建设的法律法规和方针政策;有关城乡规划、建设和管理的方针、政策、法规、计划方面的文件精神，科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料;有关工业与民用建筑工程;市政基础设施工程;公用基础设施工程;交通基础设施工程;园林建设、风景名胜建设工程;城市防洪、抗震、人防工程;军事工程中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡行政区域的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图等。因此，馆、室咨询服务人员，应熟悉上述方面的基本情况和档案存放形式及位置，不但能够随时快速调出项目内容，而且能够口头将基本精神给予询问答复或通过网络给予满意回复。

2、工程档案整编技术服务。该项目服务包括工程档案的整理和编目二个方面的内容。工程档案的整理，包括分类、立卷和案卷排列三个方面的内容，其原则是遵循城建档案文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，保持真实性和完整性，并利于保管和提供利用。工程档案的编目，应包括城建档案著录、标引、目录的编制与组织及必备目录。目录的种类比较多，如工程项目目录、案卷目录和文件目录;计算机机读目录、缩微目录、卡片式目录、书本式目录;题目目录、责任者目录、分类目录、主题目录;总目录、部门目录、特藏目录、联合目录、公开目录、内部管理目录等。著录、标引、目录的编制与组织和必备目录，国家都有明确的管理规范和标准要求，应严格遵循这些基本原则，在对外技术服务中绝不可增添任何随意性。

3、档案数字化加工和整编服务。把现有实体档案资源转变成数字信息资源，应包括下列基本程序，前期准备、转换处理、后期数据整理、数据质检和数据验收。它的主要内容有纸质档案数字化，照片档案数字化，音频视频档案数字化。各种不同的档案数字化，有不同的要求，运用不同的数字化设备，但有一条是统一的，那就是要确保数字化信息的安全。这就要求必须从组织制度、技术手段、管理手段上采取措施，保障城建档案的信息安全。参与操作的人员，不但应具有高度的责任意识，而且要严格按照安全操作规程办事，丝毫马虎不得。

4、声像档案摄制和编辑服务。城建档案馆、室声像设备配备比较齐全，有专门的摄制编辑人员，因而声像业务技术是城建档案馆、室的强项，协助建设单位摄制声像档案相关的资料驾轻就熟。声像档案，应收集记录城市规划、建设和管理的重大活动和事件;记录重要人物在本地区各种城市建设工作中的重大活动，记录国际间城市建设的各种交流活动;记录具有历史意义的建筑物、构筑物、名胜古迹、市容市貌;记录城市地理风貌特征，城乡建设前后面貌、景观，城市变迁及社会风情;记录自然灾害、城乡突发事件、抢险救灾;记录重大工程建设活动和其他具有长期保存价值的声像资料。工程建设项目的声像档案，应反映工程原址、原貌及周边状况;记录工程建设过程中的重大活动、重大事件，如拆迁情况、招商引资、签约仪式、工程招投标、奠基仪式等;记录基础施工过程中工程测量、放线、打桩、基槽开挖、桩基处理等关键工序;记录主体工程施工过程中施工现场整体情况，钢筋、模版、混凝土施工、隐蔽工程施工，内外装修装饰;反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺;记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等;记录工程验收情况，竣工典礼及竣工后的工程面貌。声像档案含照片、录音、录像、专题片和多媒体片等，不同的内容有不同的归档、整理、编目和保管要求，应严格按照国家行业标准存放妥善保管。

5、电子档案制作和整编服务。电子档案的制作和形成比较复杂，技术性要求比较高，一般建设单位很难独立完成，必须经专业技术人员操作。因此，城建档案馆、室有责任协助建设单位完成电子档案。为规范和安全接收电子档案，城建档案馆、室应首先制定电子文件管理制度和技术措施，明确规定电子文件归档时间、范围、方式、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、元数据、检查数据等归档要求，确保归档电子文件的质量。同时，应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档及归档后电子档案的保管、利用实行有效的全过程管理与监控，保证管理工作的连续性，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全。建设电子文件的收集积累范围、要求、程序和代码标识、格式与载体要求等，应按国家现行标准《建设工程文件归档整理范围》GB/T50328和《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117的规定执行。

6、档案编研开发利用服务。城建档案编研工作应紧密结合本地区规划、建设、管理和社会发展实际情况，分析研究本地区规划、设计、建设、管理以及社会公众对城建档案信息的需求状况、需求范围、需求类型、需求特点、需求程度，以此确定城建档案信息资源的建设内容，满足城市规划、建设、管理工作和社会公众的需要。在编研工作中，应充分应用信息技术手段，利用信息化建设的成果，发挥库藏档案、专题数据库、计算机、网络的作用，利用相关部门和互联网上的信息资源，通过信息资源的有效整合，不断提高编研水平和效能。在编研工作中，应确保国家科学技术机密和公共安全，处理好信息开发与知识产权保护的关系。

提供利用服务，应广开渠道，正确处理开放与控制的关系，以设立资料索取点、信息公开栏、电子信息屏等形式公开政府信息，不断优化查阅环境，提高服务水平。提供利用，可在馆内阅览，可以复制，可以出示证明，可以办展览与陈列，可以在网上发布信息，可以搞档案信息咨询服务等。总之，最大限度地扩大利用服务，是档案馆、室的根本宗旨。

二、为什么要开展档案技术服务工作

开展档案技术服务工作，无任何壁垒限制，可以对所属建设单位或下一级馆、室，也可以是平行馆际间的，总之是以己之长帮他人之短，相互取长补短。技术服务工作能否开展起来，关键取决于思想重视程度和有否技术专长。

1、是履行职责的需要。城建档案馆、室是城建档案工作的专业机构，聚集着城建档案工作的专门人才，配备有各种专业设备和工具，因而他不但肩负完成自身工作任务的责任，而且肩负对产生城建档案单位相关人员和下属专业机构的业务指导和支持责任。保管档案的根本目的，是为了更好地利用档案，充分发挥档案的使用价值。那么，确保工程档案的形成完美无缺，收集整理尽善尽美，短缺了城建档案专业人员的技术服务工作，能做得到吗?显然是不可能的。因此，所有城建档案馆、室都应该十分重视档案技术服务工作。

2、是贯彻档案根本目的的需要。党和国家之所以重视档案工作，建立各级综合档案馆和各类专门档案馆，层层建立档案室，配备专兼职档案员，关键是因为档案对各项事业都有用。因此，利用档案和提供档案利用，是整个档案业务工作的出发点和归宿。利用档案是最实际、最有说服力的宣传工作。通过提供档案利用，发挥档案的作用，就能充分展示档案的价值和档案工作的重要性，从而扩大档案工作在社会上的影响，赢得各方面的支持，提高全民档案意识。利用工作代表整个档案工作的成果，它直接与各行各业发生信息传递，集中地体现档案工作的方向和作用。做好利用工作，首要的是把好档案质量关，确保档案文件材料收集齐全、完整和真实，这与档案工作人员开展档案技术服务工作的好坏密切相关。

3、是发展城建档案整体事业的需要。城建档案事业是个大整体，他是由各层次、各机构、各单位方方面面所组成。这些诸多方面和因素，只有协调发展，才能促进共同进步，否则任何瘸腿和短项，都会带来不利因素。开展技术服务，是扬长补短，充分发挥优势，保证整体达到共同进步的一种手段。因此，城建档案事业的整体发展，离不开相互支持相互借鉴，相互取长补短。

三、不断提高技术服务工作水平，推动城建档案事业更好地发展

城建档案馆、室业务技术水平的高低，影响着建设单位城建档案生成的质量，影响着城建档案事业的全面发展。因此，不断提高城建当档案专业技术人员的业务素质，加大技术服务工作，是推动城建档案事业更好发展的关键。

1、端正为民服务的根本指导思想。城建档案馆、室是为民服务的专门档案馆、室，他的一切出发点都是为了更好地为民实施服务。因此，城建档案馆、室必须明确服务方向，端正服务态度。当前，档案服务工作必须服从和服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，全面地为政治、经济、军事、科学、文化以及党和国家的其他各项事业服务，在技术服务工作的具体实施中突出不同的侧重点。在明确服务方向的同时，还必须树立坚定的服务思想和良好的服务态度，发挥主动服务的精神，时时为被服务者着想，处处给他们提供方便，把提供技术服务作为自己神圣的职责和义务，从而想方设法把这项工作做好。

2、“苦练内功”，不断提高自身业务技术水平。“业精于勤”，专业技术精深的造诣，在于勤奋地学习和刻苦地实践。城建档案专业工作人员，决不可固守原有的专业知识和业务水平，不思进取，固步自封。现在的科技突飞猛进，使人始料不及，小步快跑已是很难跟进，而必须快跑紧追，科学大胆地实践方可适应。城建档案工作人员，不但要认真学习档案专业知识，不断提高理论水平，而且要学习现代科学知识，特别是计算机、信息化和网络知识，不但要懂，而且要会实际操作。只有“内功”强盛，“授功”才能自如，从而把握技术服务的主动权。

3、吸纳先进经验，不断增长技术服务才干。城建档案事业的发展，随着地方经济的发展而发展，有的地方发展的快，有的地方相对迟缓。经验和技术也是一样，发展快的地方科技水平相对比较高，高科技运用的多，实践中摸索的经验也比较多。因此，向先进地区学习、向先进单位学习，广纳先进经验，是少走弯路、快速前进的有效方法。城建档案馆、室，既要向全国先进地区的馆、室学习，也要向有特长的馆、室学习，取其所长，为我所用，从而不断增长技术服务才干，达到促进工作的目的。

参考文献

《城建档案业务管理规范》(中华人民共和国行业标准CJJ/T158—2011，备案号J1143—2011)