公司秘书法律制度有何作用

　　有学者评价:“《澳门公司法典(草案)》对公司秘书法律制度的借鉴是大陆法系制度与普通法制度结合的一次典型范例。”②后《澳门公司法典(草案)》编入《澳门商法典》，公司秘书制度也成为了一项重要的商事法律制度。公司秘书属于普通法公司制度，由相关判例确定。③1971年英国“全景”开发有限公司诉菲德利期家具厂有限公司案(PanoramaDevelopmentsLtd.vFidelisFurnishingFabricsLtd)中，家具公司的公司秘书出于行政管理需要和第三人签订了一份车辆租赁合同，用以搭载公司客人，后发生争议。那么，公司秘书在无明确授权的情况下代表公司作出的行为能否产生法律效力呢?英国上诉法院判定其租车的目的主要是公司日常运作需要，“随着市场经济的日益发展，公司秘书不再只是一般文员，而是公司主要的行政管理人员，虽不能代表公司作出决策，但可代表公司签订有关行政管理方面的契约”④。换言之，公司秘书因日常管理需要作出的行为仍然是有效的，公司仍然应承担相应法律后果。香港作为普通法地区，法院可引用、参考英美法体系国家的司法判例。⑤后香港《公司条例》第474条第1款又规定:“公司须有一名公司秘书”，确立了公司秘书的法律地位。《主板上市规则》、《证券上市规则》等上市公司法律规范更是细化了上市公司的公司秘书规定。公司秘书制度的立法目的在于使公司经营权和执行权更加分明，提高公司机构管理的效率和安全性。⑥澳门《商法典》引入公司秘书制度正是为了适应日趋频繁的商事活动和全球化进程，但其具体规定则作出了更加符合大陆法立法传统的安排。港澳公司秘书制度规定的异同，向我们揭示了其在不同法律体系和社会环境下的作用及价值。

　　二、港澳公司秘书的性质和法律地位

　　公司秘书的性质在港澳均为公司高管，具有独立的法律地位，不隶属于股东会或董事会。香港《公司条例》规定公司必须设公司秘书。澳门《商法典》第214条第1款更明确指出公司秘书是独立的公司机关，具有独立于任何其他公司机关的法律地位。可见，在港澳公司秘书都被赋予了独立的法律地位，而非仅仅处于辅助性地位。

　　三、公司秘书法律制度的适用范围

　　港澳公司秘书制度的适用范围存在较大区别。香港《公司条例》作出了强制性规定:不论何种类型的公司，都必须设立公司秘书。而澳门则采取了强制性规定与任意性规定相结合的方式，“若公司有十名或十名以上的股东，发行债券，以股份有限公司形式设立或公司资本、资产负债表的金额或收入总额超过补充法规定的限额等，须设有公司秘书”，其他情况的公司则可根据需要委任公司秘书。⑦因此，在澳门只有达到了一定规模的公司才必须设立公司秘书。澳门公司秘书制度比较符合现实社会情况，因为澳门的中小企业占注册公司总数的99%，⑧须设公司秘书的公司事实上屈指可数。这样规定提高了中小企业的营运效率，又加强了对大型企业合法运营的监督。而香港作为亚洲金融中心之一，有众多上市公司。上市公司经营管理涉及了公共利益，因此公司秘书的作用尤为重要，这也是香港对上市公司秘书制度规定得更为细致的原因之一。

　　四、公司秘书的任职条件

　　港澳公司秘书任职条件规定有着一定的共同点。例如，除只有一名执行董事外，公司秘书可由董事会成员兼任，但不得以该双重身份作出同一行为。⑨不同点在于:首先，澳门公司秘书除了须具备完全民事行为能力外，并未要求其是澳门居民或在澳门注册的法人。⑩但香港公司秘书必须是居于香港居民或法人。○11其次，澳门公司秘书相关专业、资格和经验未作要求和限制，而香港公司秘书尤其是上市公司秘书必须具备相应的知识及经验，而且须经香港联交所认定。○12相比之下，香港对公司秘书的任职条件规定更为严格。

　　五、港澳公司秘书的权利和义务

　　香港公司秘书制度对上市公司秘书和非上市公司秘书的权利、义务作出了区分规定。香港《主板上市规则》规定上市公司秘书的权利义务不仅限于公司内部，如建立、完善公司法律文件档案，根据董事会命令对外发表公告，为公司及董事应履行职责提供协助，促进和提高公司的管理水平以及监督公司的运作等，还需承担一定对外义务，如及时向香港注册属报送和存档各种法律文件，与联交所及证券登记公司等保持经常沟通，定期接收公司股东名册并向联交所每月报送股份变动情况表等。○13澳门《商法典》规定公司秘书的职权和职责除了保证公司治理符合法律和章程，监督董事会行为，帮助董事执行公司决策并提供意见等以外，还特别赋予了公司秘书确认权和公证权。《商法典》第238条第2款规定“公司秘书对股东、董事本人在有关文件上的签名，公司簿册副本或转录本的完整性、真实性和适时性，以及公司章程内容、公司机关成员身份资料及其权利等三种事项均享有证明权，而且该证明可以替代商业登记证明”。商业登记属于公法行为，经商业登记的事项可以对抗任何第三人。澳门公司秘书具有公证权，其在公司治理中的作用可见一斑。

　　六、公司秘书的法律责任

　　根据港澳公司法律制度规定，公司秘书责任分为设立时的责任和公司存续期间的责任。第一，公司秘书于公司设立时的责任，澳门着重强调公司秘书行为的真实性、正确性和完整性;○14而香港《公司条例》则更侧重于公司在没有委任公司秘书或没有按照法律规定委任秘书的情况下的责任。○15第二，公司秘书在公司存续期间的责任制度。澳门《商法典》第245条至第250条规定，若公司秘书违反了法律、章程或合理注意义务，不但应当对公司承担责任，还应对公司债权人、股东及第三人受到的损失承担法律责任。○16香港公司秘书仅对其违反禁止以双重身份作出同一行为的责任进行了规范。

　　七、港澳公司秘书的功能评价

　　澳门的公司秘书除了具有监督功能外，还被赋予了文书公证、证明和保存等特殊职能，公司秘书的证明甚至可豁免部分商业登记。香港公司秘书的首要功能是保障公司正常运行，确保公司行为符合法律和公司章程的规定，提供运营管理意见等。

　　八、港澳公司秘书法律制度的作用和价值

　　港澳公司秘书法律制度在各个层面上有着一定的共同点，但却具有较多的不同点。那么，公司秘书在港澳两地公司治理中有着怎样的作用，又体现了什么价值呢?笔者认为，港澳公司秘书制度规定虽不同，但都是围绕着“权利制衡”这一价值理念制定的。公司秘书被称为公司治理的守门人，公司秘书和股东会、董事会一样，都属于公司行使权利能力和行为能力的一部分。○17公司秘书起源于欧洲企业的产生，“企业在欧洲最初以家庭作坊为主的中小企业居多，公司管理人基本都是公司的所有人，管理权和所有权并没有特别明显地分离，公司的管理模式属于‘家庭管理模式’，随着市场经济的发展，出现了股份公司、上市公司等涉及较多股东的现代公司。这时，股权被分散了，股东之间可能根本互不相识，事实上也无法有效行使管理权，导致股东对公司所有权和管理权的分离。但公司需要生存就需要运作和管理，这时候管理权就被授权给了职业管理人，如董事会或高级管理人员，公司的管理模式’演变为了‘经理人管理模式’。”○18在普通法系公司法律理论中，公司组织机构设置采取单轨制，不设监事会，监督权往往由董事兼行，难免会产生缺乏有效监督的现象，公司秘书制度就在这种情况下应运而生。○19公司秘书行使了部分公司管理权，其管理权主要是从董事那里分配过来的，从而分化了董事的管理权，起到了类似监督的作用，进一步提高了公司管理的效率，保障公司活动的安全性。香港因有较多上市公司，股东较为分散，所以公司秘书对公司活动监督和交易安全起具有重要作用。澳门作为大陆法系地区，公司组织结构仍然保有大陆法系公司组织架构中的监事会，但澳门《商法典》强调在具有一定规模和涉及公众利益的公司中必须同时设置公司秘书，其目的可能是为了进一步强化对董事行为的监督。由此可见，不论在澳门还是在香港，公司秘书的主要作用和价值就是为了监督董事或董事会的行为是否符合法律法规及公司章程的规定，提高公司内部运作效率，保障公司活动的安全性，这即是港澳地区公司法律制度对公司秘书作出特别规定的主要原因。

　　阅读期刊：《法律与生活》

　　《法律与生活》杂志由中华人民共和国司法部主管、84年创办。属于中央级法制新闻刊物(月刊)。在全国具有广泛的影响，曾多次获得国家级大奖，最近被国家新闻出版署列入“中国期刊方阵”并荣获“双奖期刊奖”。发行量为二十万(国内外发行)。