政工杂志写好负责人年度工作报告的前期准备散议

　　政工杂志推荐《桂海论丛》以宣传党的路线、方针、政策，推进改革，研究建设具有中国特色的社会主义问题，繁荣社会科学理论为宗旨;以研究的现实性、理论性、探讨性、实践性、地方性为办刊特色。读者为各级党政机关、企业、大专院校、各公共图书馆、党校干校图书馆、教研室、社会科学研究团体及个人。
　　【摘要】作为国企基层单位的秘书，公文写作是最重要的一项实务工作，也是一个优秀秘书的能力体现和立身之本。本文参考秘书学理论知识，结合自身工作经验，由繁入简、举重若轻地介绍了部署性工作会议讲话的写作前期准备，希望能给新秘书或希望进入秘书行列的同志一点启发，加快公文写作的入门速度，同时与各位企业秘书同仁交流，进一步提升公文写作水平。

　　【关键词】秘书,公文写作,工作报告,实例

　　国企主要负责人每年的部署性讲话――即总经理工作报告――是向职工代表大会汇报全年工作的重要形式，全面总结上年度各项工作，深入分析本年度的工作形势，明确提出下一年度的工作目标和重要举措，是开展全年工作的动员令，也是全体员工工作方向的指南针，意义重大。针对国企大部分员工对写作不感兴趣，摸不着门，却又对领导秘书这个岗位心怀憧憬，倍感好奇的现状，本人在这篇文章中用自身写作经验告诉大家，公文写作也是一项事务性工作，必定有规律可循、有方法可找。不论是工科生、文科生，不论有没有文学写作基础，只要肯学习、下苦功，做好以下三点，并在不断实践的过程中勤于思考、善于总结，都可以成长为一名合格的文字秘书，写好公司负责人年度工作报告。

　　磨刀不误砍柴工。起草一年一度的总经理工作报告要做很多准备：在心理素质上，要有坚韧不拔的毅力、超于常人的责任心、健壮的体魄和良好的心态;在业务能力上，要有公文写作的基本概念，了解本单位全局业务，熟悉工作报告的结构和特点;在政治觉悟上，要有对本单位各项决策和领导意图高度认可、不打折扣贯彻执行的勇气和信心。

　　一、秘书写作具备实践性、长期性、综合性的客观要求

　　(一)良好的心态和健康的身体是基础。公文写作是一项复杂的脑力劳动过程，是一个生产精神产品的过程。公文写作中最累、最复杂、最锻炼思维、最体现智慧的工作就是写领导讲话，而反复修改、反复重写、反复被批评，这是常有之事，更别提文章要适应领导的个人习惯和语言风格，还要具备能启发领导的思想深度。特别是写年度工作报告，就像魔鬼训练，过程艰苦、压力很大，只有意志坚强的人，才能挺过去。只要能挺过去，你就将脱胎换骨，在能力和见识上得到迅速成长，在短时间内脱颖而出。没有良好的心理素质、坚强的身体素质，很难经受住这样的严峻考验。这就要求秘书要注重身体锻炼，增长生活智慧和领悟能力，逐渐让自己具有历史观和发展观，具备平和的心态。

　　(二)提升综合素质非一日之功。公文是按照本单位领导的授命，由秘书撰拟而成的。这就决定了撰写工作报告是“受领导之命，代单位立言”的特性。这种文体规范性极强，目的是为企业管理服务，要真实地反映事实，具有规范体式和格式标准，而且要在规定的时间内完成任务。这就要求秘书具备认识能力、分析能力、政策水平、理论修养、阅历深度、文字功力等多方面综合因素，才能构成一篇基本的工作报告。每一篇讲话稿，是作者的理论水平、辞章修养及阅历深度的反映。所以，秘书平时要注重业务知识的积累，更要通过对日常事务的思考总结，提升思维的逻辑性;学习历史，以古鉴今，增强对事物发展规律的判断能力。有位资深秘书告诉我，越是公文写作高手，花在阅读资料的时间就越多，写作前的分析思考就越长。

　　本人在刚刚调任秘书岗位时，连消息都不会写，更不懂什么是工作报告，接到的第一个任务就是写一年一度的总经理工作报告，时间紧、任务重，领导的信任和高度关注造成我精神压力极大，完全不知道从何下手。那半个月的时间，先是精神紧张造成严重失眠、脱发，后来干脆连睡觉的时间都没有，平均一个礼拜睡眠时间不到40个小时。在这样的工作强度下，和办公室主任一起起草了一个初稿，经过班子开会讨论，又征求各部门的意见，再在总经理提出修改意见后绞尽脑汁，在修改过至少10个小版本、4个大版本之后，初稿的影子都不见了，标满了修改意见的纸质版本两个文件盒都装不下。这个过程中，精神上受到了极大煎熬，工科的思维方式亟须转型，之前的自信、自我认知都改变了，做梦都在琢磨形势分析的思路。最终的工作报告虽然只剩下“同志们”没有修改过，但是最终听取总经理在职代会上作报告的那种紧张和兴奋，历经磨难后的成功，挑战极限的喜悦，感到自己强大之后的欣慰，都让我终生难忘。

　　二、一个合格的秘书应该具有规范严谨的公文表达能力

　　关于标准的公文格式和范文有很多，无法在此详细叙述。但首先要树立一个概念，公文语言要求的是规范严谨，是代表一个部门、公司在说话，用来**公务，而不是用来体现个人风格的，不能自成体系、标新立异。简单来说，就是在写文章成文时想一下，领导开会念这篇稿子是否严肃、正式，换一个领导念的话会不会不伦不类，啼笑皆非。根据我的经验，公文以外的所有文体都不适用于工作报告这种公文格式，当然，在结尾偶尔引用一句诗词抒发情感除外。

　　(一)避免一些常见的写作错误。首先，从句子的角度来说，是短句能说清楚的，绝不用长句;必须用长句的，分为两句话或者并列、排比句式。越是简单句式，越容易看明白、说清楚。毕竟，工作报告用于解决的是实际问题，阅读者学历、经验各不相同，直观明白自己要做什么比分析句式、寻找重点更容易贯彻落实。这种例子不胜枚举，简单的检验方法就是每写完一句话大声给别人朗诵一下，对方听不懂、自己念不爽的马上改掉。其次，在一句话里，要保持句式的统一完整。将长句变为短句后，不可动宾结构、主谓结构同时出现;也不可一会儿某个语素(如数据)在前、一会儿在后;同时要注意动词、副词搭配，否则会影响朗诵的力度和效果。公文中描述工作举措时，常用句式例如“加强……管理”“加大……力度”“加快……进度” “不断完善……机制”等等。当工作举措说完了，一般要用一句描述工作成效的话收尾，其格式一般是“动词+宾语”“主语+谓语”“主语+主语补足语”，例如“提高了……能力”“增强了……凝聚力”“安全生产管理迈上新台阶”等等。动词副词搭配固定的有“深入推进、大力实施、严格落实、扎实开展、始终坚持、广泛开展、积极探索、全面推广”等等，这个不可随意乱用，否则会出笑话;还要注意分寸，比如“稳步推进”不可以说“全面完成”，一定要与实际工作相符，为了突出工作亮点，在文字上求快新是非常不严肃的。这个阶段看起来难，我在刚写段落时总被批评动副词搭配错误，句式不整齐，不上口，卖弄文字，不懂装懂。后来我通过两种做法很快上手了：一是收集足够多的“动词、副词”表，解决了单位常见业务可能涉及的所有词汇，拿不准搭配时一查便知。二是模仿往年的工作报告材料，写到同一项业务的时候，能用过去的句式就坚决沿用。最后，也是最重要的一点，千万不要做材料的“二传手”。收集材料是起草工作报告的第一个环节，中小企业麻雀虽小、五脏俱全，作为新手不可能对所有部门的业务全部了解，很多时候初稿的起草过程是对别人的或过去材料简单的复制粘贴。但是别忘了，起草报告、交给领导审阅的是你，代表的是办公室的水平，领导也会认为是你消化过的材料。当出现表述不准、前后矛盾、前后重复等问题时，向其他部门推卸责任是不智的，也是不利于个人职业形象的。当然，必须承认许多工作专业性很强，需要有关部门提供基础材料，但是这不是放弃独立思考、推卸责任的理由和借口。这点太重要了。秘书负责汇编材料，就有义务了解业务、有责任保证材料的准确性。抓住机会，还是推卸责任，取决于我们的工作态度，决定着我们的工作成效，这也是增长知识、积累经验的好机会。秘书一定要坚持独立思考，尤其领导秘书、文字秘书，要想赢得别人的尊重，就不能只是对材料进行复制粘贴，对待别人提供的材料，要始终保持存疑的态度，不惧上问、不耻下问，把一些不明白的问题搞清楚，对自己交出去的材料的每一个字都负责任，这是最基本的要求。“凡事靠自己”“绝不轻信”，不光文字工作，这两句话应该根植于每一个秘书的内心，成为做人和做事的信条。　　(二)秘书要培养独立见解。秘书的职责和定位是领导的参谋和助手，在职责上是服务于领导，就是说写工作汇报的人，基本上都不是念工作汇报的人。所以，大家在写工作汇报时，一定要学会站在念工作汇报人的角度，以他的身份去思考，用他的口气去说。

　　这与独立思考并不矛盾。我们站在讲话者的角度思考，是为了打开写作思路，学会从全局的角度看待工作;培养独立见解，是为了在纷繁复杂的各类素材中，抽丝剥茧、归纳总结、理出头绪、提炼要点，学会从全局的角度辨析问题、思考问题、解决问题[2]。助手是工作角色的一种表现形式，独立思考才是高质量完成各项任务的核心，尤其在思想、心态和见识上都成长为成熟的秘书之后，秘书的独立思考就显得更为重要。要做到有独立见解，可不是件容易的事。需要写作者对各项工作有着较为全面的掌握，对工作特点进行深入细致的思考。一个汇报的水平高下，主要就体现在这里。这种独立思考的习惯也是我调到其他岗位后，自己认为秘书这几年经验带给我的最大收获，这是后话。

　　三、收集素材库是提升文章完整性的小诀窍

　　我在度过了最初的工作报告魔鬼训练之后，深知6年的工科高等教育已经语言能力荒废，遣词造句的思维方式、基本的词组搭配习惯、段落层次的铺陈方法都是一片空白。已经调离单位的老秘书给我找了两大盒子的上级单位材料让我阅读。起初我并不明白这件事的意义，而且觉得公文报告千篇一律，令人昏昏欲睡。强迫自己开始阅读之后，第一次写工作报告的经历让这些材料一下不再死板，每一段落的层次能看懂，每一句话背后的深意也清晰可见，特别是形势和问题分析的论述部分，每篇报告都意义深远、直达要害、各有千秋。我忽然领悟到，一篇一篇的工作报告就是每个秘书写作班子的思想结晶，体现着单位主要负责人的思想精华和工作纲领，每一句话都值得背诵、分门别类地统计。特别是其他国企系统的材料，工作方法和论述方式更是让人耳目一新。

　　从此，我养成了看材料就收集素材的习惯。一是文学类素材，分为常用的公文成语、古诗词;表彰类和结束语的抒情句式、动副词搭配;论述部分的定义都是思想精华，必须收藏;四库全书中比较偏重人文类的常用古语我也做了摘抄，以备不时之需。二是政策性素材，上级单位重要会议报告的主旨和常用缩略语是肯定需要的，万万不可引用错，这要不就是政治性错误、后果严重，要不就是闹笑话、很不严肃。三是业务类素材，除了上级单位下发的各项业务指导性文件，其他国企集团的类似专业也会很多，而且同一业务方法论的东西大同小异，直接消化不会有原则性问题。四是订阅一些工作方法的杂志和书籍，学习各类公文写作经验，能形成文章的必是精华，吸收一点是一点。最后也是最重要的，我做秘书期间的三届总经理，每个人的风格都不一样、对材料的要求更不一样，我都分别对其纸质批示版作了总结，并用于每次的材料写作中，这也是体现秘书细心和忠诚的一大法宝。

　　收集素材的好处是显而易见的。基层国企秘书职责多，每天经手的事情非常繁杂，撰写工作报告只是每年中重要的任务之一，但频率最少，只有一年两次、最多也不过五六次，如果没有大量经过分类的素材库给自己一些安全感，起草报告的时间和心理压力就会很大，毕竟撰写工作报告是一个系统性工程，只懂业务，是写不出一篇漂亮、完整的报告的。一方面，把文章的基础素材收集整齐，多留些时间深入思考形势、分析问题、寻找措施，才能写出有深度、够水平、准确表达领导意图的报告，建立每篇报告的思想脉络，进而为每届总经理建立自己的思想核心。另一方面，我每次起草的工作报告总会有一些“新词”“新句式”，让领导班子审阅初稿的时候时不时有点“新感觉”，觉得我用了心，有新意。虽然最终稿大部分“新词”会在数易其稿的过程中被“无情的”删去，但是哪怕只有一句话是我原创的，都会觉得特有成就感，这可能属于文字工作者的小幸福吧。

　　其实总结起来，会写工作报告就一个技巧，就是大量阅读甚至背诵公文，达到梳理提纲、熟悉工作、规范语言的目的。近朱者赤、近墨者黑，多看多学优秀的文章，站在巨人的肩膀上，事半功倍。至于积累素材只是学习的一个方法，学习方法因人而异。如果大家觉得积累太麻烦，自己记性很好的话，不妨背几篇本单位或者上级单位的工作报告，词汇和层次问题就都解决了，过渡和结束语照搬也肯定不会有错，“照猫画虎”，初学者即使画不成“虎”，至少也能有模有样。

　　办公室的工作急、多、细、杂，只有优秀的秘书，才会被赋予写领导讲话的重任，被赋予这项任务也代表着领导对秘书的高度信任和对秘书个人能力、政治觉悟、综合素质的认可。作为秘书，自己起草、融合独到见解的讲话稿由企业最高负责人朗诵出来，让全公司贯彻执行的成就感是其他岗位的员工没有机会体会的。希望本文能够给各位新秘书一些实质的启发，做到了这些，就能在起草公文的时候“一挥而就”。

　　参考文献：

　　[1]施新.秘书写作[M].浙江大学出版社，2010.

　　[2]谭臻.公文写作一本通――电力企业公文写作使用手册[M].中国电力出版社，2014.