合同数据库如何建立

　　随着我院信息化三期工程项目的深入，我院的合同管理、项目管理等功能及软件子系统现已初步开发完成，经安装调试运行后，达到了预期效果。对于新的合同已经可以直接录入信息并参与到系统管理之中，但原来签订的合同信息由于没有电子化数据库，只有纸质的信息而无法加载到管理系统里。而对于合同管理来说，合同数据信息库是基础。国内外就这方面的发展情况，只能提供各类数据库管理操作系统(软件)，对于各使用者来说，必需要靠自己应用该系统来规划设计、建立相应的数据库。

计算机与现代化

　　摘要：数据分析作为对企业实行科学管理，监督整个企业活动的重要手段，是企业制定政策和计划的主要依据，而合同管理也是一个企业生存和发展的根基，应做好合同的统计工作，进一步改进工作方法，形成一套合理有效的统计管理模式，真正体现合同统计的“信息”、“咨询”、“监督”三大职能。

　　关键词：数据分析;合同;意义与作用;思考

　　1 合同数据库的建立

　　为了使我院近10年来的合同信息进入到合同管理系统中参于管理，我们一是先对历年来的合同文本进行归类整理，提炼信息;二是按照合同管理子系统要求设计规划数据库;三是组织人力录入数字信息，建立起合同数据信息库。即将我院近10年的纸质合同信息化，建立数据库，供院里进行统计、分析与管理应用。

　　“合同管理数据库”采用网络化管理，查询、统计等各项功能设置全面，字段设置根据需要可及时增减，界面简单易操作。该数据库的全面启用，将本院合同管理纳入统一信息化管理模式，实行整体管理、分级维护、互动监督的管理机制，利用规范的数据录入，帮助用户清晰记录合同签订、合同变更、合同结算、合同收(付)款等信息。并形成对应的合同台帐、合同履约情况统计等各自综合统计信息，使合同各种信息的查询快捷、准确、清晰。为企业提供了更加便利的操作平台，全面提升了合同管理工作质量。

　　本系统基于开放的平台，B/S架构，后台使用SQLSever数据库系统，进行合同数据采集与统计分析、查询管理等。前台全面基于浏览器运行，用户能够随时随地登录并进行业务处理，不需要安装任何客户端，利用它可以把繁多的合同数据管理得井井有条;系统提供多种查询方式，有固定条件查询和自定义条件查询等，提供多种多样的，人性化查询服务。同时对于每个用户都是一套独立的权限，从根本上保证了客户资料和合同信息等数据的安全。

　　研究内容主要包括信息化在实际工作中的具体应用，计划经营与合同管理信息系统的设计与开发，管理信息系统与网络技术的紧密联系等方面。使用极其方便。强大的查询、分类、排序功能，使用户可以立即找到自己需要的内容，分析自己需要的数据，真正做到了随时随地、随心所欲，支持excel信息的导出，可以把生成的数据导入到EXCEL表格中为将来的数据挖掘分析及其他分析应用提供数据;支持定制打印，提供多种报表打印功能，充分满足使用者的需求。同时系统提供安全数据备份功能。

　　进一步完善我院合同管理工作，便于对2001年至今的合同进行查找以及对比分析。合同数据库的建立将大大提高我院合同管理工作效率，为今后合同查找、分析工作提供更为快捷、便利的工作方式，为我院院领导及各生产部门分析市场提供第一手基础资料。计划经营管理信息自动、有序、快速流通，提高了我院管理水平和相关部门资源共享程度，减少了重复劳动。使管理规范化、标准化，避免手工管理过程的模拟。合同号数据库的建立同时自动生成客户名录，用于年度顾客满意度调查、工程回访、顾客投诉，以及向保险公司提交相关资料。加强我院的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率，促进全院整体竞争能力的提升。

　　2 合同数据分析

　　在现实的企业经营运行中，谈到企业管理，人们首先想到的是企业管理体制、经营方式、组织形式、运行机制等，而统计的重要性往往被企业管理者所忽视。的确，企业管理体制、经营方式、组织形式、运行机制的有效与否，对企业适应市场经济要求，提高经济效益，具有重要的影响和意义。但假如没有科学的统计依据，从企业本身而言，各项管理就如空中楼阁，虚而不实，管理过程中就不能很好地找到切入点。因此，强化合同数据分析特别是合同统计，对企业的经营。

　　2.1 当前企业合同数据分析工作中存在的问题

　　目前的企业合同统计是将采集的合同信息设置为统计台帐并加以汇总，其工作过程是以手工操作为主。对于数据检索、分类查询及数据分析不能在短时间内完成，不能满足快节奏的经营管理模式，不能及时、准确、完整地进行统计调查，更不便于进行快速、科学、有效的统计加工和整理。

　　2.2 合同数据分析工作的意义与作用

　　我们有必要明确，对企业来说，合同数据分析工作是通过搜集、汇总、计算统计数据来反映所签订合同的分布及发展规律。合同数据分析信息有两个鲜明的特点：一是数量性。即通过合同数量、合同金额揭示单位在特定时间合同的数量特征，帮助我们对生产任务进行定量乃至定性分析，从而做出正确的决策。正因为如此，合同统计信息正越来越多地和其他信息结合在一起，如情报信息、商品信息等;而诸如此类信息，若能以统计数字显示或以统计数字为依据，则可利用程度也大为提高。二是综合性，世间一切事物都具有普遍联系。合同统计信息从整体上看，涉及国民经济各个行业，社会、文化、科技各个领域和人民生活的各个方面;也涉及宏观与微观的各个领域和环节。利用统计信息，不仅可以对事物本身进行定量定性分析，而且可以对不同事物进行有联系的综合性分析，既可横向对比，也可总结历史预测未来。由统计的特性所决定，如果一个企业建立或完善了合同统计工作制度，形成一套合理有效的合同统计管理模式，强化了统计管理，对企业而言，将具有以下作用。

　　阅读期刊：《计算机与现代化》

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