论秘书的综合素质及自我培养

　　摘要：秘书人员综合素质的全面提高是秘书工作发展的一般要求和趋势,尤其是当前人类已迈入知识经济社会，秘书人员具有良好的素质显得尤为重要。现代社会秘书工作的目标日趋升高,秘书工作的要求日趋严格,秘书工作的内容日趋程序化、标准化。本文在阐述秘书人员应具备的基本素质以及我国秘书工作现状和存在问题的基础上，提出了秘书人员综合素质自我养成的方法措施。

　　关键词：秘书;综合素质;培养

　　秘书人员是领导的参谋和助手，担负着联络上下、协调左右、参与政务、**事务的重要角色。秘书人员的素质如何，直接影响部门和单位的形象，影响党和人民群众的联系。因而，深入研究秘书人员应具备的素质问题，对于加强秘书队伍建设，提高工作质量和工作效率，树立机关的良好形象，都具有十分重要的意义

　　一、秘书人员综合素质的内涵

　　秘书人员的综合素质是指秘书人员的知识水平、道德修养以及各种能力等方面的综合素养。秘书人员的素质要求,不同的时代、不同的国度、不同的社会背景、不同的文化环境以及不同的社会行业是不同的。但一般来讲,秘书人员的基本素质大致包括职业道德、知识结构、智能水平及心理素质等方面。

　　1.职业道德

　　职业道德是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。秘书人员必须遵守的职业道德有：爱岗敬业;严守机密;实事求是;服从领导;谦和平等。

　　2.知识结构

　　对于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、行业相关知识。

　　3.智能水平

　　具体包括敏锐的观察能力;良好的表达能力;出众的记忆能力;自如的社交能力;良好的沟通能力。

　　4.心理素质

　　秘书工作特殊而复杂的工作特点，要求秘书必须具备坚毅的意志、随和的性格、甘于奉献、随机应变等心理素质。

　　二、秘书人员综合素质的现状

　　秘书工作十分重要，秘书人员在社会主义现代化建设过程中发挥着不可替代的重要作用。虽然从现实分析看出，大部分秘书具有较高的综合素质，能够胜任切高质量地完成本职工作，但不可否认，目前实际工作中，相当数量的秘书人员在自身综合素质方面也存在着问题，在现代社会秘书这个职业日趋普遍化、而秘书职业专业化程度不高的情况下，部分秘书人员在工作中难免存在各种各样的问题，具体表现在以下方面：

　　其一，业务素质参差不齐。目前，在岗秘书人员，从文化程度看，从初中、高中、大专、本科到研究生多层次均有，参差不齐。从知识结构看，杂家多，专家少，缺乏相应的专业水平。据调查，很多秘书人员是从基层单位或者是从教师中选拔的人才，这些人员或者是在写作能力上，或者是在组织协调能力上比较突出，但因为大都没有接受过系统的秘书理论教育，其知识结构和能力素质往往表现出种种不适应，不是法律、经济等方面的知识欠缺，就是运用现代管理知识和现代科学技术处理信息的能力不足等等。

　　其二，实践能力普遍欠缺。调查发现，在1202名秘书人员中，有基层工作经验或领导岗位经历的秘书人员只有197人，仅占16.7%。绝大多数没有在基层工作或锻炼过，大多数是直接从学校分配上岗的，加之缺少在基层锻炼的机会，因而担任管理者或领导者能力不足，这也是秘书人员流动不快，在政治上进步比较慢的一个重要原因。目前，党政机关秘书队伍中既具有较高的业务素质，又具有较强的综合协调、管理创新能力;既具有秘书才能，又具有现代领导才能的复合型、高素质秘书人才相当缺乏，这与市场经济和现代行政管理对秘书人才的要求极不相适应。

　　其三，竞争意识不强。社会发展要求秘书人员树立强烈的竞争意识，然而在实际工作中，秘书的竞争意识出现了不同程度的淡化。一方面，是社会上对秘书工作存在偏见。有些人习惯将秘书的职业角色定位为舞文弄墨的"吹鼓手"，有的甚至把某些领导出了问题的责任推到秘书身上，以致秘书的公众形象欠佳，秘书职业缺乏应有的吸引力，进而直接影响了秘书人员竞争意识的确立;另一方面，秘书职位的卑微与领导地位的权威形成鲜明对比，使一些心理素质较差的秘书容易滋生自卑心理，造成工作上缺少动力和热情，缺乏信心;再者，秘书时常处于被领导、被支配的从属地位，很少有独立自主大胆的开展工作的舞台，导致自主意识淡化，依附心理增强。

　　三、秘书人员综合素质的培养

　　(一)自主学习

　　21世纪是一个知识左右人类未来，信息构成生存基础的社会。一个秘书人员要适应这种社会的需要，必须具备学会学习的能力，才能不断提升自己、完善自己。这就要求每个秘书人员都必须有能力在自己的工作中抓住和利用各种机会，去更新、深化和进一步充实已有的知识，使自己适应不断变革的世界。

　　在学习内容上，侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面，高屋建瓴，了然于胸;同时，还要在实践中学习，边工作、边学习、边总结、边提高，使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习，学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧，使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习，取人之长，补已之短，努力做一个“通才”、“全才”。

　　要获取以上知识，首先要从培养求知欲入手，激励自己的学习兴趣和学习热情，因为强烈的求知欲是推动学习，掌握知识的巨大动力。其次要养成自学习惯，自学是成人学习，特别是秘书人员学习的基本形式，在繁忙的工作之余，安排一定的学习时间并养成自学的习惯。自学的习惯属于积极的习惯，它是秘书人员勤奋学习的心理条件之一。再次，要改进学习方法，由于秘书人员学习内容的广泛性和学习时间的零碎性，其学习方法也应该是多种多样的，如计划学习法和随意学习法，集中学习法和分散学习法、博采学习法和专题学习法等，多种学习法可以相互结合，灵活运用。

　　(二)恪守职业道德

　　秘书职业道德尤其重要，秘书是公司领导服务的办公室人员，关键要要以公司为荣，为公司效力，要为公司尽力，就所谓秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度，就决定秘书在本职岗位上将会是兢兢业业，任劳任怨。秘书学会做人包括以下几方面：

　　1、忠于职守

　　忠于职守，诚实守信是秘书人员首要的职业道德规范。秘书人员要热爱本职工作，充分发挥自己的主观能动性，在平凡的秘书管理岗位上干出不平凡的贡献。

　　秘书人员只有诚实守信，才能取得他人的信任，组织的各项活动才能落到实处。

　　2.严守秘密

　　秘书人员平时与领导接触频繁，听到领导的许多言论，对领导的工作日程、内容、行踪了解得最清楚，对单位的各个方面的情况知道得很多。这当中有不少属于单位或国家的机密，是一些人打听消息的重要渠道，甚至成为敌人窃取情报的主要对象。一旦泄漏，势必会给单位或国家造成损失，会给国家的安全和利益造成危害。

　　3.求实合作

　　秘书人员是领导的耳目和助手，要了解、传递、综合各种信息，并根据实际情况为领导决策提供建议。因此，秘书人员了解情况要实事求是，要深入调查研究，反映情况要真实准确，不能掺杂个人意见。不论向领导汇报什么问题，都应该做到实事求是，不能凭空想象，脱离实际，有喜报喜有忧报忧，绝不能夸大其词、道听途说。

　　4.坚持原则

　　在上下主辅关系之中，领导是上级，处于主导地位;秘书人员是下级，处于辅助地位。下级服从上级，辅助性工作服务于主导性工作，这既是组织原则，也是工作需要。当领导人拍板决策后，当领导人交代意图后，必须严格按领导者或领导机关的批示办事。当然，服从领导并不意味否认秘书人员工作的主动性和创造性。但是秘书人员主动性、创造性的发挥必须是在符合国家路线、方针、政策，符合领导意图的前提之下。

　　5.廉洁奉公

　　秘书人员在领导机关中地位重要，最接近领导，不但要负责领导的文秘、机要、联络等工作，而且在公务活动中与领导朝夕相处，几乎成了领导的影子，这就使秘书手中产生了一定的“派生权力”，既然秘书手中有了一定的权力，就要求秘书人员在运用这种权力时，必须秉公办事，不徇私情。

　　(三)自我修养

　　做事体现素质，加强自我修养是由秘书人员的工作性质所决定的。加强自我修养，除了继续学习从事一种职业外，从更广的意义上说，还必须获得一种能力，这种能力使其能够应付各种情况，其中包括某些预料不到的情况，能促进集体劳动。秘书工作无小事，办文、办会、办事等任何一项工作都与全局有着密切的关系，稍有不慎，就会影响全局工作、甚至是中心工作的健康、快速和稳定地开展。秘书工作人员做事的种种表现往往就是一个单位整体精神面貌的表现，如果秘书人员不会做事，对待下属的问题嘴上一套、背后一套，或只是小事我不做、大事做不了，小则会影响部门整体工作效率、大则会严重影响企业在整个行业中的形象。秘书人员要想学会做事就必需提升自身能力和自身素质。只有拥有高素质的秘书才是社会所需要的，这样才能在工作中提高政务能力和办事效率，从而节约人力、物力和财力。

　　要切实高自身的业务能力，不管在公文处理、会议服务、后勤管理、档案管理还是组织协调、服务接待等方面的工作都需要做得很细致和周到，由此秘书人员自身能力就显得尤为重要。要提高自身能力勤于学习是重要基础，学习是提高素质的基础，新形势、新事物稍纵即逝，要抓好以下几方面学习：首先，努力学习理论知识。重点学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想，通过政治理论的学习，坚定信仰。坚持理论学习，才能保持坚定正确的政治方向;学习现代化市场经济知识，学习专业技术知识。学习知识要全面，除熟悉办公自动化程序外，针对不同单位特点进行学习。其次，实践锻炼是有效方法。实践出真知，磨炼出人才。学习要与实践相结合，从实践中锻炼自己。在实践中不断地磨炼思想品格、能力才干。最后，要善于总结，坚持批评与自我批评。总结能使学习、实践有序化。通过不断总结失败教训和成功经验，才能不断提高自己的能力。

　　参考文献

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