关于电算化会计系统的内部控制研究与思考

　　使用计算机处理会计事项，彻底改变了原始的手工会计事项的处理方法，尽管会计人员的配备更加严格，必须按照会计制度的要求设置制单、复核、出纳、主管的会计权限，但是它不具备手工会计核算的严密性，尤其是操作电算化会计系统人员的组成，既需要会计专业人员，又要配备计算机专家、财务信息远程传递、财务数据的网上处理或非财务人员可介入电算化会计操作系统等，这些都给企业的财务管理工作带来了一定的难度。因此，为了保证企业财务信息与财务资料的完整性、可靠性、准确性以及电算化会计的科学性、先进性，企业的财务管理必须及时制定出一整套适用于电算化会计系统的内部控制制度。

　　(二)电算化会计系统的应用改变了原始会计核算中会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的形成与会计档案存档的传统方式

　　在电算化会计核算中，会计凭证、会计账簿会计报表等核算资料的形成了科学化、简单化、规范化程序。原始的手工会计核算程序原始凭证、记账凭证、记录帐簿、凭证汇总表、会计报表等是手工操作完成的，在会计核算的所有资料中都留有经办人的原始笔迹，而应用电算化会计核算后，这些原始纪录被计算机操作取代了，也就是说过去完全是由人来控制，而现在完全是由计算机来控制，将用统一的字体、字号打印出账簿，并将账簿刻录成光盘存入档案室。因此，电算化会计的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度有着极大的差别，需要制定出适合电算化会计核算的内部控制制度。

　　(三)电算化会计系统的应用给会计人员舞弊犯罪提供了一定的机会

　　随着电算化会计广泛应用，利用计算机进行贪污、舞弊的犯罪活动有所增加。由于计算机处理的会计事项是统一标准字体的记录，每笔会计业务都存储在计算机上，有可能被解密密码，进行不留痕迹地串改、复制、伪造、销毁财务数据。采用电算化会计系统较手工会计系统给经济犯罪提供了一定的机会，财务资料的严重泄密，给企业的财务管理造成了不可弥补的损失，因此，电算化会计系统的内部控制制度不仅要完整、健全而且还要掌握各种控制计算机的手段。

　　由此可见，在采用电算化会计系统后，及时制定出一整套电算化会计系统的内部控制制度是非常必要的，同时，有关部门也要严格监督，并使其内部控制制度不断完善

　　二、关于建立会计电算化系统内部控制制度的内容思考

　　(一)系统开发控制

　　系统开发控制是指在软件开发前的可行性研究，合法的申请注册，软件的测试，工商税务的审批等程序，在开发过程中还要通过系统的分析、设计、实施、经济鲸益的评估等过程，系统开发主要包括以下几个方面的内容：

　　1.领导决策。

　　财务软件的开发是一项系统的工程项目，它既讲求先进的科学技术，又要求有足够的资金来保障，软件开发要进行可行性研究和广泛的市场调查，最后选择一种既适合社会需要又能给开发部门带来经济效益的财务软件。因此，开发财务软件工程，必须经过领导的决策。

　　2.国家制定的标准和规范。

　　会计电算化系统的开发要求科学性、规范性、严密性，财政部对电算化的推广已经颁发了《会计电算化管理的办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等标准和规范，因此，无论是开发软件还是购买软件，必须依据和执行财政部制定的标准和规范。

　　3.人员培训。

　　财务软件的开发和使用，在技术和操作能力上都要求很高，因此在软件开发阶段就要对使用该系统的有关人员进行培训。当企业购买软件时，也应要求软件开发公司对企业的财务人员进行培训，培训的内容包括：软件的系统操作、财务软件的内部控制制度、电算化会计系统运行后新会计凭证及帐簿和报表等流转程序。

　　4.旧系统转换成新系统。

　　在原始的手工会计系统被新的电算化会计系统替换前，必须做好系统转换的准备工作，如：到当地财政部门申请，对旧系统的会计事项进行结帐、汇总、记账等。对新系统需要初始数据的进行安全导入，手工会计系统与电算化会计系统并行运行半年，配备合适的会计人员、计算机程序员等。另外，还要考虑到企业是否适合电算化会计系统操作等等。

　　(二)财务信息的安全性控制

　　引入电算化会计系统后，财务信息的安全保证与原始的手工会计系统不同，电算化会计的财务数据安全主要受以下几点威胁：计算机储存的数据遭到病毒的破坏;非权限人员非法进行阅览财务信息;权限人使用的密码被盗、篡改、破坏、删除、扩印、复制财务信息;维护人员的错误或疏忽，利用计算机舞弊和犯罪。财务信息的安全控制是指采用各种方法保护数据和计算机程序，以防止数据泄密，更改或破坏，主要包括计算机的安全控制，硬件安全控制，软件安全控制，网络安全控制和病毒的防范与控制。为了防止以上情况的发生应采取以下几项措施：

　　1.计算机、财务软件安全的控制。

　　计算机安全控制包括：主机、财务软件等在使用和保管上的安全控制，计算机安装财务软件后，就相当于财务核算的所有帐簿，在软件运行期间要充分满足防火、防水、防潮、防盗等技术条件，对于每天发生的财务核算数据要及时备份磁盘、光盘等。对于备份的资料要妥善保管，不得丢失、损坏。

　　2.软件质量的控制。

　　财务软件是一种技术性能较高、兼容性很强的财务核算系统，它不仅要求核算准确，同时还要求各业务之间相互衔接，相关数据能够自动核对，数据备份统一等，因此，在软件的质量要求上一定保证。

　　3.网络安全与防范病毒的控制。

　　采用网络板财务软件进行财务核算时必须加强以下几方面控制：(1)系统管理的权限设置。定岗、定员、定权限，岗位管理权限由财务负责人控制，对各种数据的读、录入、修改权限进行严格限制，把不同岗位的职责授予不同人员的操作权限。(2)个人密码的设置。每一操作人员必须根据权限设置个人密码，进入系统进行工作，对密码要进行严密管理，避免使用易破的密码。对存储在网络上的重要数据进行有效加密。在网络中传播数据前对相关数据进行加密。在病毒防范上要制定管理制度，无论是硬盘还是软件都要进行经常检测、杀毒，要专机专用，并安装防病毒卡和反病毒软件等。

　　(三)电算化会计系统操作人员的控制

　　电算化会计人员必须进行严格定位，明确规定每个岗位的职责，制定和完善会计人员职能控制制度，根据需要应设置会计主管、主管会计、出纳、审计记账、软件维护、审查和数据分析、档案管理等，还必须将系统操作人员、管理人员和维护人员不相容职务相互分离，互不兼任，以减少利用计算机舞弊的可能性发生。

　　(四)会计电算化核算系统的操作控制

　　1.业务发生的控制。

　　在会计电算化核算前，要进行计算机的程序检查，当发生业务时，要根据所发生业务的具体内容，对照计算机程序、财务软件所设科目代码，检查其合理性、合法性、完整性、规范性。对照操作人员的口令是否准确有效。所发生的经济业务是否符合财务软件所规定的范围。

　　2.财务数据录入的控制。

　　会计电算化的核算，录入数据快，处理数据能力强，一旦出现失误，将给企业造成极大的影响，因此，企业要建立一整套内部控制制度，财务人员要严格遵守财务规章制度，以保证财务数据的准确录入。财务人员要控制好数据录入的准确性，首先要控制对原始凭证进行有序排列，编制记账凭证时必须先审核原始凭证的合法性、合理性、真实性、完整性，然后录入正确数据，编制出正确的记账凭证，并经过审核人员的审核后统一记账。当正确的会计凭证输出后，要严密签收手续，凭证传递时要防止丢失，保证凭证的完整性。

　　3.数据传送的控制。

　　会计电算化系统的数据传送是电算化会计的优势，为了防止数据在传送时发生错误、丢失、泄密等事故的发生，数据传送时要按照顺序、编码进行，特别是大批量传送，可将经济业务划分为小批量传送，接收或发出的数据部门是否准确完整、正确，一定经过严格核实确认，然后进行信息反馈，每批数据的传送要有传送单位名称、地点、时间、日期等记载。

　　4.数据存储的控制。

　　为了保证会计电算化系统数据和信息完整的储存、调用，企业必须对储存数据的各种光盘、磁盘作好标号记载、登记注册，以便业务人员和上级财政部门、审计部门检查审计。