档案管理论文文档管理信息平台建设探析

　　一是由于长久以来“重纸质轻电子”的传统管理模式和处理习惯，致使航天系统内部大量依托科研设计系统和办公自动化系统产生的电子文件仅保留在受控状态，缺乏有效组织与整合；二是因科研生产最终以纸质蓝图为依据，致使电子文件最终陷入“电子化产生——纸质化管理保存”的命运，缺少电子文件全过程管理意识，也增加了电子文件处理程序，增大了文件管理风险。

　　（二）三大系统相互孤立

　　科研产品研制系统、办公自动化系统和档案管理系统，是航天系统企业目前普遍具备的三大信息系统。但三大系统彼此独立、各自运行，犹如“三大孤岛”，缺乏交流途径，障碍系统功能的充分发挥，造成资源浪费。

　　（三）外来文件的管理缺失

　　经会议、出差等方式获得的外来文件，由于缺乏必要的文档意识，致使这些文件滞留在个人手中，这一方面引起成套文件的缺失；另一方面这类文件没有有效的“身份认证”，更像“黑户”，一旦丢失，无从追责。

　　此外，由于航天系统产生的大部分文件均为涉密件，而航天系统自身保密要求高、保密管理严格，文件流转过程受到多重严格的控制，这也成为推行文档管理信息化的一种阻力。如何在保密要求范围内实现文档管理信息化，成为航天系统档案部门正在思考的问题。

　　三、文档管理信息平台

　　要解决我所文档管理面临的诸多问题，除了需要给予相应的人力、物力、财力支持外，更需要逐步转变传统的文档管理理念与方式，从“文档一体化”的大概念角度，充分利用现代信息技术，实现文档管理水平质的飞跃，因此文档管理信息平台应运而生。

　　文档管理信息平台，即以“文档管理一体化”思想、“文件生命周期理论”为基础，利用现代计算机网络技术、信息技术，以丰富的文档信息为资源，构筑成的信息资源共享空间。这一平台的建立，对于提高我所行政办公效率、提升科研设计效率、促进电子化流程发展与优化、增强我所文档管理水平都具有极大的推动作用。

　　四、文档管理信息平台建设的主体思路及阶段目标

　　文档管理信息平台建设的主体思路如图1所示：

　　（一）整合三大信息系统

　　科研产品研制系统、办公自动化系统和档案管理系统，是航天系统内部目前普遍具备的三大信息系统。但三大系统彼此独立、各自运行，犹如“三大孤岛”，缺乏交流途径，阻碍系统功能的充分发挥，造成资源浪费。

　　阶段目标：通过整合三大系统，搭建兼容接口，形成大范围内的信息平台，使得科研产品研制系统和办公自动化系统内流程结束、处理完毕的电子文件过渡到档案管理系统中，打破原有电子文件仅入“受控状态”的局面，实现电子文件生命周期全过程管理，对其进行深层次有序管理和信息挖掘，充分发挥三大系统的信息功能，实现文档电子、纸质的“双套”管理，既确保纸质的真实有效，又维护了电子的原始面貌。

　　（二）进行文件数字化处理

　　对于原始形成时即为纸质的文件，利用高速扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等技术对其进行数字化处理，使原来的纸质文件转变为数字化资源。将数字化处理后的数字化文件以全文的形式导入到档案管理系统中，与自动生成的电子文件一起，完成作为档案信息的流转过程，最终实现文档信息资源的系统存储和长久保存。

　　阶段目标：通过这种方式，实现档案管理系统内的全文检索，再通过控制系统用户权限限定利用范围，可以在确保符合保密要求的情况下，大大提升文档利用效率，较少档案部门工作量，同时也为未来文档资源的信息挖掘奠定了良好的基础。

　　（三）开展资源组合

　　开展资源组合，即按照一定的标准与原则，对系统中的信息资源进行有效地组合和整合，以达到资源配置合理优化、利用方便快捷、管理科学有序的目的。基于科研文件自身分类明确、注重成套的特点，更应加强对科研文件的分类组合、科学整合，既保持各科研课题（项目）的独立性，又维持文件之间的相互联系。

　　因此，对于我们单位以科研生产活动为主体形成的文件，不能简单的止于“件”的“受控状态”，更应在后续的管理系统中进行进一步的资源组合。

　　阶段目标：通过资源整合，建立一套既符合科研生产、课题研究特点，确保科研文档成套性特征，同时形成各类专门的数据库。

　　（四）深化信息挖掘

　　在实现全文检索、文档信息数据库管控的基础上，依托强大高效的检索功能，利用网络信息挖掘技术，使广大用户在信息平台上快速高效的获取针对个人的个性化专门信息，提高信息获取的快捷性、准确性、全面性。阶段目标：拥有一套完善齐全、成熟可用的信息挖掘技术，建立多途径、多方式的检索体系，制定一套基于用户分类的信息检索操作指南。

　　（五）实现知识管理

　　知识管理是针对个人及组织所拥有的显性知识和隐性知识的确认、创造、掌握、使用、分享及传播进行积极及有效的管理。文档信息平台的进一步发展与完善在于营造信息共享的氛围与条件，使个人、集体主动贡献显性知识和隐性知识。

　　阶段目标：建立知识库，使信息平台由一个信息管理平台，发展成为知识交流与共享、企业文化宣贯的平台，成为新员工学习培训、老员工继续教育的场所。

　　五、推动文档管理信息平台建设的具体举措

　　（一）以信息化团队为依托

　　系统内部一般都设置有一支专门的信息化队伍，可以为建设文档管理信息平台提供重要的技术支持和质量保障。首先，作为内部人员，对本单位相关业务流程比较了解，能更好地针对单位各处室需求挖掘、建立、完善平台功能；其次，利用信息化与档案部门同属一个组织的优势，便于双方的有效沟通、亲密合作，更好地从文档管理的角度完善平台功能建设；最后，作为熟知所内各项规章制度的“自己人”，能更好的在不触碰保密高压线的情况下，进行信息平台的建设。

　　（二）以资源配置为基础

　　文档管理信息平台建设并非一项简单易操作的工作。除了技术支撑，更需要合理的物资和人员配置。一旦开展信息平台建设工作，则需要将自单位成立以来的所有文件全部纳入平台资源范畴。这意味着多年的纸质文件需要进行数字化处理、多年的电子文件需要进行相关迁移，其中的工作量可想而知，但通过这些处理，可以有效推动系统内部各项业务流程的电子化，可以提升文件运转速率，可以提高文档管理水平，可以减少文档原件损耗，可以减少因多次重复复印销毁导致的资源浪费从而节约成本，因此适量的物资、人员配备是必需的也是必要的，并且将来随着这些工作的常规化、日常化，我们只需对日常产生的少量文件进行数字化处理与管控。

　　（三）以科研需求为核心

　　建设文档管理信息平台的最终目的，旨在为航天系统科研生产服务。因此在平台建设各阶段，均要以“科研需求是核心”为原则。

　　系统整合阶段，集结各处室，特别是科研处室，提出专门性、针对性较强的系统功能需求。通过增加、调整、修改等方式，完善系统功能，确保各处室产生或与之相关的文件都能在系统中顺利流转。

　　数字化处理阶段，在对以往文档进行数字化处理时，尽量分清轻重缓急。依据处室使用频率、借阅习惯等细节，规划纸质文件数字化处理的进度及安排。

　　资源组合阶段，考虑到科研文件系统性、专业性、成套性强，类别严明等特点，依据设计要求建立资源分类组合体系，以确保经整合后的资源更便捷可用。

　　六、结束语

　　文档管理信息平台的建立，并非一蹴而就的事，它需要系统安排、细化要求、稳步推进，同时在此过程中，平台内电子资源的可靠真实性保障、长久保管等问题也是需要考虑和加以解决的。但总的来说，无论是从对提高行政效率、确保科研设计进度的要求，还是站在提升文档管理水平的角度，亦或是对航天系统电子文件发展规模的预见上，全面搭建文档管理信息平台已势在必行。