浅谈人事档案管理

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发布时间：2011-03-18 10:48:33 更新时间：2011-03-18 10:48:33

　　【摘要】人事档案真实地记载和反映个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是个人自身成长历史的真实记载，为企业人事工作的决策提供了可靠的依据，为企业合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案管理要与时俱进，不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用；不断开拓创新，真正适应知识经济的时代要求；不断为企业的发展做出更大更多的贡献，开创档案工作的新局面，促进社会主义和谐社会建设。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，企业人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临着不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的工作实践，就人事档案的管理工作谈几点体会。
　　【关键词】人事档案管理；现代化；科学化；完善；与时俱进
　　人事档案工作是人事管理工作的重要组成部分，它是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据。改革开放以来，我国的人事档案管理工作取得了显著的成绩。但是随着社会主义市场经济体制改革的不断深入，近年来人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露。人事档案工作如何与时俱进，充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。
　　一、人事档案在人力资源管理中的作用
　　1.提供真实可靠的信息
　　企业要想真正做到知人善任、人尽其才，挖掘每个员工的潜力，发挥他们在各个岗位上的最大效力，就必须首先掌握有关每个员工的一些最真实最全面的个人信息，如员工的工作经历、思想品德、业务水平、个人技能、个人素质等。通过查阅员工档案了解每个员工的全部历史和全部工作经历，从而为企业的选人、用人提供有价值的参考信息。
　　2.提供重要的依据
　　人事档案为企业的一些重大决策提供了必要的依据。像绩效考核，又称人事考核、绩效评估、员工考核等等，关系着员工的晋升和奖惩，决定着企业对不同员工该采取什么样的培训方法，给予多少的薪金等决策。而绩效考核需要有大量的考核记录作为依据，人力资源管理部门可以充分利用人事档案，对员工的业绩、素质、能力等进行综合分析，做出相应的决策，从而保证企业决策的科学化、合理化。
　　3.人事档案可以优化人力资源的合理配置
　　人力资源配置是实现人与物相结合，提高人力资源使用效率和使用价值的重要途径。人力资源并不是静止的。随着时间的推移，内外环境的变化，会出现人员流动、岗位变化、优胜劣汰等情况。人事档案可以实现人力资源信息的共享，科学预测人力资源的需求，促进人才在各地区、行业、组织之间的合理流动，使人力资源得到最佳的配置。
　　二、当前人事档案管理中存在的不足
　　虽然人事档案在人力资源管理中起着非常重要的作用，但是当前人事档案管理的确存在着一些不足，并且在一定程度上影响了企业的发展。
　　1、人事档案材料不全
　　随着时代的发展，人事档案中有些信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少。一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。还有一些如学历、培训、职称等材料，在个人手中没有被及时归档。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。人事档案的内容不全面，反映一个人的道德品质、工作能力、工作业绩、培训方面的材料很少，给企业选才、识才带来了不便。
　　2、档案利用价值不高
　　由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的利用价值相对降低。不重视企业内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了企业人事档案利用率的降低。
　　3、合作意识淡薄，缺乏与相关部门的协作
　　人事档案管理不是一个单独的实体，而是与其他很多工作紧密相关。但是现今很多人事档案管理与企业的人力资源管理相脱节。员工的人事档案很少能提供人事部门所需要的员工的信息，相应的，人事部门也不会将新的员工人事信息交由档案部门保管。
　　4、人事档案管理的信息化程度不高
　　随着科学技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高。但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。这些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。具体反映在人事档案材料基本上都是手工操作，相对较为耗费人力、物力。而且手工操作的档案材料也不易于检索利用，易被人为破坏。在手工条件下形成的人事档案也不利于科学化、系统化和标准化管理。
　　5、人档分离的情况愈加严重
　　随着社会的发展，特别是人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的“单位人”变为“社会人”，人才的流动造成人档分离，弃档不用的人员越来越多。并且由于许多公司、单位对档案没什么要求，导致了这种人档分离的情况愈加严重。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心的档案管理费。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。
　　三.加强改进人事档案管理工作，适应现代企业人力资源管理工作新要求
　　1、建立健全科学、合理的人事档案管理制度
　　在人事档案管理工作中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度，必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案工作更加制度化、科学化、法律化。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效地鉴别，及时存真去假、查漏补缺。做到分类准确、排列有序、立卷规范、装订美观；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用寿命；遵循《查、借阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。遵循《档案人员岗位责任制》、《安全制度》、《计算机信息维护制度》、《干部档案登记簿》、《接收档案登记簿》、《转出档案登记簿》、《查阅档案登记簿》、《借阅档案登记簿》等制度规定。为了避免档案的丢失、改动，必须建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度。严格手续，做到转入、转出、接收材料有登记；查阅、借阅档案有登记。利用方便，提供准确，有效地制约造成档案泄密、涂改等人为因素。对档案管理中出现的问题，实行责任追究，保证档案管理规范有序。实践证明，建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。
　　2、增强服务合作意识，加强与相关部门的协作
　　知识经济时代，人事档案管理人员要更新观念，增强服务意识，积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务。人事档案部门要加强与相关部门的沟通，着眼企业积极参与市场竞争需要，抓紧人才信息库建设，不断强化人事信息的深度开发和综合利用。要加强现有人才评价业务的发展,拓宽人才评价的领域。创建专门的人才评价机构,专门负责人才的综合测评,将相关的信息存入档案,以备相关部门使用。
　　3、充实人事档案的内容，加强人事档案的时效性。
　　要适应新形势发展,就需要对人事档案的内容进行不断地充实优化。一方面要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等的内容；另一方面更要突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、职业道德等个性化的内容。
　　一是能力方面。重点记载个人文化程度、专业水平、继续教育情况,以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料。
　　二是业绩方面。要及时将流动人员的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案,为凭实绩选人、用人提供必要的依据。
　　三是诚信方面。要规范流动人员自身诚信状况的管理,重点记载党政干部廉洁自律、专业技术人员学术和技术水平,以及企业经营者缴纳利税等个人公共道德与行为方面的信用资料,并加强推广应用。
　　人事档案应根据时代的变化及现实情况的需要，不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时地补充到人事档案中去，增强人事档案信息的时效性。只有这样,才能使流动人员人事档案的利用价值得以提升,有关部门可通过档案记载确定对流动人员的选拔和培养,人们才会更加重视人事档案的重要性,在一定程度上也可减少“弃档”现象。
　　4、提高档案人员素质和全员档案意识
　　人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，要不断提高自身的政治素质和业务素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。。另外，企业档案管理人员良好的业务素质是促进企业档案工作规范化管理的首要环节和根本保证。要切实抓好档案管理人员的业务技能培训。一是各种有关档案的法律法规、规章制度、行业标准等规范性文件的培训；二是档案管理各环节的实际操作技能培训。同时，档案管理人员还应努力学习现代化的档案管理知识，以适应新的、更高的档案管理要求。
　　此外，还要提高全民的档案意识。通过各种手段，如展览，展现档案工作的各项职能；利用培训班、各种会议，以及各种公开场合，宣传档案工作的方针政策及其执行情况等等。通过广泛的宣传，增强全社会的档案法治意识，有利于为档案工作的开展营造一个宽松、和谐的社会环境。
　　5、加大资金投入，确保档案保管设施日益完善。
　　档案部门要不断改善办公环境，加强硬件建设。按标准按要求建设好规范化的综合档案室，包括档案室、办公室、接待室、阅档室；购置必备的档案柜，搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火、防尘、防鼠等配套保护措施；配置空调、电脑、扫描仪、监视器等先进的人事档案管理设备，进一步提高档案管理信息化水平，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，保证档案信息不失密、不泄密。
　　6、加强人事档案管理现代化和信息化建设。
　　人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。实现人事档案管理现代化，是人事档案服务于人事工作、人事制度改革与发展的需要，是我国整个社会主义现代化事业的一个具体组成部分，也是适应社会对档案信息需求日渐增强的客观需求。这就要求档案管理部门进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，提高人事信息管理的时效性。要提高工作效率，就需要对人事档案实行计算机辅助管理，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。并且根据需要，通过屏幕查阅有关内容。同时要充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新，通过网络，可以实行不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。既方便利用者又提高了人事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。通过档案管理工作的不断完善，档案管理必将更加科学有效，档案管理工作必将迈上一个新台阶。
　　总之，档案凝聚着企业的所有创造、所有知识，档案承载着企业人才的信息，档案管理不再是无足轻重。人事档案管理要与时俱进，不断学习现代管理理论、掌握新技术的运用；不断开拓创新，真正适应知识经济的时代要求；不断为企业的发展做出更大更多的贡献，开创档案工作的新局面，促进社会主义和谐社会建设。
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