办公室业务杂志浅谈办公室主任的方圆艺术

　　《办公室业务》杂志原属中央办公厅所属国家档案局主管、中国档案出版社主办的办公类国家级重点刊物，现已完成“十二五”的期刊改制，是中南出版传媒集团主管主办的我国唯一公开发行的面向各级各类办公部门的综合性刊物，自1992年创刊以来，本刊秉承立足办公室实际、研究办公室工作、交流办公室经验、丰富办公室生活的办刊宗旨，深得全国各地办公系统领导及办公室人员的关注、支持和喜爱。
　　【摘要】“方”指得是原则性，包括规范和范围;“圆”指得是灵活性，包括技艺和策略。“方”是一种内在要求，“圆”则是一种艺术形式。办公室主任的方圆艺术即办公室主任注意将“方”与“圆”辩证统一地贯穿在履职中，即原则性与灵活性的有机结合。本文试图从开局、立威、管理、决策、用人、交往、激励六个方面，用谈话体的方式对办公室主任工作作一种普遍经验的提炼和升华，以期对各类单位的办公室主任有启发和借鉴作用。

　　【关键词】办公室主任,工作艺术

　　一个单位的办公室主任是这个单位中承上启下、沟通左右的重要角色，是单位行政运转的关键人物。这就要求办公室主任在单位管理中，注意将管理工作的原则性和灵活性实现有机统一，尤其要讲究随方就圆的工作艺术。

　　开局：先圆后方

　　办公室主任上任伊始，是转变角色、适应工作的开局阶段，切不可新官上任急点火，宜循序渐进，先圆后方。以热情、真诚的态度对待周围每一位同志，主动拉近与兄弟科室及下属之间的距离，让大家对你产生好感和认同感，从而不由自主地向你敞开心扉，以便较快地全面而又真实地掌握单位情况，为今后有针对性地开展工作夯实基础。待摸清真实情况后，管理才可以进入方的阶段，但也要注意团结并带领大家，在继承中融入己见，在容忍中纠正错误，以开拓进取的精神兴利除弊、砥砺前进。

　　立威：己方人圆

　　对己应方，对人要圆，也就是严于律己、宽以待人。为此，办公室主任在制度和原则面前要严格遵守、率先垂范，要有一心为公、管理为民的党性修养，绝不存有特权思想，以权谋私。对于下属，要时刻关注他们想什么、盼什么、忧什么、缺什么，体现组织的人性化关怀。在具体工作中，对有缺点和犯错误的同志要有容人之量。己方人圆有助于办公室主任树立良好的对外形象，增强自身的人格魅力，使自己的威信不断得以巩固并确立。

　　管理：有方有圆

　　过于求方，会使被领导者感到压抑;而过于求圆，又会使领导威信受到损害。正确的做法是，办公室主任要根据不同情境、不同人物，掌握好方圆尺度，做到有方有圆。办公室主任应建立一个适当的权威阀，在没有达到阀值的时候让下属有足够的自由度，即这时应以圆为宜。而在达到或超过阀值，一定要采取果断的措施和严格的方式约束下属，让他知道“权威阀”是不可挑战的，即应以方为主。在处理矛盾事件时，也应坚持有方有圆的艺术。若一遇矛盾，便采用强硬措施，往往会激发矛盾，而光用软办法，往往不能解决问题。因此，处理矛盾既要通情达理，又不能失之于宽。只有方圆兼顾，恩威并施，才能取得平衡，减少内耗，使工作的推进效益实现最大化。

　　决策：上方下圆

　　这里的方是指在执行上级的决策法规方面要不折不扣，顾大局，讲原则;圆则并非指圆滑和随意变通，而是要“吃透上面的，摸清下面的”，根据本单位自身情况，创造性地开展工作。上方下圆的核心是方中有圆，即圆再大，也绝不能超越方的范围。为此，在事关本单位发展方向的把握上，一定要准确领悟政策、法规精神实质，在充分结合本单位实际的基础上，再行作出决策。

　　用人：大方小圆

　　大方，就是说办公室主任在举荐、提拔干部时要公道正派，一视同仁，不搞远近亲疏，要让优秀后备干部的推荐、选拔、任用等一切程序在制度的框架下运行，不能利用领导特权搞变通执行。之所以还要提出用人中的小圆，那是因为有些同志不完全符合我们制定的标准，有的甚至有明显缺陷，但同时，他们的特长也很突出。对这部分同志要本着“不拘小节，用其所长”的原则，而不能死抱着完美人才的框框。只有这样，才能使单位所有同志都能把自己的光和热发挥到极致。只有在用人上充分做到大方小圆，才能使人才资源的使用实现高效化和科学化，也才有利于工作的开展和事业的进步。

　　交往：内方外圆

　　办公室主任手中都掌握着一定的权力，身边经常会聚集各式人等，这就使办公室主任处在一个复杂的人际环境中，面临很多诱惑，稍不小心，就会绊倒摔跤。此时，办公室主任若掌握好内方外圆的艺术，绝大部分问题都会迎刃而解。内方外圆指得是办公室主任的内心一定要明辨是非，坚持原则，牢记权力并非自己私有之物。在面对不正之风的诱惑时，要有坐怀不乱的气度，并努力做到“非礼勿视，非礼勿听，非礼勿动”，但在具体行为上则要表现得比较随和，晓之以理，动之以情，不让对方感到尴尬和难堪。

　　激励：神方形圆

　　激励的目的在于调动办公室全体同志的积极因素，减少消极因素，以最大的可能形成集体智慧和集体力量。神方，指的是激励措施必须坚持正确的原则、导向、尺度、方法，并努力做到公平、公正、公开。形圆，指的是在遵守相应的制度规定的前提下，要灵活运用各种激励手段，对不同的人采取不同的激励措施，从而引导他们追求更高层次的价值实现。