档案管理论文电子文件归档管理相关问题的探讨

　　当人们都认识到、能做到利用计算机形成电子文件的时候，当单位几乎找不到手写文件底稿（会议记录除外）的时候，电子文件归档给档案部门带来了巨大的压力，电子文件弃之可惜留之困难成为档案工作者的普遍共识，有保管价值的电子文件怎样转化为电子档案并发挥其应有作用成为人们重点攻关的世界性课题。可喜的是：中办、国办〔2009〕39号文件和颁布执行DA/T46、DA/T48标准，预示着电子文件真正转为电子档案契机的到来。

　　摘要：电子文件归档面对多种网络环境、多个形成系统、统一整理规则等现实问题，使实践层面上电子文件归档管理与利用发展缓慢。针对这些问题，论文在分析电子文件归档系统功能设计的理论方法基础上提出了OA系统与电子文件归档系统功能最佳结合的实现方式。

　　主题词：电子文件,软件系统,归档功能

　　面对多种网络环境、多个形成系统、统一整理规则等现实问题，在实践层面上电子文件归档管理与利用还是缓慢前行。

　　一、网络环境与系统环境的差异

　　来源网络环境分析：立档单位在不同网络中形成电子文件，包括保密网、局域网、政务内网、政务外网、互联网。

　　来源系统环境分析：立档单位运行在不同网络上配置不同的电子公文系统、OA系统，多网络、多系统给保证电子文件真实性、完整性、可靠性带来极大的困难，影响电子文件元数据归档的自动捕获，降低了自动化程度，在实践层面上增加了文档人员归档的工作量，使之不情愿、不主动去做。

　　二、软件系统与标准要求的差距

　　我国在线运行的数以万计的办公自动化系统往往没有档案人员深度参与按标准要求进行功能设计，缺乏自动化程度高的电子文件归档管理功能。我国在实施国家档案局《文书类电子文件元数据方案》等三个标准以前，无论是电子文件管理系统还是档案管理系统，这些软件在形成和管理电子文件、电子档案方面，功能设计有缺陷，流程设计不规范，格式不统一，相互不兼容，难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，严重影响着电子文件归档和电子档案作用的发挥。

　　三、规则规定与网络系统的冲突

　　纸质与电子文件归档同步的整理规则：一个立档单位、一个年度、同一保管期限、同一个流水档号。必须在一个年度应归档的全部文件（本系统形成的需要归档的电子文件、导入其他系统归档电子文件、纸质归档文件目录及数字化全文）集中到一个网络及OA或归档系统中，按DA/T46、DA/T22要求给每个归档文件分配唯一的档号后，再按DA/T48要求进行封装，在文件归档这个节点上要同时贯彻执行国家三个标准，几乎所有矛盾都集中在这里体现。

　　四、电子文件归档系统功能设计的方法

　　电子文件归档系统采取什么样的方式获取OA系统中的电子文件及元数据，无非是这样几种方法：第一种方法是在相同或不同的网络上，OA系统按《DA/T46、DA/T48》做EEP封装包，电子文件归档系统在线或离线接收，解析后完成电子文件归档及二次封装；第二种方法是在相同网络上OA系统按《DA/T46》要求把该系统一份电子文件及元数据再统一制作新表提供给电子文件归档抓取，分配档号后进行电子档案的封装；第三种方法是在相同网络上OA系统对电子文件归档系统直接开放数据表，便于电子文件归档系统直接抓取元数据和电子文件，分配档号后进行电子档案的封装。

　　五、OA系统与电子文件归档系统功能最佳结合

　　OA系统前端控制功能的完善，按照文书处理程序规定设置功能的基础上，依据《文书类电子文件元数据方案》规定，使之规定的元数据齐全并与责任人有机关联，完成元数据在任何节点形成赋值，自动捕获的优化设计和功能实现，并做到与电子档案系统的无缝衔接，最大限度提高电子文件向电子档案转化的自动化程度。依据《基于XML的电子文件封装规范》等规定，全面采用信息包技术，以该技术为基础进行数据处理、存储、增加、移交、流转、利用、备份，并把处置过程的元数据最大限度实现自动捕获，使长期保存的归档电子文件摆脱对“存取软件”的依赖，对系统软件的依赖程度降到最低。

　　按照上述第三种方法是在OA系统中设计预归档功能模块，在同一网络中对电子文件归档系统直接开放电子文件及元数据数据表，便于电子文件归档系统直接抓取元数据和电子文件，分配档号后进行电子档案的封装。这里需要把国家档案局出台的《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《归档文件整理规则》等新标准的要求融入OA与电子文件归档软件系统。与其他标准贯彻执行的最大不同是，标准的每一个条款都与电子文件形成、归档系统的功能设计有关，也就是说，贯彻标准的前提条件是要它成为软件系统功能。完善软件系统功能设计，首先是按照文书处理程序和电子文件管理相关的标准规范，构建电子文件与电子档案一体化管理逻辑体系结构，按照《文书类电子文件元数据方案》的要求，在保证电子文件元数据齐全完整的前提下，依据国家文书处理程序规定重新确定相关元数据的形成节点，在OA系统电子文件形成的各个环节中，真实记录电子文件的背景、内容与结构；确保电子文件的真实性和凭证价值；确保电子文件的完整性；确保电子档案能够长期保存、方便查询和利用。

　　对于要归档的电子文件、纸质文件同步设计归档流程与功能，纸质文件按《文件归档整理规则》和《纸质档案数字化技术规范》要求扫描全文归档，最大限度地发挥计算机辅助归档的作用。用户可以按上级规定结合个性需求，分别自定义多个数据库字段结构，灵活、可调的档号自动生成规则，使归档的纸质文件与其扫描件档号一一对应。对OA系统产生应归档的电子文件，按照事先设置好的归档规则，文件库与档案库的字段对应关系，由用户指定目标档案库，将文件库中相关元数据捕获批量引入档案库相应字段，自动形成相关的信息，如文件题名、责任者、文件日期、文件号等，整个年度全部归档文件目录数据齐全后即可按设定的档案排号规则，系统自动给出每份归档文件唯一的档号。在文书人员操作和管理制度的约束下，通过PDF等版式文件的格式转换，既保证归档电子文件与档案扫描件有同等效用，又避免有电子文件还扫描全文的重复劳动，完成电子文件归档管理的第一阶段目标，为归档电子文件具备法律效力打下基础。