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发布时间：2013-12-02 15:13:56  更新时间：2013-12-02 15:05:52

　　浙江师范大学档案馆易涛同志发表在《档案管理》2013年第1期的《〈归档文件整理规则〉在高校的适用范围研究——兼与卞咸杰同志商榷》（以下简称《易文》），对本人发表在《档案管理》2010年第1期的《高校各类档案以件归档的实践——以盐城师范学院为例》中关于《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）（以下简称《规则》）适用于高校各个类别档案的观点进行质疑，认为“从《规则》本身以及档案自身特点等方面考量，《规则》不适用于高校非文书类档案”。[

　　摘要：高校把《归档文件整理规则》的运用扩展到非文书档案中，对高校的科技档案、专门档案按“件”归档，是对高校档案整理工作的改革与创新。文章从高校以“件”归档适用范围扩大合理性的依据、以“件”为原则的整理方法适合科技档案的特点、其他类别档案“件”的确立标准、减少非文书档案的整理工作量以及按件整理对统计和检索的意义等5个方面，论证《归档文件整理规则》适用于高校所有类别的纸质档案。

　　关键词：高校档案,文书档案,科技档案,归档文件,档案整理

　　本人非常钦佩易涛同志对真理的探索求实精神，对档案理论研究的认真钻研态度，但对其关于《规则》不适用于高校非文书类档案的观点不敢苟同，特撰此文就以下几个方面求教于易涛同志及各位同行。

　　1高校以“件”归档适用范围扩大的合理性缺乏足够的解释和论证吗？

　　《易文》对高校以“件”归档范围的扩大进行了否定，本人不同意这个观点。《规则》作为档案行业的推荐标准，是档案行业科学、技术和实践经验的总结，各地、各单位实现形式有5种，一是直接采用《规则》标准；二是压缩选用《规则》标准；三是对《规则》标准内容作补充后实施；四是制定并实施配套办法、细则；五是制定并实施严于《规则》标准的标准。《规则》制定时因条件所限，主要针对文书档案，而科技档案和专门档案未能制定与文书档案配套的实施标准，各地、各单位根据《规则》已有的标准内容，自行制定与其配套的标准，以便更全面有效地实施标准。目前，全国内地31个省、自治区和直辖市中，除河北省、吉林省、安徽省、山东省和西藏自治区外，有26个制定了实施办法、细则等。尽管各地的办法、细则仍然集中在文书档案，但这并不妨碍《规则》在高校扩展到其他类别的运用。

　　《规则》对适用的归档文件种类进行了限定，明确为纸质文书材料，旨在对文书档案立卷工作进行改革，暂未涉及科技、会计等专门档案以及声电子等特殊载体档案的整理工作，但“与《规则》精神能兼容的，将在适当的时机，在国家档案行政管理部门与有关部门协商后进行修订，逐步向《规则》靠拢”。[2]许多高校在文件整理的工作中，已经把《规则》延伸到其他类别，如，合肥工业大学、海南大学、兰州大学、扬州大学、山西大同大学、盐城师范学院、盐城工学院等许多高校都把“归档文件”定义为“本校在各项职能和业务活动中形成的、**完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料”。不仅如此，有些高校还把《规则》扩展到非纸质载体，如内蒙古农业大学《归档文件整理规则》实施办法第二条指出：“本实施办法适用我校在教学、科研、行政管理等活动中形成的，已**完毕、作为档案保存的各种纸质文件材料及软盘材料的整理。”

　　任何改革都是对不合时宜的事物进行变革和创新，按照《易文》的观点，《规则》规定外的就不能改革，那么，新中国成立以来，文书档案一直是按立卷的形式进行整理的，就不能以“件”归档了吗？要看到几十年来，立卷的方式有一定可取之处，只是随着现代技术尤其是计算机技术的发展与运用，不适应形势发展需要。事实上，《规则》从酝酿到颁布经历了4年的时间，同时，在实施《规则》之前，广东、福建等省和深圳市以及中国工商银行总行、国家外汇管理局等机关进行试点，并在试点地区和机关进行调研及综合各方面的意见修改基础上，最终被批准实施的。《规则》的制定和实施并没有否定传统的做法，也不是照搬国外的模式，而是在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统的做法和其他国家的经验进行综合和扬弃。同样，高校对《规则》的灵活运用并非标新立异，而是对《规则》的完善与发展。

　　2以“件”为原则的整理方法违背了科技档案成套性特点吗？

　　科技档案是高校档案中的一大门类，与其他档案相比，它无论是在内容构成与形成规律上，还是在管理与作用特征上，均有自己的特点。其中，成套性是科技档案最显著的特点。《易文》以科技档案的成套性为理由，认为以“件”为原则的整理方法违背了科技档案的成套性特点。事实果真如此吗？科技档案的成套性反映了科技档案的形成和内容构成的整体特征。高校的科技档案中主要包括三个方面：科研类、基本建设类和仪器设备类。其中，科研档案的成套特征表现在按课题成套，即围绕一项课题研究活动中所形成的具有保存价值的文件构成一套科研档案。在内容构成上有准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、应用转化等阶段。基本建设档案指各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基建项目在规划、设计、施工、使用和维修活动中形成的科技档案。其成套特征表现在按工程项目成套，围绕一个工程项目的进行，至少会形成工程设计、施工、竣工和监理等四类档案。在内容构成上有前期准备、设计、施工和竣工等阶段。仪器设备档案指作为固定资产的各种机器设备、仪器仪表、实验器材等设备在购置（自制）、使用、维修中形成的科技档案。成套特征表现在按仪器设备的类别、型号成套。

　　在上述科技档案中，成套性的特点非常明显，但这与以“件”归档并不矛盾，相反，本人认为，这种成套性的特点更适合于按“件”整理，正如山西艺术职业学院的苏文丽所言：“高校不仅文书档案可采用文件级管理，专业技术类档案也可以按《规则》的方法进行文件级管理。”“文书档案与专业技术档案，在一个全宗档案的分类标准、编号方法、整理原则、保管单位及管理方法都是一致的，在实施《规则》时专业技术类档案也可以用同一标准采用文件级管理，‘卷’转化为‘件’也同样可以保持专业技术档案的成套性、系统性和完整性。”[3]成套性是科技档案的特点，但不是科技档案的专宠。在文书档案中，如会议档案也具有成套性的特点，它是围绕一次会议所形成的具有保存价值的相互联系的文件，如，会议通知、会议日程、会议议程、与会人员名单、报告、讨论稿、发言材料、会议提案、会议记录和会议纪要等。难道说，会议档案是成套的，成套的就不能按“件”整理，那么，会议档案也就不能按“件”整理了？可见，能否以“件”归档整理与档案的“成套性”并没有直接的关联性。不仅高校档案界在尝试将《规则》扩展到其他类别中，其他行业也在做这方面的努力，如，中国海洋档案馆的张明和、侯秀生和薛惠芬提出了在科技档案整理改革中要淡化卷的概念，推行件的操作；江苏省环境监测中心的黄桢提出计算机环境下科技档案卷、件整理相结合实践。此外，干部人事档案按件整理的呼声也越来越强烈，如，四川建筑职业技术学院的张瑞菊、四川大学的陈涛、乐山师范学院的秦蓉、徐州医学院的吕萍、宁波大学的葛志媛以及长沙理工大学的吴小辉、谢荷等学者均撰文对此进行理论探讨。尤其是2009年中组部修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》印发后，许多单位在实践中，用《规则》指导干部人事档案的整理工作。

　　3其他类别档案“件”的确立缺乏客观标准吗？

　　“件”是归档文件的整理单位，《规则》在“件”的确定中，列举了7种形式，其中“每份文件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可各为一件”这3种形式的件可视为自然件，另外“文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件”这4种形式的件其实是组合件。在地方档案行政管理部门的实施办法、细则中，《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》关于“件”的确定形式最多，在《规则》基础上扩展到13种形式，其中，对《规则》中的“报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可各为一件”进行了完善与补充，增加了“会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；经过若干环节、层次**的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件”。

　　可以看出，无论是《规则》，还是地方的办法、细则，关于件的确定，不管是哪一种形式，都是经过实践、反复推敲而确定的，都是有一定的客观标准，并非主观臆断。西安理工大学的冯春莲、张发亮和刘英则三位同志提出：“对于高校其他各类档案，虽然它们具有各自的形成规律和特点，但只要辩证地理解‘件’与‘卷’的概念，《规则》完全可以推广应用到高校各类档案管理中去。”[4]扬州大学档案馆黄金国认为，“文书档案与科技档案和专门档案……都是本单位工作活动的记录和产物，它们的本质属性——原始记录性相同，它们共同遵循文件生命周期理论和文件档案的自然形成规律……正确处理好归档文件‘件’的界定、实体分类方法的确定与归档文件的著录等诸多重要环节工作，整理结果就会符合《规则》要求”。[5]

　　高校其他类别档案“件”的确定，是有一定客观标准的，这种客观标准是建立在《规则》的“整理原则”上，该原则的内容“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。[6]这与传统的立卷原则相比较，两者的内容是完全一致，说明归档文件整理的基本规律是客观存在的。因此，高校其他类别档案“件”的确定，不是主观臆断，不是对《规则》中关于“件”的否定，而是基于《规则》的关于“件”的扩展与补充。

　　4按件整理不能减少非文书档案的整理工作量吗？

　　《易文》肯定《规则》在文书档案中，按件整理减少了工作环节，但认为在非文书档案领域，“从实际工作情况来看，在档案实体的装订方面，因为装订对象由一卷文件细化至每份文件，按件整理方式中装订工作量没有减少反而有所增加，加之，按件整理方式中装具及装订方法一直缺少稳定而有效的做法，无疑给具体工作增加了难度”。[7]本人认为，按件整理不能减少非文书档案的整理工作量的观点不一定成立。

　　装订对象由一卷文件细化至每份文件，工作量到底是减少还是增加，不能一概而论，这要看装订的方法如何。《规则》要求归档文件应按件装订，对装订材料未作统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法不限于三孔一线。各地方档案行政管理部门装订方法则作了详细规定，如，江苏省档案局要求“装订方式可采用缝纫机或江苏省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一，短期保存的文件材料可保持原装订方式不变”。[8]江苏省只是对非短期保存的文件材料更改装订方式，且装订的方法多样化，尤其是成册不易拆钉的，可保持原貌不变。这对于高校教学档案中的招生、学籍、成绩、就业方案等装订成册的材料而言，大大减少了装订的程序，怎能说是增加工作量？除此之外，高校会计档案中已经装订成册的报表、会计凭证，基建档案中装订成册的招投书，等等，同样不需要二次装订。正如山西农业大学太原园艺学院的布建中所言：“各类档案按《规则》整理归档，不但减少工作量，还解决了原来就有的‘卷’、‘件’共存的情况，统一了档案的整理。”[9]《易文》举例说明用缝纫机线装的文件在进行数字化扫描时很难拆除后进行高速扫描，并以此证明按件整理并没有减少非文书档案的整理工作量。难道文书档案用缝纫机线装能减少整理工作量，而非文书档案就不能？再说用缝纫机线装并不是非文书档案的唯一装订方法。不管是文书档案，还是非文书档案，在同一个单位，装订方法应保持统一。装订材料的选择首先要符合档案保护的要求，装订用具既要考虑降低成本，还要考虑不能影响档案的使用寿命。从目前各地的装订用具来看，主要有三大类，一类是线装，除传统的三孔一线外，还有用缝纫机线装；一类是粘贴，即用糨糊或胶水粘贴；还有一类是变形材料装订，包括塑料制品和钢钉、不锈钢夹等。至于在实际工作量中选用哪一类装订材料，应从实际出发，如甘肃中医学院在装订方式上的做法是“纸质在10页以内，采用‘粘贴法’；10页～20页，采用‘三孔一线法’；与钢夹厚度相当的采用钢夹夹住；更厚的文件用‘三孔一线法’”。[10]因此，从整体上看，装订方法不是划分文书档案与非文书档案工作量增加与否的依据。5其他类别档案按件整理对于统计和检索没有多大意义吗？

　　《易文》也承认，档案统计的基本单位由卷与件并存给直观比较和统计分析馆馆藏数量带来了困难，但又认为“如果据此扩展《规则》的适用范围则有舍本逐末之嫌”，[11]提出档案整理方式的选择要遵循《规则》的整理原则。本人认为《规则》在高校适用范围的扩展并未违背《规则》的整理原则，既提高了各类档案整理的工作效率，又便于高校档案的各种统计和检索。档案统计是档案事业一项基础性工作，是全面了解掌握档案工作概况及发展变化的基本手段，也是科学规划档案事业发展蓝图及有针对性地解决档案工作难题的重要依据。不可否认，《全国档案事业统计年报信息管理系统》中档案统计的单位是卷、件并存。在高校，科技档案、专门档案中也有很多文书档案，如教学档案、基建档案、仪器设备档案、财会档案、出版档案中的综合类与非综合类分别按件、卷归档或统一立卷，这就给档案馆藏统计和利用统计带来了困难。所有类别的档案以“件”归档，在统计上就会减少障碍，便于统一。

　　《易文》认为，“在计算机检索的情况下，在目录建设体系均建立在文件级的基础上时，按件整理的各种检索方式和效果会同样表现在按卷整理的文件检索中”。[12]这个观点是正确的，但并不代表高校其他类别档案按件整理对于检索就没有意义。尤其是《易文》还认为“‘案卷’作为联系文件之间历史微观联系的作用而存在，……反而给检索结果的查全率和查准率带来帮助”。[13]这否定按件归档的检索效果是错误的。档案业务工作的指导方针是“强化收集，简化整理，细化检索，深化利用”，由此可以看出，“细化检索”是《规则》的一个显著特征，它推进了以计算机为现代技术手段在档案部门的有效利用，促进文档一体化管理实现的进程，为档案管理的数字化、信息化建设打下了基础。应该承认，传统的组卷模式是按照“六个特征”相结合使用的原则进行立卷，在历史上对文件归档起到一定的作用，尤其是对文件实体进行相对集中并使之系统化，实现了对案卷级、文件级档案的检索利用。《规则》提出的文件级整理思路，是基于计算机技术的运用，借助其强大的多途径检索能力，直接满足文件级档案检索的需要。因此，在高校档案整理中，把《规则》扩展至非文书档案，有着重要的意义，能够进一步提高档案的查全率和查准率。

　　总之，《规则》是我国文书档案立卷改革的一次重大突破，同时也对高校档案工作简化工作程序、提高工作效率、文档一体化管理等起了促进作用。从现实情况来看，高校对要不要实施《规则》、如何实施《规则》的观点并不统一，可以说是众说纷纭，各抒己见。一些学者和档案工作者对高校各类档案全面实施《规则》进行了理论探讨，提出了明确的观点。《易文》认为，《规则》在高校适用范围上不能扩展的观点是可以理解的，但不能完全否定《规则》在高校其他类别上运用取得的成绩。要充分认识到《规则》实施的背景是为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源。高校档案管理的现代化程度越来越高，而《规则》的实施正是建立在计算机技术在档案管理中的运用基础上的，这就为档案信息资源的开发利用和馆际信息交流提供了便捷的条件。高校在《规则》适用范围上先行一步，可以为《规则》的进一步完善与发展提供实践经验。

　　注：本文为盐城师范学院教育科学研究项目《档案管理学》课程教学理论与实践的结合的阶段性研究成果。

　　参考文献：

　　[1][7][11][12][13]易涛.《归档文件整理规则》在高校的适用范围研究——兼与卞咸杰同志商榷[J].档案管理，2013（1）：62～64.

　　[2]郭树银.归档文件整理工作指南[D].北京：中国大百科全书出版社，2001：34.

　　[3]苏文丽.高校实施《归档文件整理规则》适用性的研究[J].兰台世界，2011（10）：48～49.

　　[4]冯春莲，张发亮，刘英则.贯彻《归档文件整理规则》开创高校档案管理新局面[J].机电兵船档案，2003（5）：11～12.