如何做好工程总承包项目文件材料管理工作

　　《供电企业管理》坚持为社会主义服务的方向，坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导，贯彻“百花齐放、百家争鸣”和“古为今用、洋为中用”的方针，坚持实事求是、理论与实际相结合的严谨学风，传播先进的科学文化知识，弘扬民族优秀科学文化，促进国际科学文化交流，探索防灾科技教育、教学及管理诸方面的规律，活跃教学与科研的学术风气，为教学与科研服务。

　　随着总承包公司的发展，就形成了以项目法人为主体，通过招标、投标、选择具有良好资质的工程总承包公司对项目进行施工建设，总包公司可以利用专业性公司的技术和管理优势，发挥设计在基本建设中的主导作用;克服设计、采购、施工互相脱节的弊病，进行合理交叉和衔接，取得缩短工期，保证质量，节省资金的效果。从2004年我院开始做工程总承包项目，档案管理工作就有院档案管理处负责。笔者通过几年来的亲身经历现就如何做好工程总承包项目文件材料的管理工作，谈一些初浅想法。

　　通过工程总承包项目竣工资料管理的实践，介绍了在工程总承包项目中各单位的管理职责，竣工文件材料的归档要求，强调现场资料的管理要与工程进度同步。

　　一、建立健全建设项目档案管理制度

　　建设项目档案的管理是个难点、弱点问题，由于电力建设项目工期长，这期间将会产生大量工程技术文件资料，妥善保管好这些工程技术文件资料，仅靠少数几个人员是不行的，要增强参建单位全员档案意识、有一套完整而行之有效的规章制度，才能做好这项工作。

　　2002年，国家档案局为了进一步规范基本建设档案工作，在对重大建设项目广泛调研和总结经验的基础上，编制发布了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》。电力行业对基本建设档案管理制定了自己的行业标准：《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》《供电企业档案分类表》从总体来讲给建设项目档案归档工作提供了规范化管理依据，但是由于在制订标准中不可能面面俱到，需要在实际工作中进一步细化。对建设单位和各参建方在建设项目档案管理职责、文件收集与积累、竣工文件的编制要求、审核与归档范围和保管期等做出全方位的规定，对受控文件进行全过程管理，为解决建设项目文件在形成和积累以及竣工档案在编制过程中的一些质量需要注意的事项，在工程文件管理中实行“三同步”既：工程一开始就与编制竣工文件同步进行;工程进行中就与竣工文件的积累、整编、审定同步进行;工程竣工时，要与提交一套合格的竣工文件同步进行，在很大程度上确保了建设项目档案的齐全、完整、准确，同时使执行者便于操作和掌握。

　　二、明确各部门职责

　　按照国档发[1988]4号《基本建设项目档案资料管理暂行规定》中的规定，工程建设项目实行总承包时，各施工承包单位负责收集、整理、编制其分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。工程竣工时由总承包单位向业主整体移交。

　　其一，总承包单位。总承包单位负责编制工程总承包范围内竣工档案移交资料的总目录和职责分工，经业主批准后实施;负责指导、监督各施工承包单位随施工进展及时形成、积累、整理竣工档案移交资料;负责随单位工程结束及时收集、审查施工承包单位整编的单位工程竣工资料。

　　其二，施工单位。负责按单位工程形成、积累和整编其分包范围内的全部施工技术资料，并随单位工程结束移交;负责整编试运方案、措施以及试运记录及验收签证证书等;负责所交工程竣工资料的完整性、准确性和系统性。

　　其三，调试单位。负责按照《火力发电厂及输变电启动调试工作的规定》要求，按分系统试运和整套试运、分专业及时收集、积累和整编所承担的调试范围内的调试大纲、调试方案、调试措施、调试记录和调试报告等档案资料，并对竣工档案移交资料的完整性、准确性和系统性负责。

　　三、明确文件材料归档要求

　　为加强各总承包项目文件材料的收集、整理、移交、保管和提供利用，确保向建设单位移交的工程竣工档案的系统、完整、准确，我们依据国家和行业的有关的档案管理规定，结合我院工程总承包项目的实际情况，制定每个总承包项目的项目文件的立卷归档办法，保证所收集到的档案的完整性和系统性。具体归档整理内容包括以下几个方面：立卷原则、方法;立卷过程中应遵循的要求;立卷归档要求;卷内文件的排列方法;案卷的组合、编目;案卷封皮、卷内目录及备考表的编制;案卷的装订;工程文件材料的归档范围、保管期限及文件材料的编号;工程文件材料移交份数、移交的时间及移交的程序

　　档案资料工作是一项极为重要的工作。工程档案是整个工程的真实记录;是竣工移交和评价工程质量的依据;是项目竣工后生产、运行、维修和工程改扩建的重要参考;是工程达标投产和工程创优考核、评价的重要内容和条件。

　　四、做好竣工资料移交工作

　　工程竣工资料移交在总包档案管理过程中是一个非常重要的环节，为满足业主达标投产要求，我们加强了下述环节的管理。

　　一是单位工程开工后的施工过程中，各施工责任单位要以“单位工程文件包”的形式随工程进展随时收集、整理、编制竣工资料，单位工程结束即单位工程竣工资料整编结束，一定要实现竣工资料编制与工程同步进行。二是单位工程进行整体评定前，施工单位要先向总承包单位移交本单位工程的全部竣工资料，总承包专业工程师负责对移交资料的质量进行审查。确认无误后报监理单位审核，对不符合要求的资料，应督促编制单位予以完善和补充。

　　三是调试竣工资料移交工序: 工程完成72+24(或168根据机组容量确定)试运后向总承包单位移交，并对竣工档案移交资料的完整性、准确性和系统性负责。四是竣工资料整体完成后，总承包项目经理组织相关部门对竣工资料进行整体验收，按照项目文件管理办法，向业主和院档案管理处整体移交并**交接手续。

　　五、总承包档案管理中应注意的问题

　　截止目前我院共完成十几个工程总承包项目，通过实践我们认为在总承包工程项目档案管理工作中，应注意以下几点：一是总承包商领导重视，明确专人主抓，工程初期进行工程资料管理策划;二是工程前期确定工程项目文件的立卷归档办法，明确要求;三是工程前期对分包商、项目部资料人员进行档案管理知识培训，提高业务水平和素质;四是加强中间过程管理，保证资料整理与工程进度同步，以保证工程竣工资料的准确、系统。

　　总之，项目建设总承包档案管理，贯穿工程建设项目的全过程，在整个工程建设中起着重要作用，我们总承包商充分发挥项目档案的组织核心作用，使施工承包单位明确各自在建设项目档案中的职责，监督、指导各施工承包单位随施工进展及时形成、积累、整理竣工档案移交资料，加强了项目档案全过程管理，保证工程资料的完整、准确。

　　参考文献：

　　[1]陈秀菊.电力科技档案管理手册(第二版)[J].北京:中国电力出版社,2006.

　　[2]陈玉恒.中外推行项目管理的模式及我国推行项目管理的战略选择 [J].工程建设项目管理与总承包,2006 (1).