档案管理论文教学文件材料归档的独特性

　　高等师范院校教学档案，是指各高等师范院校在教学和教育管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高等师范院校教学管理活动中产生的教学文件材料，既是教与学的综合体现，也是学生综合智能的初次反映，有的还是科研成果的雏形。由于高等师范院校有其独特性，师范院校教学档案的归档自然也有其独特性。

　　摘要：高等师范院校性质的独特性，决定了高等师范院校教学文件材料的独特性，决定了高等师范院校教学文件材料归档的独特性。其独特性主要体现为按教学环节及时归档。按教学环节及时归档应注意把握两个方面，其一是要按教学文件材料内在的有机联系进行归档，其二是要按照学年度将教学文件材料进行归档。

　　关键词：高等师范院校,教学档案,归档独特性

　　一、高等师范院校教学文件归档的独特性

　　档案材料的归档可以说各有千秋：科技档案材料的归档，是根据科技档案的专业性、科技性、成套性、现实性、复用性、多样性特点进行的；文书档案材料的收集，是以年度为归档期限(一般是将当年一至十二月份的文件材料收集，在次年的六月底以前归档)；建设工程档案材料的归档与科技档案材料的归档有很多相似的地方，但不同的是，工程档案的归档在该工程竣工后的三个月必须归档；会计档案是隔年归档；照片、声像档案事后应及时归档；计算机盘(含磁带、磁盘、光盘等)一年后归档。而高等师范院校教学档案的归档，是由其本身特点决定的。高等师范院校的主要任务不是行政管理，也不是企业管理，更不是生产建设，而是教学，所以高等师范院校档案材料归档自然不同于其他档案材料的归档，其独特性主要体现在按教学环节及时归档。教学环节可分为常规教学环节和课堂外教学环节。高等师范院校教学档案材料的归档，应根据这两个教学环节及时进行。

　　(一)常归教学环节的归档

　　常规教学也就是我们平常所说的课堂内教学。这一环节的归档，是按高等师范院校教育教学正常的工作秩序，将在这个过程中形成的教学方面的材料进行归档，以时间顺序为主，其内容包括开学前期形成的教学计划、教学进度安排表、课程设置计划；学期中期的教学进度情况，学期结束前所形成的教学文件材料，以及考试结束后档案材料的归档等等。

　　第一阶段：开学前期

　　开学前期形成的文件材料如学期开课计划书、教学任务书、学期教师授课计划、学期教学运行安排(排课、调课、任课教师的变更安排)等都是至关重要的，因此开学前期也是教学档案材料形成与收集的关键阶段。

　　第二阶段：学期中期

　　学期中期需归档的文件材料主要有教师的听课记录、学期中期各教研室的中期小结、教师教学工作小结、教学任务完成情况的汇报、班主任工作情况小结、教学督导组教学检查统计表等。学期中期档案材料的归档，是教学档案收集必不可少的一个环节，从中期档案材料归档可以看出教学工作中所存在的问题，以及需要改进的地方，这样可以促进教学工作。

　　第三阶段：学期结束前

　　学期结束前所形成的档案材料主要是考核、考务、考试、考察等方面的材料，像与考试有关的规章制度、考试科目安排表、平时考核成绩登记表、学生单课成绩考核表、考场记录表、试卷的制定方案、保密措施、评分标准、以及考察科目、考察计划书、考察情况总结分析等。

　　第四阶段：期终考试后

　　这一阶段应归档的文件材料主要包括两个方面：一是教师教育教学方面；另一方面是学生考试、评优方面的相关材料。教育教学方面的文件材料，包括教师学期的教学工作总结，教师课程教学总结，教师互评情况表，教学质量情况调查，教研室教学工作总结，教研室教研工作总结，教学系部的教学工作总结，教师听课、评课记录，教学督导有关方面的材料以及上级有关教育教学工作的文件材料。学生考试、评优方面的材料，主要包括学生试卷分析表，学生考试成绩册，考试试卷，学生综合测评、评优、评先及表彰材料，关于学生处分材料以及校级以上各类竞赛的通知、计划、组织实施方案、获奖的证明材料等。

　　这样环环相扣，将开学前、学期中期、学期结束前以及期终考试后这四个阶段所形成教学方面文件材料归档，才能保障高等师范院校常规教学档案的齐全完整。

　　(二)按课堂外教学环节对教学文件材料进行归档

　　课堂外教学，也就是人们常说的“实践教学”，通常把它叫做教育实习。教学离不开课堂外教学这一环节，课堂外教学主要体现的是教与学。这一环节是检验高等师范院校学生的教学能力，对学生来说是一种综合素质的测试。这一阶段的教学档案材料主要是学生在实习过程所形成的，诸如实习计划、实习课程设置材料、教案、实习鉴定表、实习总结、论文以及社会调查等方面的材料进行归档，主要体现在三个时间段：

　　1实习前准备阶段

　　实习前准备阶段的教学档案材料包括实习指导书、实习计划等，具体说来包括实习课程设置安排表；实习基地相关文件材料，诸如实习基地协议书、实习生与实习单位的协议书；优秀实习基地的申报、审批、检查、验证、评估材料；课程设置(学年论文)，如论文指导书、任务书；毕业论文方面的毕业设计(论文)课题及选题、毕业设计论文指导书、指导教师名单、学生分组名单、毕业论文检查安排表；班主任实习工作计划表。这些文件材料，都是教育实习前期阶段所形成的有关教育实习方面的材料。对实习前期准备阶段方面的文件材料进行归档，对整个实习工作的圆满完成具有重要意义。

　　2实习开展阶段

　　做好实习过程中文件材料的归档，关键是要有针对性，对要归档的文件材料进行及时收集，在这个阶段中形成的文件材料主要有：实习教案、实习日记、听课本、实习简报、社会调查表、实习生课堂评估记分表、优秀毕业设计(论文)申请表等。实习过程中所形成的文件材料，体现的是学生在实习过程中智慧与才能的结合，是实习生综合素质的体现。对实习过程中形成的文件材料，如不及时进行归档，势必造成文件材料的丢失，以致影响到课堂外教学文件归档的完整性。

　　3实习总结阶段

　　及时地将实习总结阶段的文件进行收集归档，有着重要的意义。实习总结阶段要归档的文件材料有：实习队实习总结，实习学生的教育实习表，优秀实习生名册，优秀毕业生论文答辩原始记录、毕业设计(论文)工作总结等。实习总结阶段的文件材料，是对整个实习过程实习工作和实习生各个方面的全面总结，同时也是对实习生在实习期间的思想行为和教育能力的综合评定。既充分反映所取得的成绩，又反映实习过程中的不足；既包括学生的自我鉴定，也有实习学校对实习生在校实习阶段中的评价；既有班主任老师综合评定，又有实习小组的综合评价；既讲全优点，又讲透不足，并分析存在问题的原因和提高改进的办法。这也正是课堂外教学文件材料归档的意义所在。

　　二、高等师范院校教学文件材料

　　归档应注意的两个问题

　　高等师范院校教学文件的归档，除了把握按教学环节归档的独特性外，还应注意两个问题：

　　(一)要按照教学文件材料内在的有机联系进行归档

　　教学档案材料的形成有它的内在紧密联系。学期的教学计划与教学总结、培训计划与培训总结、培训安排与培训考试成绩册、实习指导安排表与实习总结等等，都必须是一组具有一定联系的整体。针对这一类材料，在归档时我们不能人为地把材料分散，当然也不能按年届机械组成案卷。因此，在材料归档时一定遵守文件材料内在的有机联系将其归档，切忌主观性、随意性，破坏文件材料的内在联系。

　　(二)要按照学年度将教学档案文件材料进行归档

　　按学年度归档文件材料有别于机关、企业、事业单位的按年度归档。机关、企业、事业单位的文件一般是以当年的一月至十二月为一个时间段进行归档。归档其单位在行政管理或生产建设活动中或日常管理中形成的文件材料。而高等师范院校文件档案，必须按照教育教学管理的规律性来进行归档，一般是从当年度的九月至次年的七月份为归档时间段，也就是按学年度教学文件材料进行归档。

　　参考文献：

　　1李天明，以教学评估为契机促进教学档案建设[J]，档案时空2006(6)。

　　2连红，当代高校二级学院教学档案集成管理模式透视[J]，档案学通讯，2008(2)。