档案管理类论文工程档案管理问题及改善措施

　　前言：随着高新技术、新材使用的程度越来越高，再加上自动化技术的普遍应用，工程建设项目档案管理对建筑项目管理的作用越来越大，与此不相适应的是建筑项目管理对建设工程档案的重视程度及管理方式远远落后新形势的需要。在新形势下，必须加强对建设工程档案的管理力度，确保工程档案资料的系统性、准确性、完整性，使建设工程档案更好地为建设工程的高效管理提供优质服务。

　　一、建设工程档案管理中存在的问题

　　1、对建设工程档案管理的重视程度不够

　　虽然建设工程档案对整个建设工程的管理具有全程、系统、真实记录的作用，用好建设工程档案对提高建设工程管理的整体水平有着重要的影响，但是，在实际工作中，由于建设工程档案管理不能给单位带来直接的经济效益，因此，管理层对建设工程档案管理的重视程度不高，甚至有些单位没有专职的档案管理人员，直接导致建设工程档案管理的失位。这种轻视档案管理的做法，也导致了建设工程档案在收集、整理、归档、使用等各个环节混乱，档案丢失、破损、无序管理的现象时有发生，既不利于单位的科学发展，又严重制约了建设工程档案管理的现代化、规范化和科学化。

　　2、建设工程档案管理队伍整体水平不能适应新形势的需要

　　现有的建设工程档案管理队伍的整体水平参差不齐，影响档案管理工作的整体推进。具体表现在：首先，部分档案管理人员不能按时搜集、整理、归档建设工程档案，对如何管理工程档案业务不熟练、无从下手；其次，部分档案管理人员对需要进行登记的档案心中无数，不能主动同有关部门取得联系，及时上报审查，结果造成不必要的重复劳动；第三，部分档案管理人员在建设工程档案归档不规范，甚至遗漏一些至关重要的资料，如隐蔽工程的质量检验记录等。

　　3、建设工程档案管理不能适应信息化的要求

　　现代化管理技能是建设工程档案管理人员必备的一项技能，特别是熟练操作计算机的技能和软件运用和管理技能决定着档案管理人员能否紧跟时代步伐，推动档案管理现代化水平的提升。但是，在建设工程档案管理的实践中，部分管理人员不能适应信息化给建设工程档案管理工作带来的挑战，不能熟练实现档案的信息化管理，不能根据建设工程的实际情况，并结合整个单位的信息化管理进程使用好、管理好档案管理软件。这个问题的存在，阻碍了建设工程档案管理的现代化进程。

　　二、健全制度，领导重视，是做好建设项目档案管理工作的基础和关键

　　重点建设项目施工单位多，对档案管理的要求不尽统一，所以只有按照上级部门的有关规定，制定统一的管理制度，才能使重点建设项目档案管理工作有法可依。我们要从国家发布的有关档案的法律法规入手，加强对这些规章制度的宣传，自上而下，增强企业的全员档案意识。档案人员应深入一线，指导项目部的档案人员平时的档案工作。针对施工企业点多分散的特点，加强组织对企业档案人员的档案业务培训。企业领导人要从人力、物力、财力各方面全力支持企业的档案工作。对档案实际统一领导，分级管理，建立公司的档案网络体系，成立综合档案室，设立专业档案员和项目部的兼职档案员，持证上岗，由兼职档案员负责平时项目的文件资料收集工作。

　　任何一项工作，没有领导的重视和强有力的支持，是很难做好的，重点建设项目的档案管理工作也是样。因此，作为档案人员，在日常工作中要经常通过各种方式向领导宣传档案工作的重要性和相关的法规、条例，使档案工作是一项缺之不可的重要工作的思想注入领导心中，使领导成为做好档案工作的坚强后盾。例如，某些单位领导非常重视档案工作，在重点工程立项之初，就成立了重点工程档案管理领导小组，明确了分管档案工作的领导，在单位领导的支持和授权下，档案人员及时组织本单位和施工单位相关人员学习有关档案法规。另外，单位领导还将重点建设项目档案管理工作纳入相关领导、科室和人员的经济责任制进行考核，使各项制度落到实处。

　　三、转变观念，科学管理

　　从实际情况看，建筑工程建设是比较复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而小型建筑工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视；加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务难完成；临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，我们要求档案管理人员首先了解建筑工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法：

　　1、追踪收集适用于工程周期短、形成档案材料快的工程

　　档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。

　　2、分阶段收集

　　适用于建设周期长的工程。某些大型建筑工程及某些跨年度的建筑工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。

　　3、强制性收集

　　适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项建筑工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。

　　四、提高档案管理人员的业务素质

　　在新形势下，要想将建筑企业的档案管理工作做好，就必须建立一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案干部队伍。要对他们进行定期的教育培训，不断地激发和调动档案工作人员的积极性和自觉性，提高其工作能力。那么我们具体应该怎样做来提高档案工作人员的素质呢？其中岗位培训是提高其素质的最主要途径。培训的方式要因人、因地而异，不可一概而论。但现场培训是一个较为普遍和有效的方式，它可以将培训和实际操作结合起来，是受训人员更能较快的掌握。另外，加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有效途径。通过招聘那些懂法律、会外语、精计算机的复合型人才，改变目前档案管理部门所显现的知识结构不合理，年龄结构老化的状况。最后，还可以通过加强业务研究，来积极探索新的档案管理方法，以便适应新形势下建筑企业档案管理工作的需要。

　　五、进一步加强档案的信息化建设

　　随着计算机和信息技术的迅速发展，我国建筑档案管理的信息化程度也在不断加强。但我们仍然要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念，来改革档案管理中那些不合适的方法和手段。为了使建筑企业的档案管理信息化更好地发展，我们还是要尽量争取企业高层领导的支持，使他们能够充分认识到企业档案管理信息化的重大意义，进而支持将档案管理信息化纳入企业整体信息化之中。当然，不同建筑企业的档案管理信息化进程可以是不一样的，要具体问题具体分析。例如，对于那些经济效益好，现代化管理水平高的建筑企业，要鼓励其全面开展档案信息化建设。而对于那些经济效益不好的企业，我们可以采用分步实施、逐步推进的方式。

　　六、总结

　　综上所述，要使档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，认真分析工作中所出现的一些问题，加强学习、不断改革创新，冲出原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。