青海大学学报高校档案信息化建设规划与设计及其保障机制

　　摘　要：高校档案管理是高校日常教育管理活动中的重要组成部分。随着计算机和网络技术的发展，特别是进入大数据时代以来，海量档案信息资源的存在，给高校档案管理提出了新的要求。因此，高校档案的信息化建设就成了档案管理工作中迫在眉睫的首要任务。笔者主要对高校档案管理的保障机制与重要性进行分析，并探索了高校档案信息化建设规划与设计方法。

　　关键词：青海大学学报投稿,高校档案,信息化建设,保障机制

　　网络技术与计算机技术的崛起，特别是大数据理论的提出，极大地推动了档案信息化建设，也为高校档案管理工作带来了新的挑战与机遇。如何保障高校档案信息化建设的发展，使其能够实现教育资源共享，为高校教育事业发展做出贡献，已成为档案管理者时刻关注的问题。

　　一、高校档案信息化建设的重要性及保障机制

　　档案信息化建设的重要性主要表现在如下几个方面：首先，实现档案信息化，可以使传统的档案管理得到突破，使档案从封闭走向开放，使档案从原有的信息储存功能转向信息采集、管理与资源整合;其次，档案信息化建设可以作为高校决策的参考，使各项决策更加及时、准确;最后，档案信息化可以使得高校工作效率得到提升，实现远程信息交流服务与资源共享服务，并且缩短在信息输入上所耗费的时间，提高信息的有效性。由此可见，高校档案信息化建设是非常急迫的，那么高校应为信息化建设提供何种保障机制呢?简单说来，主要有如下几个方面。

　　1、1.加大资金投入

　　高校档案信息化建设需要足够的硬件与软件环境，不管是计算机、复印机等各种设备的购买还是网络系统的开发与软件的建设等，都需要投入大量的资金作为保障。因此，高校可以为档案信息化建设建立专项资金，以保障档案信息化建设。

　　2、2.提供技术支持

　　信息化建设需要专业性人才来进行管理与系统维护，所以专业技术支持对于档案信息化建设是十分重要的。为了能够获取更多的技术支持，高校可以尝试与科研单位联合的方式，或由国家有关部门进行统筹安排，开展相关性科研项目，以提升高校档案信息化建设的技术含量与科技水平。

　　3、3.健全档案制度

　　科学的档案规章制度管理体系是档案信息化建设的基础，高校档案管理人员应制定明确的档案管理制度、档案保密制度、档案审阅制度、档案机房管理制度等，并使其具备可操作性，确保工作规范有序。

　　二、高校档案信息化建设规划与设计方法

　　要想实现高校档案信息化管理，促进信息化建设进程，主要可通过以下几个方面来进行规划与设计。

　　1、1.加强对档案管理组织机构的建设

　　为了能够加快高校档案信息化建设的步伐，就需要对档案管理组织结构进行完善的建设，通过对从业人员的知识结构进行调整，来实现管理层业务水平的提升，以适应档案信息化建设的需求。

　　2、2.加大对软件与硬件的投入

　　为了能够使信息化建设跟上时代的步伐，就需要高校加大对软件与硬件的投入力度，为档案管理选择合适的计算机、复印机等硬件设备，并对网络系统与软件进行开发与建设。由于高校的一部分资金是来自于政府支持，所以高校要加快资金的引进步伐，并及时与政府有关部门进行协商，减少上传下达的时间，尽可能在最快的时间内实现档案信息化软件与硬件的建设，以实现档案信息化建设各项设备的完善。

　　3、3.加大对专业技术人才的引进

　　专业技术人才是保障档案信息化顺利运营的基础。首先，档案管理人员自身要学习先进的科学技术，提升档案管理水平与信息化水平，使自身具备档案信息化运营所需要的数据录入、整理等能力。其次，高校要吸收更多优秀的专业技术人才加入到档案管理的队伍中，壮大信息技术团队，提高档案管理人员的整体信息化水平。最后，高校应组织全体档案管理人员进行专业技术培训，采用多种渠道与方法，提升全体档案管理人员的信息技术水平与计算机操作水平，提高其网络知识水平与资源搜索与查询水平，更好的为提高高校档案管理的工作效率而努力。

　　4、4.提升信息获取能力

　　一直以来，高校应用的都是传统的档案管理制度来确保各种文件、资料的整合与收集，很多档案都是只作为储备，而没有进行良好的应用，使得档案的使用价值不高。而进入信息时代，信息服务显现出了更加明确的职能，档案工作者必须具备信息获取能力，不仅能充分利用信息技术与网络技术迅速且准确的搜索信息与资源，也能够熟练、准确的将档案信息库中的信息提取出来交给信息使用人员，并能够引导高校信息索取者获得更多使用的档案信息。

　　三、结语

　　伴随着大数据时代的步伐，信息化已不可避免地进入了档案管理的领域。因此，新形势下档案信息化建设已成为历史发展的必然趋势。高校档案管理工作面临着改革与创新，信息化建设为档案管理工作提供了新的工作方式与新的内容，有效实现了资源共享与档案利用效率提升。因此，必须重视和加强高校档案信息化建设的规划与设计，并提供保障机制，以实现高校资源的合理应用。

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