社会学论文档案管理论文范文

　　摘要：档案标准化是档案工作规范化、现代化的基础性工作。在信息网络环境下，档案馆要避免大量重复性概念和事物，就要加强标准规范的制定与实施。因此，在分析信息网络环境下档案标准化建设特点和发展趋势的基础上，依据档案管理工作规律与建设原则，架构了档案标准规范体系，建立了与科技进步协同发展的档案业务全程管理标准。

　　关键词：档案,标准化,网络信息

　　信息网络不仅体现了档案管理的目的和接收、利用模式的统一，也能够从档案收集源头处理各种载体信息资源，且具有存储和快速检索利用功能，更加方便速捷地提供了利用档案信息资源，成为保护档案资源原件、加快档案信息资源传递、发掘扩大档案信息资源利用范围的更加便捷手段。

　　一、信息网络环境下档案规范化、标准化管理的作用、意义

　　标准化管理是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分。推行标准化管理是国家现代化建设中的一项重要经济政策，其目的是在经济、技术、科学管理等社会活动中，对重复性事物和概念，通过制定、发布和实施标准达到统一，以获得最佳秩序和社会效益。档案是人类一切生产活动中类型最为丰富多样的一种，具有很强的继承性。档案工作是一项基础性管理工作，涉及到用户活动的各个方面，除了为用户发展提供档案信息资料服务外，更重要的是为用户的生存和发展积累储备宝贵的能反映诸多方面历史轨迹的信息资源。在网络信息环境下，档案工作作为一个为公众服务的行业，在管理的各个环节和工作的实践过程中，都存在着规范化、标准化服务以及提高服务质量的问题。因此，在生成档案的诸多环节中，应制定和执行与管理制度相适应的一系列的工作标准和制度，使档案管理的诸多环节有章可循、有法可依，从而使得最终形成的档案达到规范统一，使档案管理的每个过程从无序到有序，避免未来在同一层次上的重复劳动，保证档案信息资源在进入计算机时的可处理化，实现档案信息资源的自动发、传、收、储等，避免档案工作出现人、财、物的浪费，使有限的资金较大限度地发挥作用。

　　二、信息网络环境下档案规范化、标准化的特点分析和发展现状

　　信息网络时代，技术标准显现出了极大的重要性，标准在国际层面有国际标准组织、在专业领域有文件/档案专业组织、在国家层面有各国档案机构等分别组织制定档案信息标准，因而形成了不同层面、领域档案信息标准，这些组织制定的档案信息标准十分专业，吸取了各国档案工作的最佳实践经验，对用户或系统具有明确的应用针对性，从标准的层次上带有操作性，或者说具有很强技术性的标准居多，所制定的标准集中反映了人类在这一领域的发展与应用。从国外档案规范化、标准化建设的进展来看，不但起步早且更重视实践探索，20世纪90年代中后期以来，档案标准制定方面的速度明显加快，尤其是进入21世纪，新制修订标准数量增长了一倍多，而且发展速度在不断加快。如以国际标准的制定为例：从2001年制定的第一个电子文件管理标准至今已发布了2O余项标准[1]。覆盖了：文件管理、服务、工作流程、成像领域，以及文件存储与归档五大领域的标准，档案信息标准体系构架正在形成，实现了标准的系列化与成套性[2]。

　　从1979年颁布《中华人民共和国标准化管理条例》以来，1983年成立了全国档案工作标准化领导小组，1985年第一个档案工作国家标准《档案著录规则》颁布实施，1991年成立全国档案工作标准化技术委员会，同年发布了《档案工作标准体系表》[3]；截至2011年底，中国已出台10多项国家标准、近60项行业标准，涉及的范围非常广泛，涵盖了档案管理、业务等工作的各个方面。这些标准相互补充、相互协调，在规范档案工作、提高档案利用和现代化管理水平等方面发挥了重要的技术支撑和基础保障作用。

　　三、信息网络环境下档案规范化、标准化的建设原则

　　在信息网络环境下，档案标准化体系建立是档案工作规范化、现代化的基础性工作，是一项复杂的系统工程。规范化、标准化工作不是一个纯理论问题，更多的是一个实践性、应用性的问题，涉及到档案形成的诸多环节，如档案著录格式、整理方法、数据库建设及整个网络体系结构的标准化，包括统一的术语定义、内部体系结构、数据交换方式、信息流向、软硬件接口规范、功能设置、支撑环境等各项工作，且对设备构成、人员组成、管理方法等均有周密的规划和设计。

　　1.遵循性、统一性

　　遵循已有档案标准的基本内容，保持标准内容前后一致，技术水平一致，尽量不做大的改动，体现出与科技进步协同发展的档案业务全程（文件生命周期系统）管理标准特征。例如，制定案卷质量标准，使组卷工作达到应有的水平；制定档案业务流程标准，做到收集到位、整理归档到位，保证各种载体材料不漏存、不丢失、保证进馆档案的质量等。设备装具是档案馆的基础设备，应按标准化、系列化集中批量生产，建立起良好的工作秩序，使档案工作领域内需要协调统一的重复性事物和概念达到统一，从而避免在实际工作中出现的重复、矛盾、繁杂、混乱的局面，促进管理水平的提高。

　　2.创新性、稳定性

　　不受原标准的一些束缚，根据信息网络环境的合理需求，进行必要的创新，所实施的标准在一段时期内保持相对稳定。如，数据库的结构标准，电子文件智能元数据标准，由单体元数据标准转向元数据语义与语法标准的系统化，电子环境中档案元数据交换格式的标准化是受到档案工作者普遍关注的重点，离开了档案元数据交换格式的标准化就没有真正意义上的档案信息资源共享，所以，保证数据被读取时不依赖专用的软件环境对档案元数据交换格式标准的研究充分展现了档案信息资源共享的发展前景。3.前瞻性、科学性

　　在信息网络环境下围绕档案信息化建设实践，建立科学、有效的档案管理体系，加强档案生命周期的管理，做好需求分析，制定从档案形成、收集、整理、验收、归档、利用服务一系列相关需求标准，由后端管理标准向前端、全程管理标准过渡，向知识集成管理发展，延长标准的使用寿命，了解一些具有前瞻性的工作。比如，数字档案馆功能需求标准、数据库、电子文件管理系统及其元数据需求标准，电子文件管理逐步转向文件生命周期全过程处理的档案数字化系统标准等。且由单一媒体向多种媒体过渡的发展趋势，数据库的结构、代码编制留有扩充余地，增加一些当前尚未用上而今后可能需要的内容等[4]。各项标准必须能清楚地反映档案技术水平和组织的结构程序，且每一项具体实施的内容应具有超前性，体现一定的科学引导性和先进性，这样才能保证档案信息化建设的科学、高效持续发展。

　　4.实效性、安全性

　　在各种标准和大方向不改变的情况下，做到档案信息资源的收、整、审、归、鉴、利、二次加工开发为一体的档案管理信息服务系统，以计算机网络、数字加工、信息分析技术等为支持，充分利用网络技术，收集更新和发布共享；利用信息分析技术，打破现有数据的使用限制，整合档案资源，挖掘隐性知识；利用数字处理技术实现档案信息数字化，方便共享；利用网络办公技术，审核控制档案资源的使用权限，保证资源安全。

　　四、信息网络环境下档案馆规范化、标准化体系结构

　　在网络信息环境下建立档案规范化标准体系是档案标准化的核心内容，档案规范化标准体系建立的科学、合理与否直接关系到档案标准化的工作成败，研究建立档案规范化标准体系，是为了规范管理业务领域的数据元，在数据建模、信息采集、加工处理、数据交换的过程中有统一的标准与规范，最大限度地在网络信息环境下实现信息优化管理和资源共享，因此，档案规范化标准体系的核心由基础标准、业务标准、技术标准、管理标准和专业标准五个部分组成，其中基础标准：是档案工作基础性、指导性的规范，在制定标准时要经常引用的标准；业务标准：是档案规范化标准体系的主体；技术标准：是在网络信息环境下对档案馆设施设备、计算机网络管理、缩微复制等技术手段进行相应的统一和规范，以实现档案现代化的目的；管理标准：是针对档案工作的组织、程序、职责等提出的行业工作标准，它对于建立档案基础管理、规范行业工作质量和作风具有重要意义；专业标准：是根据不同专业的特点而设置，突出体现不同专业档案的管理规范和要求，以适应档案专业化管理的需要。每部分根据各自的工作要求确定一定的分类层次，制定相应的具体标准，每个规范化标准部分是整个档案规范化标准体系的子系统，它们既是相对独立的、相对稳定的，又是相互联系、互相作用，动态发展的，它不断在实施和制定过程中修订、充实和完善，以适应不同时期的工作要求，构成一个科学、系统的标准体系[5]。

　　结语

　　实施档案规范化标准化管理，是提高档案管理质量的有效途径，是由传统的档案管理方式向现代化科学管理方式的转变，只有加速档案工作规范化标准化，才能有利于改善档案的基础管理，有利于档案工作在网络环境下逐步走向智能化，促使档案现代化制度更加完善和发展。

　　参考文献：

　　[1]段荣婷.论国际档条信息标准化现状、发展趋势及中国的对策[J].档案学研究，2008，（1）.

　　[2]段荣婷.国际档案信息标准化现状与发展趋势[J].中国档案，2008，（5）.

　　[3]黄建峰.档案标准化—21世纪档案工作发展趋势[J].科技档案，2000，（3）.

　　[4]沈锡臣，蒋东兴.高等学校管理信息体系研究与标准制定[J].中国教育信息化，2010，（7）.

　　[5]黄建峰.档案标准化任务与措施“十五”期间[J].福建档案，2000，（6）.