小议档案数字化管理系统具有的优势及必备的功能需求

　　摘要：档案管理是管理工作中的重要组成部分，仅依靠传统的档案管理方式已经无法满足时代的需求。随着信息技术的发展，利用计算机网络技术管理建设工程档案已经成为提高档案管理自动化程度和效率的最主要途径和最有效的工具。国内许多单位利用互联网开展的档案资讯网上服务，已成为提供档案利用服务的一种重要形式。本文通过实例分析档案数字化管理系统的功能需求、模块设计以及分析了相对于传统档案管理所具有的优势，得出不久的将来，档案数字化管理一定可以取得成功的结论。
　　
　　关键词：档案数字化，功能需求，模块设计
　　
　　前言：
　　1996年第十三届国际档案大会上，美国的《档案与博物信息》编辑D.比尔曼以《虚拟档案》为题，第一次提出了与物理档案（Physicalarchive）和实态档案库（Physicalrepositoriesofarchives）相对应的虚拟档案（Virtualarchives）。由此，也就相应地出现了“数字化管理”的“数字文档”的系统，所谓“数字文档”是将传统的纸张文档通过纸张扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据。将数字文档进行高质量保存和管理，实施知识增值，并提供在广域网上高速横向跨库连接的电子存取服务。数字文档的优点是：收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化和结构连接化。
　　目前国内档案数字化管理已经普及，网络和多媒体技术在档案管理中的运用，预示着档案管理向数字化管理的发展方向。笔者首先就档案数字化管理系统具有的优点进行评说，然后，针对目前一些地方在应用网络管理档案时，只满足于案卷目录的文字输入及一般的检索功能，对档案数字化管理系统的功能需求以及模块设计则涉及甚少，这一问题进行探讨。
　　
　　一、档案数字化管理相对于传统模式所具有的优势
　　数字化档案管理优点主要有：
　　1、文件的远程归档管理：
　　现在信息量高速增长，这些信息能否及时归档保存，显得尤其重要。有些信息档案的丢失，是单位或者个人都无法承受的。换言之，就是档案远程归档的问题。例如：一个建筑公司，有分布各地的若干个工程项目部，可以通过数字化网络及时归档，彻底防范档案的丢失问题。
　　2、文件的远程查询：
　　随着计算机网络的发展，这样可以大大地节约人们宝贵的时间资源，有些档案可以不到现场就可以进行浏览，解决了档案的远程查询问题。可以进行智能化检索，检索速度快，效率高，范围广。一次查询只需几秒钟；内容全面完整：不仅包含档案目录信息，也完整包含了具体的信息内容。
　　3、文件电子版的管理:
　　现在大量的电子文件没有经过科学的管理，在每个计算机中顺其自然地存在。电子文件的管理就迫在眉睫了。有研究表明：企业70％日常运作必须同各类纸质和电子文档联系在一起；档案管理数字化系统将人、信息甚至链接整个虚拟数据库里，能够挖掘出大量的、具有潜在价值的信息，并将它转化为知识财富。
　　4、同时对档案实体也起到了保护作用：
　　传统的档案保存方式一直采用纸张保存和目录管理，不仅占用了大量的库存空间，而且利用时需到库房直接调用档案原件，管理成本高，档案容易受损，如：纸张发黄、发粘、发脆等。因此传统的档案管理并不能从根本上解决档案原件易损坏等问题。实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存档案原件的调阅次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复利用和档案保管的矛盾，从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保护，确保档案实体的安全。
　　
　　二、档案管理对数字化管理的功能需求
　　档案管理系统的设计，首先要解决建设方提出的业务需求，基于传统档案专业管理需求、基于信息快速传递的时代需求，以及系统运营后产生的数据分类保存和设定。广州市某建设单位在建立适用于本单位的多媒体资讯系统时，收集了诸多方面的信息，并拓展了设计思路，就该多媒体资讯系统在用户功能需求以及系统模块设计，详细说明如下：
　　（一）传统档案管理的基本功能需求：
　　1.打印编目；
　　2.档案本地查询；
　　3.档案整理组卷；
　　4.汇总统计报表；
　　（二）系统功能模块设计：
　　对上述功能需求进行集中和分块，按照结构化程序设计的要求，整个系统功能模块划分二个层次。
　　1) 系统建立六大主要功能模块：文件管理、立卷管理、档案著录、档案利用、打印输出、系统设置。
　　2) 在建立之后的在日常运营中，将会面对大量的过程记录信息以及各个环节的变更信息等，在上述六大主功能模块下设置分功能模块。诸如：
　　3) 系统管理模块：案管理信息系统应包括添加管理员用户、修改管理员用户的密码和权限、删除管理员用户等；
　　4) 档案资料信息管理模块：档案信息的输入、查询、修改和删除，包括档案文件编号、题名、密级、文件类别代码、档案载体编号、归档单位、关键词、归档日期、经办人、文件的保管期限,是否有利用限制、是否在档和备注等；
　　5) 利用者基本信息管理模块：利用者基本信息的输入、查询、修改和删除，包括利用者类别、编号、***号、姓名、性别、电话号码、工作部门、**日期、借阅许可、经办管理员以及备注等，其中利用者编号、***号、姓名、性别是不可修改的；
　　6) 档案资料借阅管理模块：利用者使用档案资料的借阅登记、删除借阅，包括利用者编号、档案资料编号、档案资料名称、借阅日期、经办管理员和备注等，并对是否有对该档案资料借阅的权限进行核定；
　　7) 档案资料归还管理模块：归还档案资料的记录输入和查询，包括利用者编号、档案资料编号、档案资料名称、归还日期和备注等；
　　8) 系统日志模块：管理员所做的任何修改和删除操作应记录在案，此记录不可再进行修改和删除，作为历史记录保存；建立对档案信息操作者可靠的身份识别与权限控制，设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作人员时间、设备、项目、内容等；
　　9) 工程图纸管理模块：档案管理的一个重要的、新的领域。实现了DWG图纸的双图快速对比分析，精确定位图纸差异，并用警戒色提示和区分。两图自动叠加，直观查询差异原因多图同步浏览，方便在AutoCAD下对多张图纸的对比查看。
　　
　　
　　目前我国正处于信息时代，建立健全档案目录的数据库，文件库和多媒体数据库（照片、音频、视频等），通过与办公系统（OA）的整合，实现办公一体化，做到真正的资源共享，实现异地办公。随着计算机网络的进一步发展，我们完全有理由相信，不久的将来，通过全体档案工作者的辛勤努力，我国的数字化档案管理一定可以取得成功。
　　
　　
　　参考文献：
　　1、王庆丽，数字化档案管理之我见，中国教育，2009，1
　　2、王萍，宋雪雁，电子档案管理基础，北京：清华大学出版社，2006
　　3、林邦杰.JSP交互网站实务经典，北京：中国青年出版社,2001,3