高职院校兼职档案管理员档案意识缺失与对策的思考

　　档案对于一个国家和民族来说，既是其社会实践的产物、集体记忆的信息库、民族文化的资源库，又是民族文化的纽带和阶梯。高职院校档案是学校的宝贵财富，具有凭证、参考和借鉴作用，是学校管理工作的重要内容。档案管理论文投稿期刊推荐《山西档案》创刊于1984 年1月，期刊的办刊宗旨是以马列主义、毛泽东思想、邓小平理论为指导，坚持四项基本原则。加强档案的收集、整理、利用和保护工作，为学校的改革和发展服务，推动高职院校教育事业的全面进步，是高职院校档案工作人员应有的职责。然而由于学校人事编制及学院系部办公室配备人员设置等原因，尤其这类由中等专业学校转型升格为五年制高职院校，无论是办公室还是二级学院几乎没有一位是专职档案员。所以兼职档案员成为学校档案管理的主力军，兼职档案员的档案工作直接决定了学校的档案工作。因此，提高学校兼职档案员的档案意识刻不容缓。

　　摘要：兼职档案员已成为高职院校档案管理的主力军，他们的档案工作直接决定了学校的档案工作，提高学校兼职档案员的档案意识刻不容缓。本文简述了高职院校兼职档案员档案现状及造成兼职档案员档案意识缺失的原因，并提出了加强档兼职档案管理员档案意识的措施。

　　关键词：兼职档案管理员,档案意识,提高策略

　　一、高职院校兼职档案管理员档案意识现状

　　高职院校档案质量如何，与兼职档案员的档案意识息息相关。虽然近年来学校对档案作用的认识有了一定的提高，档案意识也在一定程度上得到了增强，但由于多种原因，一些兼职档案员的档案意识仍然较淡薄，具体表现如下。

　　1.思想轻视，责任意识不强。

　　兼职档案员顾名思义是兼职，其他管理工作往往要占据其大部分工作时间和精力，不能全心从事档案工作。虽然为了更好地保证档案的内在质量、提高档案管理水平，大部分高职院校已经普遍实行部门立卷制度，但很多兼职档案员工作负担重、压力大，自然无暇顾及档案工作。而且许多兼职档案员并非“科班出身”，有些压根不了解档案收集管理，认为档案对学校发展没多大作用，与平时教学、科研工作等关系不大。有的虽有一定的积累意识，但仅把文件材料作为方便自己日后工作的“工具”，将文件资料长期据为己有，严重影响档案的完整性。更有甚者，有些兼职档案员从没想到文件资料的留存、收集和归档，使档案资料不能得到保存，甚至流失。待学校迎接相关检查时，才想起整理收集，其实已经为时已晚。

　　2.顾此失彼，归档意识不强。

　　很多兼职档案员认为档案就是干部人事履历和党政文书，平时只注意到关系本部门发展的各种红头文件的收集，而忽略在科学研究、比赛、讲座等活动中产生的有保存价值的文件材料（包括图表、表格、照片、音像实物等）都是档案资源。比如，像教师在从事有关教学活动中形成的资料、学术活动的情况报告、在校外出版和发表的各种论著、论文等都是很有价值的档案材料，但我们的兼职档案员尚未明确意识到这些材料的宝贵，认为这些是老师个人劳动的成果，没必要把它们收集起来，长此以往，一笔宝贵的档案资源就白白浪费掉了。

　　3.本末倒置，服务意识不够。

　　档案整理收集，为的是什么？理所当然，是为了更多的人更好地利用。如何更好地利用，宣传乃重中之重。而且档案宣传实际上体现的是自身对档案的再认识、再教育。然而兼职档案员往往不主动做档案的宣传工作，认为立卷归档、鉴定保管才是自己的重要工作。档案宣传工作应该是档案部门做的，与己无关。大多兼职档案人员只做管理档案的“看门人”，没有充分挖掘档案服务功能，忽略了档案编研、档案教育、档案信息交流等工作。他们在工作中习惯于“重保管”、“轻利用”，采取“坐等待客”的服务方式，这势必影响到学校档案工作的健康发展。

　　二、提高兼职档案员档案意识的策略

　　一般说来，对档案和档案工作的认识高一些，接触多一些，档案意识就会强一些，对档案和档案工作就会重视一些。因此，档案意识可以通过多种有效途径进行培养和提高。兼职档案员档案意识的提高是一个系统工程，不仅取决于学校领导的重视、单位的档案工作机制、宣传的力度，更有赖于兼职档案员自身综合素质的提高和平时的实践积累。笔者结合自己的工作实践，觉得可从以下几个方面提高兼职档案员的档案意识。

　　1.力求队伍稳定，明确责任要求。

　　首先学校领导要高度重视兼职档案人员的配备，保持其相对稳定，这是做好档案工作的根本。档案工作最讲究延续性，如果档案工作人员不停流动，不仅让档案工作人员没有归宿感，就连档案管理工作本身也难以为继。其次要支持他们做好工作，建立必要的奖惩措施，建立档案工作长效评价机制，充分调动他们的积极性，明确兼职档案员的责任要求。

　　2.高举宣传旗帜，提高档案意识。

　　任何人的档案意识都来自两种途径：外界灌输、经实践后自我萌生。广泛宣传是增强学校档案意识的重要手段。档案的重要性和价值未被人们认识，这与宣传不够不无关系。因此，进一步加大档案工作的宣传力度，让学校师生听到档案的声音，很有必要。兼职档案员应该主动加强对宣传对象的研究，根据不同的对象明确宣传工作的不同内容和不同方式，使宣传工作更具针对性而不浮于表面。一方面，宣传档案工作的重要意义，使全校上下达成共识，为档案工作的开展提供良好的外部环境。另一方面，通过个人努力和现身说法，起到很好的示范带动作用。

　　3.提高档案利用，强化服务意识。

　　档案不仅是作为历史记录被存放进档案橱柜，其价值在于利用。档案意识的培养源于档案的应用。开放档案，提供高效优质的服务，显示档案在各项工作中的作用和价值，是体现档案工作活力的有效手段，是强化档案服务意识的关键。尤其当下很多高职院校都在推行数字化校园管理平台，各部门都可以和档案员共享信息资源，扩大档案收集的范围，从而使档案利用不再受时间和空间的限制，使档案利用者更方便、快捷、直观地找到需要的信息，这将大大有利于兼职档案员档案意识的增强。

高职院校兼职档案管理员档案意识缺失与对策的思考

　　4.加强实践操作，培养专业素养。

　　首先，加强档案知识的学习。虽身披“兼职”二字，但专业法律知识容不得半点疏忽。兼职档案员平常应该自觉学习《档案法》、《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规，以提高自己的法律意识。

　　其次，加强档案业务的实践。兼职档案员要随形势发展不断更新知识结构、改变旧方法习惯、提高档案管理实践能力。要加强业务知识学习，不断总结经验教训，熟悉档案工作管理系统及功能，了解档案资料收集保管技术，掌握归档文件整理原则及方法等。只有这样才能准确把握档案收集的范围、内容、方法及要求，并根据档案的价值载体和状况，对档案采取有效和安全方面的保护措施，从而延长档案的保存时间和保存档案的原始面貌，充分发挥档案的潜在功效，这样才能提高自身档案管理的专业素养。

　　三、结语

　　只有兼职档案员具备档案意识，才会主动掌握“会编”本领，学会“善编”技巧，夯实“真编”作风，才会克服“重藏轻用”的观念，强化服务意识，进而才能深刻领会并坚信“档案就是历史”、“档案就是凭证”、“档案就是信息资源”、“档案就是财富”、“档案就是效率”、“档案就是前进的阶段”等理念。

　　参考文献：

　　[1]刘廷石，付清明.对档案管理工作的哲学思考[J].山东档案，2006.1.

　　[2]高强.浅议高校档案意识的提高[J].浙江档案，2006.5.

　　[3]高风华.档案意识教育是大学生素质教育的重要内容[J].档案与建设，2002.7.