研究生论文发表加强高校学科档案规范管理的思考

　　学科水平反映了高校办学水平、综合实力，学科建设已成为高校发展的核心任务。近年来，随着学科建设在高校发展中的地位越来越重要，学科档案管理已成为学科管理工作的一个重要组成部分。文章是一篇研究生论文发表范文，主要论述了加强高校学科档案规范管理的思考。
　　摘要:随着高校学科建设的不断发展，学科档案在学科建设与管理工中的地位越来越重要，将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划当中，加强学科档案的规范化管理，建立学科档案管理机构和制度，建全系统、完整、详实、准确的学科档案管理体系，使学科档案管理经常化、规范化、制度化，将有助于推动高校学科的建设与发展。

　　关键词:学科档案,高校,档案管理

　　在高校推进学科建设过程中，需要充分认识学科档案的重要性，将学科档案管理工作纳入学科建设总体规划通盘考虑，建立健全学科档案管理机制，逐步形成学科建设档案信息资源体系，建立完整、全面的学科档案系统，创新学科档案服务机制，以更好地为学科发展服务，稳步推动学科建设有序发展。

　　一、加强学科档案建设的现实意义

　　本文所称的学科档案是指高等学校在学科建设和发展的过程中，组建学科队伍、师资培养、学术研究、对外交流等活动中所逐步形成的纸质文件、电子文本、影像资料以及网络数据等原始信息与资料的总称，这些原始材料记录了高校学科发展的历史，记载着学科演变的历程，也预示着学科发展的未来和希望。因此，加强学科档案规范化管理，对于明确学科发展任务，提高学科科学化、规范化管理水平，促进学科健康发展具有十分重要的现实意义。

　　(一)学科档案记录着学科建设发展历史

　　在国家、省(部)级重点学科、特色学科建设工程项目等多层次学科活动中，完整的学科档案在学科规划、研究重点、学科特色、科研成果等方面记录了学科的建设方向、建设目标和进展情况，记录了学科带头人和师资队伍变更情况，如科研人员学术梯队的结构等，记录了在同类学科领域内的所具有的地位和水平，需要充分挖掘资源，收集、整理，在学科建设过程中将其进行不断梳理、保存，将进一步体现学科建设成果的价值。

　　(二)学科档案为学科建设发展提供重要依据

　　学科建设只有经过长期积累的过程，才能够形成特有的学科文化，并保持一定的学科竞争活力，学科建设在继承传统科研取向的基础上，重在突出研究方向的前沿性。高校档案承载着学科的历史传承，蕴含着学科发展目标，通过对学科档案的整理和分析，能够帮助高校在学科建设中准确把握各学科发展的历史脉络，了解学科的优势和差距，理清思路，优化资源配置，把握未来发展方向，明确学科未来发展目标，科学制定学科发展规划，为学科建设发展奠定基础和提供佐证，促进学科健康发展。

　　(三)学科档案提高了学科建设资源利用

　　对于高等学校的各个具体而言，完整、详实、准确的学科档案能够从不同时期、不同角度反映学科建设的历史、现状，为学科申报、评估、管理提供了准确可靠的历史资料，学科的申报、评估和验收工作，大部分是利用各学科点通过网上填报表格或者上传申请材料，如果没有对学科档案科学有效的管理，每次申报的所有材料不得不再次重新收集、整理，不仅浪费大量的人力、物力，也会由于每次统计材料的范围和人员不同，在一定程度上影响材料的准确性和系统性，不能保证报表填写迅速、准确。同时，系统、完整和准确的学科档案信息共享，将为学科建设提供有力的支撑。

　　二、学科档案管理工作现状

　　(一)学科档案管理意识不够

　　目前，在一些高校学科建设工作过程中，普遍存在因为缺乏学科档案管理意识所带来的一些的问题，没有意识到全面范的学科档案对学科建设，乃至学校全面发展的积极促进作用，缺少在学科档案管理上人力、物力的投入，致使学科档案的收集过程中存在临时突击的现象，如在归档时，一些学科管理人员只注重科研结果的归档，而不注重科研过程中形成的学科档案的积累;此外，有些科研人员认为科研成果是自己心血的结晶，自我保存得很好，没必要归档;有的教师认为，材料放在自己手中，用起来方便;还有的教师怕材料归档后保存不善。

　　(二)学科档案管理规章制度不健全

　　高校在学科建设中拥有大量学科活动和学科管理工作产生的原始材料，虽然有的高校设置了学科档案室，规定了大体的操作流程和需要进行归档管理的文件种类，在学科建设因没有相关的规章制度进行学科档案管理工作，但是没有具体的规范要求和统一标准，学科档案管理工作无据可循，大部分将学科过程中产生的材料进行简单整理后，存放于档案盒中，遇到问题无从解决，不能做到规范管理，缺乏档案工作交流，未从档案管理的整体上形成一个规范化、标准化、科学化体系。

　　(三)学科档案管理手段相对落后

　　学科档案的载体不仅有纸质档案，还有相当一部分电子档案。一些高校在学科档案的收集、整理、归档和再利用过程中，学科档案管理部门仍然沿用传统的以手工为主，计算机辅助管理的档案管理模式，不仅工作量大，效率低，还很容易出错，同时也严重影响了学科档案的利用，不能保证资源共享。

　　(四)学科档案管理队伍不够专业

　　目前，高校学科档案管理人员多为学科团队成员兼职，缺少专门的学科档案管理人员，因为没有经过系统档案知识的系统培训，难免在档案管理工作过程中缺乏必要的学科知识和档案业务常识，面对学科评估指标和学科档案的整理会出现无所适从的情况，造成学科档案的收集、整理、归档等工作出现较为随意的现象，直接影响了学科档案的完整性和系统性，无法保证学科档案的质量，更不能适应对学科档案进行进一步的整理和开发的需要，也谈不上为学科建设工作更好地服务。

　　三、学科档案管理的主要内涵

　　(一)学科档案的主要特点

　　高校学科档案多属于原生态材料，能够客观、真实、生动、形象地反映出学校学科管理发展的实际情况及发展轨迹，主要有以下几个方面的特点：

　　1.多样化与复杂化。学校学科档案既有来自人文社会科学，也来自自然科学，并且伴随着学科构成不断调整，学科档案呈现多样化特点;此外，学科档案既包含着学科管理、学生管理的文件又包含专业建设、课程建设的资料，既有声音、图像等载体，又有文字等文本信息，因此，学科档案具有复杂化的特点。

　　2.分散性与周期性。学科档案大部分来自各学科点，形成的学科档案在构成形式上、时间上具有分散性;同时，实际工作中存在学年或学期可对学科档案进行划分的周期性。

　　3.知识化与专业化。学科档案既包含有学科规划，记录了学科人员的科研方法和学科管理经验，形成知识化的特点，又具有来各不同专业构成的复合体，具有典型的专业化特点。

　　(二)学科档案的主要内容

　　高校学科建设主要从提高学术水平、培养学科队伍、开展学术研究、进行实验室建设等方面展开，因此，学科档案主要以学科为单位，对各层次、各类型学科的申报书、批复材料，检查、评估、验收等活动资料进行系统收集、详细整理、全面鉴定以及完善分析的过程。

　　1.综合类档案。主要包括上级主管部门下达的关于学科建设的指令性、指导性文件，高校学科改革、学科发展规划、专业设置方面的规定和办法，学科在建设与发展过程中制定或修订的文件资料等。

　　2.科研类档案。主要是指学科发展过程中不同时期内申报、完成的相关科研项目的具体材料，包括学科组成员承担和完成科研项目、取得的标志性科研成果、获奖情况、申请与授权专利、发表论著及学术论文等资料。

　　3.师资类档案。学科在建设期间内学科在人才培养方面采取的主要措施，引进人才、学科带头人及梯队成员具体的更新情况、职称构成、学历结构、年龄结构及主要学术兴趣和研究方向、取得成果，能够体现培养水平的学生获奖等情况等材料。

　　4.社会服务类档案。主要体现了学科建设水平，反映在学科产学研用成果与社会实践的结合，对社会做出的贡献。其中包了申请专利、学科成果、与企事业单位在合作过程中的协议或合同，以及学科技术成果转让的合同等材料。

　　5.学术交流类档案。学科学术交流、合作等活动中，结合有关课题，由相关专业的研究人员为了交流经验成果而进行的论证、研讨活动，学科主办或承办的学术座谈会议，学科成员参加国内外学术会议，展示实验成果等资料。

　　四、加强学科档案的规范管理

　　为促进学科发展，需要充分认识学科档案的意义，将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划的总方案中，健全组织机构，配备专职人员，切实加强学科档案规范、有序的管理，不断完善学科档案规章制度，推进高校学科档案的建设和发展。

　　(一)树立正确的学科档案管理理念

　　高等学校应将学科档案管理工作纳入学科建设整体规划当中，充分认识到高校学科档案管理是学科管理工作的重点工作之一，把学科档案看作是学科检查和学科评估的重要依据。加强对学科档案管理的指导和监督，将学科档案的管理工作真正落到实处。同时，重视学科档案管理人员在档案知识方面的普及，使学科管理人员充分了解本学科材料的归档范围、归档流程及检索方法。

　　(二)完善学科档案管理机制

　　建立学科档案管理机构，健全学科档案管理制度是做好高校学科档案管理工作的前提和保证。因此，高校要在不断加强和完善校级档案管理机构的同时，还要积极在院、系设立院、系档案管理室，将其作为高校档案室的派出机构，及时履行院、系的档案管理职能，包括学科档案的管理。明确学科档案室学科档案管理的具体职责，进一步加强学科档案规范化管理，使学科单位相关管理人员及其所有教师都承担一定的学科档案管理责任，对各自形成的学科档案主动进行收集和整理，确保各级分散形成的学科档案能及时整理、归档，完整地报送到上一级学科档案管理部门存档。建立科学系统的学科档案工作制度、管理办法和档案分类方案，实施学科档案的动态管理，明确学科档案收集、整理、归档和利用的范围，使学科档案建设经常化、规范化、制度化。

　　(三)利用数字化管理实现学科档案资源共享

　　在学科档案管理中，充分利用数字化管理，实现学科档案资源共享。建立一个联动的纸质与电子的档案保存的机制，通过学科归档数据库，把所有涉及学科的上架装盒的材料通过影像扫描或文档形式上传到学校档案管理软件中实现永久保存，不仅提高归档时效性，同时建立索引，便于审阅和浏览。全校学科建设各相关部门在学校主要领导指挥下，协同合作，互通信息，利用信息平台建立学科档案资源共享平台，使学科档案资源在全校范围内及时实现资源共享。

　　学科档案是大学学科建设和管理工作的重要组成部分，随着高校学科档案管理机制日益健全，必将进一步提升学科档案工作程序化、规范化水平，使学科档案管理工作与学科建设更加紧密结合起来，发挥学科档案在学科建设中应有的作用，逐步形成高质量的学科档案馆藏资源体系，不断优化资源结构，推动高校学科的建设和发展。
　　相关期刊简介：《档案时空》创于1981年12月。2002年1月，《湖南档案》更名为《档案时空》，并改成月刊。创刊以来就立足兰台，面向社会，得到了全省档案部门各级领导、广大档案工作者和全社会的爱护、支持与帮助，伴随着湖南档案事业走过了20余年的风雨历程，在全国档案杂志中享有盛名。