电子研究所物资采购风险控制

　　【摘要】物资采购不仅仅是企业实物流的重要构成部分，同时与资金流也有着非常紧密的关系。物资采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。很多单位没有对这些风险形成足够的认识和预警，当风险爆发时使得单位遭受严重的经济损失。文中主要企业物资采购中存在的风险进行分析，就如何控制风险进行探讨，并采取一定措施予以规避风险减少损失。

　　【关键词】物资采购,供应商,采购人员

　　一、当前物资采购存在的风险：

　　（一）供应商风险

　　在很大的程度上，供应商会对单位生产稳定性、连续性产生巨大的影响。当前国内物资采购的相关法规等相关制度不够健全和完善，对供应商的不规范行为很难受到严厉打击，进而使得供应商风险难以得到有效的遏制。供应商的选择不当，可能导致采购的物资量价不对等，不能按期到货。严重影响科研生产进度；供应商的不规范行为，还会导致不公平的竞争，以致出现舞弊行为，给企业带来不可估量的损失。

　　（二）采购质量风险

　　物资采购的质量直接影响行企业最终交付产品的好坏。采购质量风险主要有两种：（1）供应商所提供的产品的质量等级不符合相关的标准与要求，导致的产品不能有效满足用户的需求，影响企业长远发展。（2）供应商缺乏相关职业道德和社会公德，以翻新件代替正规件、以伪劣产品代替合格产品，牟取暴利。

　　（三）采购计划风险

　　采购物资的需求计划等任何一个环节出现问题都可能带来各种风险。采购预算的编制、采购计划下达未履行相关审批手续，缺乏有效的监控管理机制，将导致采购行为的延期，直接影响科研生产进度，无法满足用户的需求。在对采购计划进行管理的过程中如果不能采取科学的措施，工作不严谨，就会在计划的编制以及上报等各个环节出现问题，导致采购计划风险。

　　（四）采购商务风险

　　采购商务风险包含很多种，主要有三种：预付款风险、诉讼地风险和违约风险。有的时候企业为了满足科研生产一线的要求，急需部分物资，就会通过预付款的方式来吸引生产厂家或供货商。后续如果发生质量问题，供货商又不退货时，会导致企业遭受巨大损失。

　　诉讼地风险就是如果采购合同发生纠纷时，双方当事人应当积极协商解决。协商无果的情况下，应向需方所在地的仲诉讼地申请仲裁。或者向需方所在的人民法院起诉。

　　违约风险，就是在签订合同的时候，过于盲目，没以书面的方式确认买卖双方的权利和义务。导致最后供应商在违约时企业拿不出相应的证据，缺乏法律效力的支撑，以至于不能够获得足够的赔偿。还有的则是合同的签订过程中所出现的各种不当或负面新闻导致的风险。

　　（五）采购人员道德素质与技术能力不足导致的风险

　　部分采购人员自身素质不高，没能够形成正确的成本控制观念，在采购的过程中只知道一味压低采购价格，不注重量价的配合。不合理的压价导致供应商做出违反购销约定，以次充好、以假冒真的事情。长此以往，会给企业带来不可估量的损失！还可能增加额外的成本开支。

　　还有部分采购人员，由于自身业务能力较弱，专业知识面不广，使得所采购的物资是假冒伪劣或质量等级不能够满足科研生产的要求。其次有部分采购人员缺乏良好的职业道德和社会公德，假公济私、牟取私利，这些行为直接导致企业风险的增加。

　　（六）缺乏完善监督体系与信息沟通不畅所导致的风险

　　当前很多企业在开展物资采购时并没有相应的监督机制。在很多时候，采购权都集中在某一个部门或者说某几个领导手中。物资的采购计划基本是由一人制定、实施，监督与制约机制不到位。

　　同时在采购工作中，还没有能够构建起完善的、有效的信息沟通机制，导致采购信息沟通不够顺畅，容易导致物资积压、重复采购以及资金浪费等很多问题。在进行物资采购时，信息沟通不畅就难制定出合理的采购计划，采购人员也很难正确履行职责，导致不可控风险的出现。

　　二、物资采购风险控制措施

　　企业物资采购风险无法完全避免，但可以采取科学的方法进行防范和控制。

　　（一）强化供应商管理

　　（1）制定选择评价供方的准则：选择的供应商必须要具备有相应的资质、产品标准、质量体系证明文件等信息资料、进口产品要有授权代理证、良好的技术支撑服务等。对供应商进行多方位评价。以此编制合格供方名录，作为选择供方和采购的依据。

　　（2）加强采购过程控制，对供应商进行量化考核和动态管理。建立供方的业绩档案，必要时，可对供方的质量保证能力重新进行调查或到供方现场进行质量保证保证能力监督考察，并每年对供方进行一次综合评定。

　　（3）量化供应商绩效评价和考核：组织月度或季度供应商绩效量化评价，并通过信息平台对供应商的月度绩效进行系统评分，并向供应商及时传递评价结果。对排名靠后的进行惩罚，如果发生重大质量问题，则从《合格供方名录》中剔除，甚至追究对方的法律责任。

　　（4）加强对所有参加招投标的供应商的资格审核，有助于在采购的初期将供应商方面可能导致的风险降低到最低的程度。同系列的产品建议由两到三家的供应商提供，同时确定好供应商的主次，引入竞争机制。

　　（二）强化质量监督，严格把控产品质量

电子研究所物资采购风险控制

　　首先，对供应商所提供的样品进行性能和功能的测试和试验；并对供方提供的样品进行试用。其次，定期对供应商资格进行复审，并以相关的标准来进行严格的要求。最后，质量部门需要对到货物资，根据采购清单中所要求的质量等级进行严格的检验，检验合格后开具《外购物资检验单》，单据的标号为该批次物资的追溯号。定制器材与采购产品相比，在技术、质量、计划上有更多的不确定性，必须采用独特的流程来控制采购风险，采取定制器材立项、供货商能力考查、技术协议签订、样品提供和采购、试验验证、技术状态固化、批量采购等措施规避质量风险。

　　（三）对计划风险进行控制

　　（1）加强采购计划风险识别与管理。在制定采购计划前需要对物资进行市场调查，掌握市场价格的变动等。需要建立起停产禁运、长周期、质量风险等三类计划物资清单。对需求权重物资，提出年度预采购需求、采购目标、采购方式等，提前做好采购策划工作，适时采购。

　　（2）齐套计划风险及管理，产生“蓄水池”效应。要积极的构建起完善的月度或季度管理例会制，明确风险解决措施，责任到人。对物资缺料问题，1个工作日反馈解决情况；全年适时动态跟踪、管理、强化对科研一线的保障程度。每月通报采购计划完成情况，并分析查找存在的问题，提出相应的改进措施，明确责任人和完成的时间节点。

　　（3）在制定具体的物资采购计划前，必须要与生产营运部门等进行沟通，根据季度、月度的物资需求实际情况来编制出具体的满足实际需求的需求计划。严格执行已批准计划。如有变更，需要及时进行调整，所调整的计划必须重新上报，并获得批准，同时还需要构建起一套完善的应急物资采购计划，以防止应急物资采购不到，考虑其它替代产品供应的情况。

　　（四）加强对采购程序的控制

　　严格按照采购程序办事，对采购前、采购中和采购完成后的相关环节进行监督控制。从采购计划的制订开始，到采购物资的使用结束，这其中每个环节都需进行监督。将各个重要环节应该分割开来，让专业的人专门负责其中的一项，并依此来实现权力之间的制衡。以此来防止因为采购人员的素质不足和以及管理制度的不健全而导致的采购风险。

　　采购产品只能在合格供方名录中选择供方。对于需要在名录外的供方采购产品，组织应明确必要的程序和批准要求，并尽快对其进行评价。评价合格者应纳入合格供方名录中。

　　对于重大物资采购业务必须进行审计，并制定出定期审计的制度，通过审计来进行严格监督，防止腐败问题的产生。

　　（五）加强采购队伍建设管理

　　物资采购是一项非常重要的工作，不仅要求采购人员具备全面的专业技术知识、较强的人际沟通交流能力、良好的团队合作精神和完备的职业道德，加强采购队伍建设，对采购人员进行道德风险控制与管理。通过制定《员工行为准则》，规范采购人员采购行为。在员工行为守则中必须要明确的对各种商业贿赂、商业舞弊行为进行禁止。

　　定期或适时轮岗，这样够防止因为采购人员长期与供应商的合作形成密切关系，最后导致出现回扣等各种腐败的情况，预防职务犯罪。一旦发现采购人员违法违纪行为，必须按规定严肃惩处，甚至调离采购岗位；对企业造成重大损失者，还要追究其法律责任。

　　（六）加强企业物资采购惩防体系建设和监督

　　进一步完善物资管理信息化系统建设，对供应商进行量化评价和考核用数据说话，拉动采购效能的提升。建立健全企业审计制度，加强企业物资采购惩防体系建设和监督。企业纪检监察审计部门应定期或不定期对物资采购活动进行审计。针对采购清单的下达、采购预算的审批和执行、供应商的选择、采购方法的选用、采购合同的签订、采购过程的追踪、物资质量的检验与验收、质量问题的反馈和处理、预付款管理和货款的支付等一系列重点环节，了解其制度执行情况，及时查处违规行为并责成立即整改。

　　三、结语

　　无论是对于哪种企业，物资采购都是其管理中的关键环节，良好的物资采购管理不仅仅是有助于企业降低经营成本，还有助于企业的长远发展。但是，我们需要注意的是，物资采购中存在有各种风险，对物资采购工作的有效开展形成的威胁。如果不能够有效预防这些风险，将阻碍企业的生产经营发展，使得企业得不到可持续发展。文中对物资采购中的常见风险先进行分析，在此基础上对防范这些风险的措施进行了简单的探讨，以期能够为同行提供参考。

　　参考文献

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　　[3]赵艳俐.采购与供应管理实务[M].北京：人民交通出版社，2009.

　　[4]孙惠敏.企业物资采购风险与控制措施[J].江西化工，2012.

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