浅析ERP系统给企业带来的管理冲击

　　摘要：在开放、多元化的国际融资环境中，一系列的舞弊丑闻让投资者和公众对于上市公司审计报告的公信力产生怀疑，《萨班斯-奥克斯利法案》应运而生，并且成为悬在内部治理环境尚不完善、公司管理水平有待提高的中国海外上市公司头上的一把利剑。能否通过每年的内控评估，获取一份由独立审计师出具的干净、无保留意见的内控评估报告成为这些公司年终盘点的首要大事。

　　前言：由于财务报告产生的整个流程依靠各类信息系统，如果没有可靠的信息系统和有效的IT控制，则无法产生准确可信的财务报告。因此要落实萨班斯法案，不但会促使财务管理机制的变革，还将引发企业从业务流程到技术架构的一系列变革。公司需要具备有效的工具和系统，重新理解和分析现有财务报告流程及其内部控制系统，以促进沟通、增强内部控制架构与流线型的财务和会计行为，并监控企业绩效，实现公司风险管理和内部控制的有效性。在这种情况下，通过ERP系统理顺企业内部控制流程，防范风险，提高财务信息的可靠性成为企业，尤其是集团式管理的大型上市公司的不二之选。

　　一、ERP基本概念和特点

　　ERP(Enterprise Resource Planning)企业资源计划，是一种可以实现跨地区、跨部门、甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统。一个强大的ERP系统能够使财务的管理控制真正和业务紧密联系在一起，从而使计划、预算、控制、分析的触角延伸到企业各个业务管理的最末端，为企业的运作提供决策支持。

　　ERP特点一：是一个业务集成的系统，其财务控制是贯穿整个业务流程的，而不只是在记账时进行事后的核算。特点二：是一个标准化的系统。虽然不同的行业、不同的业务类型、不同的规模、不同的企业特点的排列组合会使ERP使用者的需求千变万化，但两个原则可以实现用一个标准化的系统来满足层出不穷的管理需求——首先，系统可配置，即通过灵活的配置实现各种业务需求，其次，系统立足于最佳业务实践，即把各个行业先进的管理思想和最佳的业务处理模式兼收并蓄到系统中来。

　　二、ERP系统在管理中的初步优势

　　1、完善基础管理，规范业务处理流程

　　ERP作为公司资源管理信息系统，并非专为财务所做的会计核算软件，它的一项重要作用是通过IT系统控制，统一、优化、固化整个集团在投资、采购、付款、收入等环节的流程，保证各项业务得到规范处理，提高和完善企业基础管理。

　　2、规范细化对供应商的管理

　　只有符合招投标管理办法规定、签订购销合同的供应商才能够进入ERP系统，规范了采购行为，防止向无资质、未经批准的供应商发出采购订单，同时将每笔合同、每笔订单的执行情况在系统中得到完整的体现，并与实际到货情况进行匹配，及时发现合同执行中的异常情况，强化公司采购管理。

　　3、推动业会合拢，提高财务信息可信度

　　以往的财务核算软件，都是独立于公司的业务系统，也就是财务系统与业务系统相分离，财务系统中的数据均是由财务人员根据纸制原始单据直接录入到系统中，与业务系统的数据缺乏有效核对，容易造成财务数据与业务数据脱节。最常见的问题如工程管理方面，业务部门已经立项，与设备供应商、工程设计单位和施工单位签订了供货合同，并已经开始施工，但财务部门一直没有收到业务部门传递来的原始凭证，该工程项目在财务账面没有得到任何体现。造成财务部门数据失真，财务报告信息不准确。

　　ERP系统可以通过采购、库存、工程项目等子模块，将企业的采购需求、采购订单、设备到货验收等环节均在同一系统内反映，业务部门按照业务性质在前端录入相关数据，数据录入后，可以由多部门、多人员使用。系统根据设置好的规则，将业务数据自动转换为财务数据，改变了原来财务人员直接录入会计凭证的方式。保证业务部门的信息及时反映到财务账面，使财务数据与业务数据保持一致，提高财务报告信息质量。

　　同时，由于财务与业务数据在一个综合系统中，提高了财务数据的共享性。经过授权，其他部门可以了解与本部门有关的财务数据，从而提高财务信息使用的效果，更好的为企业管理发挥作用。

　　4、细化会计核算，为成本效益分析和管理决策提供丰富的基础数据

　　ERP系统可以将成本费用明细核算到公司管理的最末端，可以加强末端之间的成本费用对比分析，为成本费用分析和管理决策提供了更广阔的空间，同时也为逐级预算管理、分析、控制提供了依据。

　　ERP系统中会计科目可以区分为多个段值，通过设置规则，将成本费用按产品(收入类别)进行细分，在系统中将每笔费用支出细化到产品，从而实现对每项产品进行投入产出分析，推动公司成本费用定额测算工作。

　　三、ERP系统潜力巨大，逐步挖掘可有效提高管理水平

　　基于ERP系统，提高系统中数据质量，加强对数据的挖掘、整理、分析及与内控项目之间的协调，将系统的作用充分发挥，将有效提高企业精细化管理水平。

　　1、加强供应商的管理

　　ERP系统提供的一个重要功能就是对供应商和采购行为进行管理。通过汇总系统数据，对每个供应商的供货量等进行统计分析，考察不同供应商的采购量和采购品种、采购单价。对于企业主要原材料，确定合理数量的主供应商，既要避免供应商过多，无法形成规模采购，又要避免供货过度依赖某一供应商，一旦该供应商出现供给不足情况，企业无法及时从其他供应商处取得所需的货物。同时，公司辅以在ERP系统外对每个供应商的产品质量、供货及时性和售后服务进行评价，调整供应商的采购量，以期获得最佳的采购效果。

　　完善系统内供应商信息，实现对供应商的全面了解和掌握。通过将供应商名称、开户行、银行帐户、地点、联系人、法人代表、税务登记和工商登记代码等信息纳入ERP系统，可以加强对供应商资质和付款的管理。例如：建立在ERP系统内供应商信息准确、信息传递安全的基础上，付款时检索系统内供应商的帐户、开户行等信息，自动生成网银支付信息，导入到网银支付界面，提高付款的准确性和及时性。

　　2、资金管理精细化

　　通过ERP系统，将公司对外承担的负债，细化到每个供应商和每个合同形成的单张发票，将债务管理的精细化水平上一个台阶。

　　(1)、为资金预测提供了依据

　　ERP系统中每笔负债都有到期时限。这样，可以汇总统计在某个特定时间段内企业即将到期的债务，公司可以根据到期债务，做好现金流量测算，及时安排资金，保证偿还到期债务。

　　可以对每个供应商的欠款情况进行统计分析。可以分析对每个供应商的帐龄，根据欠款时间长短，综合平衡，合理安排偿付资金，做到先欠的款，先偿还。

　　方便与供应商之间的对帐。可以开发供应商对帐单，根据系统内数据，自动生成与供应商的对帐单，提高对对帐的工作效率和准确性，也增强了内控制度的可执行性。

　　(2)、加强对收入资金的监控水平

　　ERP系统可以对公司每个点(可根据管理需要细化到收入来源的最末端)的收入款项进行管理，便于统计各点收入资金的应交、实交、结存数额。如果公司建成收入稽核业会平台，可以实现每日向ERP系统中转换收款情况，与财务部门实际收款情况进行核对，实现对交款的实时跟踪检查，提高资金周转效率，降低企业资金风险。

　　(3)、加强对企业帐面资金收付的分析

　　ERP系统内的数据可以不断向前端追索，从而对企业资金收付的最终来源和最终去向进行分析。在收款方面，可以每月分析各收入点资金上划是否及时;在付款方面，可以分析支付款项的性质。例如：对每个工程建设项目，在按照权责发生制统计资本性支出的同时，还可以按照付现的口径统计付现资本性支出，满足对付现资本性支出分析、控制的要求。可以按照现金流量表的口径，统计各类付现支出。

　　3、充分利用ERP系统的开放式接口，将其他系统数据转换到ERP系统中

　　ERP系统是一个开放的系统，通过标准的接口，可以将其他系统的电子数据转换到ERP系统中，减少数据的重复录入，提高准确性和时效。

　　例如：资金结算人员根据银行帐户资金情况，确定付款银行，并通过网银支付，审批后形成的付款单通过接口程序自动转化成会计凭证。

　　更多的发现和寻找这种机会，通过数据的电子式流动，提高ERP系统的综合处理能力。

　　4、关联交易管理的自动对帐

　　ERP系统中，可以通过会计科目的某个特定段值，将与关联单位之间的交易每笔在系统内得到反映，从而为关联交易自动对账打下基础。再辅以开发建立关联交易管理平台，将ERP中关联交易的信息提取到平台上，关联单位每月也统计关联交易情况，上传到关联交易平台中，实现关联交易按照交易时间、金额、发票等信息自动对账。

　　另外，还可以将关联交易的信息自动生成关联交易抵消分录，生成关联交易合并差额表，减少年末合并会计报表的工作量。

　　5、充分挖掘预算管理功能

　　对预算控制，ERP系统可采用以下几种方式实现：一是系统内的审批控制。在ERP系统中录入采购定单，必须经过有权审批人审批同意。可以做到在采购行为发生前，对采购行为进行事前控制。对超出预算的采购不予批准，防止预算外事项发生。二是分科目预算控制。在总帐、应付模块分别设置资金检查环节，预算按照控制严格程度可分为建议、绝对、无三个级别，分月、分科目、分成本中心录入预算控制标准。对于一定不能突破的预算，可以设置为绝对控制，一旦突破了预算，系统将不允许录入新的数据。对于一般的预算项目，可以设置建议预算金额，用于日常预算分析、比较。三是能够根据系统中已签定但未执行的合同，计算预算保留资金。这样在进行预算分析的时候，根据预算总额、已完成的预算、预算保留三部分计算尚可使用的预算额度，提高预算控制能力。

　　四、ERP需要后续管理

　　当然，任何系统都是由人来进行操作的，如果主观上带有舞弊的意图和动机，仅靠系统来控制也是难以实现的。例如，如果主观上不想将企业通过“借货”形成的实物资产在会计账面反映，可以不将相关订单在ERP系统中进行反映，或不做设备入库或出库等手续，导致业务数据和财务数据失真，以达到粉饰财务报告的目的。

　　因此企业不是上线ERP系统后就万事大吉了，还应从建立岗位分工和内部制衡约束机制，强化每位员工的规范管理、风险防范意识，完善公司内控流程，加强内部审计监管等方面与ERP系统结合构筑综合管理体系，才能真正提高管理层次。