电子科技论文确保电子档案安全与可靠的管理对策

　　摘要：随着科学技术的不断发展，办公室工作也逐渐的完成了信息化建设，传统的纸质档案文件越来越多的转变成了电子文档的形式，档案工作的开展不管是内容或是模式都较之前出现了显著变化。当前，电子文档已经越来越多的出现在我们的生活与工作中，其在一定程度上为我们带来了便利，不过我们必须认识到，在当前的信息环境下，电子文档因为其本身多具有的性质特点，为我台档案工作带来了全新的问题，如何做好电子档案的保护与管理工作，成为摆在档案工作者面前十分重要的现实性问题。

　　关键词：电子科技论文,电子档案,档案管理,保护,措施,信息化

　　1 概述

　　电子档案是随着科学技术不断发展所衍生出的信息化产物，具有鲜明的时代特征。现对于传统的纸质文件而言，电子档案有着十分显著的特点，它的出现为办公室工作带来了全新的改变，同时也带来了加大的挑战。该文我将结合电子档案的特点及其所导致的工作问题，针对性的提出相应的保护管理措施，确保档案工作的有效性，以期为安徽广电事业的发展及决策提供有力的参考与依据。

　　2 电子档案在档案工作中运用的优势分析

　　电子档案的出现，使档案工作发生了极大的变化，其在很大程度上加快了现代生活与工作的节奏进度，另外也让档案工作的效率有了显著提升，相对于传统纸质文件，其在内容分析、统计规整等环节都更加快速便捷。电子档案，具体而言就是借助硬盘、U盘等载体来加以储存，或者是通过纸质扫描的方式将信息传输到电脑中所建立完成的一种文档形式。在电子文档中，就算是发现了其中的信息错误，在更改的时候也十分便易。同时，借助相应的电脑程序，能够很快的查询到所需要的信息资料，这样一来就降低了对人力及时间资源的浪费。

　　从管理模式上而言，电子档案是基于现代电子信息技术所存在与运用的，其管理模式也与纸质文档存在很大不同。过去纸质文档如果是发生信息缺失或有误的话，必须要重新打开文档保管盒或者袋，找到相应的有误位置去更改，而电子文档却能够根据需要，随时加以修正，这在很大程度上给档案工作者创造了便利，也减轻了其工作强度，提高了工作效率。

　　3 电子档案特征及导致的工作问题分析

　　3.1 电子档案的依赖性

　　电子档案的整个处理过程都需要借助电子计算机，所以说电子档案对设备和技术具有一定的依赖性。如果没有计算机软件和硬件作支撑，就无法去读取相关的数据，也无法对相关数据进行传送、保存和使用。除此以外，电子档案的运作需要非常标准化的环境，不管是相关数据的整合、统计、传送、检索，还是所需软件的使用和数据载体的变化都需要严格按照相关标准进行。如果不能达到标准的要求，或相关标准不够明确和完善，就会导致在其他设备上读取或在原设备对电子档案进行更新时出现不兼容或不能读取的现象，或者是出现在不同载体之间不容易实现互换的现象。

　　3.2 载体的非直读性

　　我们看到的电子档案中包含了文字和图片等，但存储在计算机中时，通常都是以某种编码的形式进行存储，并利用一定的载体进行记录，当人们需要得到肉眼可识别的文字、图形等形式时，就需要借助一定的计算机载体进行读取。

　　3.3 电子档案的信息可与载体进行分离

　　电子档案的内容可以存储在不同的载体上，在不同的载体之间进行转换时，电子档案的内容和信息不会发生任何变化。对于那些需要保存很长时间的电子档案，就需要定期对电子档案的信复制、并转换到其他的载体上，否则容易造成相关信息的丢失。也就是电子档案不需要存储在固定的载体上，这就使得对电子档案的保存和管理以及使用更加的复杂。

　　3.4 电子档案信息比较容易更改

　　在电子文件的初始建设时期或者在对电子档案进行其他处理时，都可以对相关的信息进行修改，而且这种改动还不会被察觉。除此之外，电子档案的相关信息可以脱离载体而被保存，所以在不同的载体之间传递电子档案时，这种变动也有可能不会被察觉。鉴于以上两种特点，在对电子档案进行修改或删减时，就不会留下更改的痕迹。这就导致，在形成电子档案的时候，信息的经手人都不会在文件材料上留下自己的签名或其他的痕迹，这就对该材料的权威性和真实性造成一定的影响。如果有人出于个人目的，删减或更改了磁盘中文件的内容和信息，也就不容易被察觉和发现。

　　3.5 电子档案载体的不稳定性

　　电子档案一般都是以硬磁盘、软磁盘、磁带、光盘等作为主要载体的，上面所提到的这几种载体和传统纸质相较而言，具有较为薄弱的稳定性能，在常温环境里就易发生结构变化，而且对磁场和有害气体、灰尘等也相当敏感。存储在载体中的信息，很容易就因为载体结构的变化而丢失或不能正常读出。电子档案载体的不稳定性，对电子档案保管造成了一定的影响。

　　以上这些特征对电子档案在存储过程中的安全性带来了影响，这也应该引起档案工作者的重视，并寻求一定的方法来保证或提高电子档案的安全性和可靠性。

　　4 确保电子档案安全与可靠的管理对策

　　通过上述内容，我们能够可看出，电子档案和传统纸质档案有很大的不同，其鲜明的性质特点也在一定程度上为档案工作提出了更高的要求。电子档案在制作、整改、存放、保管等每一环节，都存在着信息丢失或被篡改的安全隐患，所以要想确保电子档案的安全可靠性，必须要采取有效的措施加以管理。

　　4.1 建立系统化的电子档案管理制度

　　4.1.1 完善的形成制度

　　在电子文档制作形成的工作中，必须严格遵循我国相关的格式准则要求，针对电子档案收取、保存、参数设置及载体模式都确保充分的规范化。

　　4.1.2 严谨的保管制度

　　在完成电子档案的归档之后，必须建立起严谨的保管制度，并加以遵循与实施，针对电子文档给予合理的保管，组织建设其适宜的保管条件，避免在保管过程中电子档案信息的损失及失真等问题，保证文件信息完整可靠性。　　4.1.3 规范的利用制度

　　要规划建立起科学可行的利用制度，首先对于档案的提取运用必须要遵循审批制度要求，电子档案所设计信息内容的运用不能违反保密制度要求，另外作为档案管理工作者，要充分按照电子档案具体利用要求，确保档案信息不仅能够受到充分维护，同时还能够实现其价值的最大化。

　　4.2 规划设计电子档案管理的记录系统

　　在电子档案制作完成之后，由于载体形式的变化会使其存在方式有所改变，假如缺少相应的信息能够证明其内容并未出现改变的话，那么我们是不能去判定其真实完成性的。所以，必须要针对电子档案规划设计相应的记录，详细记录其制作、形成、管理及利用的相关信息，以此为依据证明电子档案的真实完整性。

　　所设计的记录系统要具备实时记录的功能作用，根据实际情况随时把那些必要的信息加以记载保存。因为给追踪记录表现出原始性特征，其能够作为证明电子档案真实完整的可靠依据。

　　4.3 组织建设期维护电子文件真实和安全的法规

　　因为电子文件的可更改性，其在每一环节中都存在着信息被篡改、缺失的安全隐患，就算是借助先进的科学信息技术，也很难加以完全避免，一次必须要辅助与相应的法规对策来加以控制。所以，必须要组织建设起相应的相关管理制度，来确保电子档案信息不被随意篡改，避免其信息的失真性、不完整性。另外，要借助法律形式把电子档案管理与运用准则加以限定，让人们可以自主的去遵循规定。初次之外，要借助法律条款确立去确认电子档案的法律凭证功能，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。

　　4.4 提高电子档案管理设施设备水平

　　对于计算机软件的管理问题中，档案部门要充分加强和计算机技术部门的合作交流，一起做好公共信息网络与一体化文档管理软件的研发，规划谁电子档案管理与运用的行业准则，实现两个系统的一体化发展，并最终完成对信息的共同分享。应该进一步加大光盘网所设置的数据资源容量大小，让它可以切实的完成对海量信息资源的储存，一步一步完成向电子档案网络化管理模式的转变。要在第一时间发现管理软件上存在的安全漏洞并及时的加以补救，针对计算机系统内的防火墙与防毒软件必须要24小时间保持在自动优化的状态，做好对电子档案上传、下载安全级别的限制工作，针对那些政策性质比较强且不能加以整改的电子文档要开展不可编辑功能的管理模式，保证信息资源不被篡改，确保其真实性与可靠性。从硬件管理工作环节上来看，必须要优化电子文档与计算机的存放管理条件，并且要加大相应的防盗工作力度。针对计算机系统及硬件设备，要做好第一时间的功能升级工作，从而更好的保证电子文档传送的安全性。

　　4.5 进一步提升档案工作者的职业素质水平

　　电子档案的形成、归档、管理都是通过人力去实现的，因此由高素质的专业人才负责是至关重要的，这是确保档案工作安全可靠的根本前提。对于那些道德素质低下，责任心薄弱的人员，绝对不能允许其负责电子文档相关工作中。必须要建设并完善相应的审查体系，从根本上加以严谨管控，这是确保电子文档安全可靠的基础性对策。另外，还需要注意到人事活的，充满着诸多的不确定性因素，很容易会被外界环境所制约，因此单纯的依赖审查体制是不行的，还要给出相应的严谨标准，使管理对策进一步的清晰明朗化。作为档案是活的因素，易受外界影响，仅仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施。作为档案工作者，要明确自身所肩负的职责，不断提升自身的职业素养，强化自身的责任感，用更加积极正确的心态去对待电子档案工作，确保电子档案的安全与可靠性。

　　5 结束语

　　总而言之，电子档案不同于以往的纸质档案，其每一环节的工作开展都必须依赖于计算机与网络，也正是因为其运用形式的多样性，其保护与管理工作也有了更高的要求。在现代档案工作中，必须要认清当前的网络信息环境，结合电子档案的特征，针对性采取可行的管理措施，确保电子档案的安全性及档案工作的有效性，只有这样才能够真正发挥电子档案的实际价值，充分体现自身的作用与功能。

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