财务管理论文高校财务报账流程优化研究

　　【摘要】财务报账是高校运作的基础性财务工作，传统的财务报账存在着效率低下等多方面的问题。建设信息化校园成为提高高校管理效率的重要推动力，财务报账流程的信息化对高校提升财务管理水平和效率起着十分重要的作用。高校如何针对自身传统的财务报账流程所存在的问题，不断创新财务报账流程，提升财务管理效率与水平，以更好地满足广大师生的报账需求，是广大高校迫切需要改进的方面。文章针对高校传统报账流程中所存在的问题进行分析，并提出基于信息化的财务报账流程，为提升高校的财务报账工作质量提供一定的参考。

　　【关键词】高校,财务报账,信息化,流程优化

　　一、问题的提出

　　高校作为一种行政事业性单位，在财务信息化的时代，内外部环境的变化都给高校的财务工作提出了更多的要求。特别是随着高校规模普遍扩大，教职工、学生人数迅速增加，导致高校财务部门所面临的报账业务激增，而受到人数和报账系统落后等方面的影响，高校的财务报账往往面临着签字难、盖章难、排队难、经常往返等问题，耗费了财务部门和报账人员大量的精力。高校的财务活动与业务流程都存在着很多流程交汇点，高校信息化就是要将这些流程交汇点作为流程控制点，在这些控制点上将业务与财务信息进行交互，利用计算机系统实现业务与财务系统的并行。因此，如何将财务报账的各个流程与环节充分利用信息系统的支持，对财务报账流程进行优化，提升报账效率与财务管理水平，成为财务管理者急需解决的重要议题。

　　二、高校传统财务报账流程

　　高校财务报账是指经办人在从事相关活动之后，将发票、收据等单据经整理交由财务部门进行审核，实现付款或冲账等目的的过程。传统的高校财务报账流程一般分为以下几个环节：报销人凭报销单据填写费用的用途、使用部门、项目明细、金额等；将报销单据交至主管领导签字；财务处报账；财务处审核，其中审核内容主要包括签字领导是否越权签字，费用使用是否与实际业务一致，是否符合国家和高校的规定等；对于不符合规定的进行退回，符合规定的进行凭证的编制；财务处对凭证进行复核；出纳支付。

　　三、高校传统财务报账流程存在的问题

　　传统的财务报账主要存在以下几个方面的问题：

　　（一）在归口管理上，校、院两级部门没有合理地发挥作用

　　由于现在许多高校的规模都很大，学科繁多，不同学科、项目、类型的经费在使用权上往往有着不同的规定。为了提升管理效率，高校将一些财务管理权限下放至院、系级别，由院、系环节作为报销的第一道控制节点。比如学科建设经费的报账首先由经办领导、院系主管领导签字审核，教学设备与实验经费由经办领导、院系主管领导进行签字审核，但实际上，由于签字一般实行领导“一支笔”制度，而高校各阶层的领导都兼顾教学、研究等方面的工作，报账人员往往需要大量的时间才能将所需签字或章盖完，而众多的报账业务也使得相应领导疲于应付，使得院、系部门的审核仅仅起着“盖章”的功能，实际审核工作主要由财务处承担。

　　（二）流程各环节之间的信息孤立现象较为普遍

　　财务报账是财务工作的基础性业务，涉及高校运作的各个方面，而且由于我国高校规模较大，很多高校的后勤、校办产业及各院、系等部门都拥有自己的信息系统和数据库，之间缺乏信息共享，导致业务报销人员需要到财务处的柜台进行**，而审核人又难以及时了解费用的预算和控制情况，使得控制的及时性不佳，经常出现报账长时间排队，因超出预算而往返奔波的低效现象。

　　（三）高校财务部门工作量不断加大导致报账工作质量与效率得不到有效保障

　　高校不同类型的经费管理与报销制度使得财务人员需要对不同的报账单据进行审核审批，院、系级别中的审核经常流于形式导致财务人员往往需要依靠对照不同的费用报销制度和规定对单据的合规性进行重新审核，再对业务流程进行审批，最后才能进行记账凭证的处理，加大了财务人员的工作压力。

　　（四）传统的财务报账导致付款环节的低效

　　不同的高校在付款环节的流程也不尽相同，一般遵循审核、复核、出纳、经办人员确认、出纳、记账的方式来进行，为了保证报账单据的安全性，这些单据需要在财务部门相关人员的视野内进行操作，导致报账人员需要较长时间的等待，尤其是报账人员较多时，更容易导致效率低下，出错率提高。

　　四、基于信息化的高校财务报账流程优化方向

　　高校财务报账流程信息化是利用现代信息技术，在数字化校园的大环境下，将高校的各项报账业务，利用现代信息技术的支持，及时、准确、系统地为高校的财务部门与经办人员提供支持，提升高校的财务管理水平与效率。数字化校园的建设已经受到越来越多高校的重视，财务报账系统作为财务信息化和数字化校园的重要组成部分，也要利用信息化平台朝着一体化的管理方向发展。

　　五、财务信息化下高校财务报账流程的优化

　　财务信息化下高校财务报账流程的优化应追求财务与业务的一体化，将原有的财务管理从被动向积极主动的方面进行管理与控制迈进。在数字化校园建设下，依靠校园网和服务器的支持，实现高校运作信息的共享，使得高校教职工和学生在业务**过程中摆脱办公地点和时间的制约，不仅能够高效地**业务，也通过将财务报账活动与业务流程进行统一，实现高校财务活动与日常运作活动的统一。而且在校园网络的支持下，财务管理能够将控制节点大幅向前移动，将高校财务报账的审核与管理从原有的事后体现和控制转向事前、事中进行控制，发挥高校财务报账管理的实时控制作用。基于信息化的高校财务报账工作优化如图1所示。

　　1.新的报账流程基本上实现了线上操作，由高校信息系统以费用预算为依据对费用进行自动判断和控制。报销人只需要在网上输入其真实姓名、身份编码等通过验证后，将原始报销单据放在收票处，在符合规定的前提下，则其他业务全部由本单位管理部门和财务处完成，报销款由银行直接打入个人账户，报销人无需在财务处柜台前进行长时间的排除等候，或因手续不齐全而往返，极大地提高了办事效率，也减轻了主管部门和财务处的压力。2.在高校校园内网和校园共享数据库的支持下，报销人在**报账流程的同时，系统基于预算自动对费用进行归类和汇总，实现预算的实时控制，并利用输入代码保障同一数据的一次性，避免出现多次录入导致的重复做账。基于信息化的高校财务报账也起着信息采集的功能，为高校管理层的教学、科研等决策提供高可信度的基础信息。

　　3.通过组建信息化平台，还可以将高校的学生住宿、水电耗费、科研项目、校办产业、资产管理等各种经济管理活动都纳入到平台当中，在报账的同时充分获得相关**人员的费用情况，在所报费用需要冲减或抵扣欠费时做到及时处理，使得高校的财务管理工作更加方便、快捷、准确。同时，信息化的高校财务报账流程对高校的信息系统和管理水平也提出了较高的要求，这也是高校财务信息化往往要以数字化校园建设为依托的原因。比如在师生的奖学金、补贴等资金的发放上，由于涉及部门众多，发放量大，需要像报账流程一样由主管院系审核后提交至财务处，并纳入到公共数据库，结合师生的住宿、用水用电等情况进行费用扣除。这就要求高校将传统的信息串行处理流程模式改进为以校园共享数据库为中心的并行处理流程模式。各部门的信息系统与校园共享数据库相连后，各院系、职能管理部门等能够实现信息共享和处理。

　　六、财务信息化下高校财务报账流程的保障

　　1.由于基于信息化的高校财务报账流程很大程度上依赖计算机信息系统和校园网络，因此信息系统的安全性必须得到有效的保障。高校在构建信息化报账系统时，应充分考虑系统受到病毒、黑客等攻击的可能性，并做好应对措施，对重要资料进行及时的备份处理。同时，高校在报账系统上的权限设置应严格按照相关审批权限进行制定，防范操作风险。

　　2.由于新的财务报账流程与传统流程有着较大的区别，因此除了技术上的保障，高校还应针对基于信息化的报账流程建立新的制度与规范保障。比如针对各个层级的网上审批权限，因图方便不考虑系统提示随意审批而导致的风险等进行详细、明确的规定。

　　3.与传统的报账相比，建立在信息系统上的报账工作需要使用者对网上操作流程、电脑等有着较高的熟悉程度，即使是高校财务部门的财务人员，也很大程度上面临因习惯难以改变、年龄偏大对信息化报账系统的操作难以熟练掌握等，因此，高校需要做好宣传、培训工作，以充分发挥信息化财务报账系统的优势。

　　七、结论

　　高校财务报账的信息化能够有效地减轻高校财务管理工作的压力，并极大地提升高校对经费使用的管理和控制能力，能够实时对高校的资源运作情况进行反映，实现高校财务工作的控制点前移，保障决策的实效性。但和传统财务报账工作相比，基于信息化的高校财务报账流程具有较多的要求，需要高校和财务部门充分利用信息系统的支持，将各项财务工作进行合理的分配，免去诸多不必要的环节。同时，高校财务报账信息化也要求高校充分利用数字化校园建设的机会，对其信息平台进行改进，建立起有效的校园共享数据库，将原有的串行处理模式转变为并行处理模式等。信息化的财务报账系统需要高校充分考虑到系统的安全性，并推动报账人员和财务部门接受与熟悉这一新的报账模式。

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