湛江海湾大桥项目建设档案管理工作经验

　　【摘要】：湛江海湾大桥及连接线一期工程在领导的高度重视和科学管理指导下，采取一系列有效措施提升档案管理制度化、规范化和信息化水平，使该项目成为首个荣获“广东省重大建设项目档案金册奖”的项目，也在实践总结中得出了经验与体会。
　　【关键词】：路桥项目，档案管理，经验
　　档案管理工作是路桥建设项目管理的重要基础工作。详实的档案资料，是路桥维护和管养的科学依据。湛江海湾大桥及连接线一期项目自始至终将档案管理工作列为项目管理的重要内容，及时收集、整理、编制和保存项目档案资料。以“争创优质工程档案、争创重大建设项目档案金册奖”为目标，采取有力的措施加强档案管理制度化、规范化和信息化，使湛江海湾大桥及连接线一期工程成为首个荣获“广东省重大建设项目档案金册奖”的项目，被授予“档案工作质量优秀项目”称号，并在“全省重大建设项目档案经验交流会”上介绍档案管理经验。结合建设期档案管理的实际工作，主要有以下几方面经验。
　　1．领导重视是搞好档案管理工作的前提：项目筹建前期，筹建处主任亲自抓档案工作，从项目伊始就将档案管理纳入重要工作；项目开工至验收，分管的历任总工都深刻地认识到档案管理工作的重要性。行政一把手更是经常亲自过问，从人力、物力、财力等方面给予了极大支持。主要表现：
　　1．1加强组织机构建设，构建稳定工作网络。成立由总经理挂帅的档案管理组织机构，配备专职档案管理人员。档案实行统一管理，构建全线档案工作网络，明确各施工单位成立技术负责人分管该项工作，指定稳定人员承担档案管理工作，各司其职。
　　1．2加强制度建设，建立健全竣工档案编制与整理工作管理制度。根据《档案法》及其管理办法，制定了《竣工文件编制与档案整理办法》、《档案管理制度》等系列规章制度，明确档案编制及整理工作的内容和要求，建立有效的项目档案管理体制和工作程序，使各项工作有章可循。
　　1．3加强硬件建设。档案工作所需经费保证；性能优良的计算机、高速扫描仪、复印机、打印机、声像器材等必要办公设备一应俱全；并配备了密集柜、抽湿机、空调、防盗门窗、遮光帘、杀虫片、灭火器等做好防控工作。库房面积106.26平方米，对库房承重作了加固处理，为开展档案管理工作创造了条件。
　　1．4加强精神激励。为全线设定“争创优质工程档案，争创重大建设项目档案金册奖”的目标，号召为实现此精神理想而努力；领导亲自参与信息化档案软件开发，分管领导对一线档案工作人员的辛苦劳动表示理解，全力支持。从软件的重视到硬件设施的到位，无一不倾注领导的关心和支持，有力地增强了档案人员工作积极性和信心，为全线互相配合搞好项目档案工作提供精神支持。
　　2．科学管理是搞好档案工作的关键：
　　2．1档案资料的收集、归档要求准确、完整。根据路桥建设项目档案的性质和分类特点，以科学管理为前提，根据《广东省实施公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》，把项目文件材料分成八大类，即可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研项目文件。同时参照监理单位划分的单位、分部、分项工程表，结合各标段实际细化归档范围，以此为主线编制竣工文件倒排计划，逐步完善围绕八大类归档的档案管理模式。
　　2．2统一标准和样式购置档案盒、卷皮等各种装具，统一制作竣工图章和档号章，统一格式语句，务求全线统一规范。这样，既省事又一致，各施工单位集中力量注重内在质量，建设单位提供全线一致的指导要求和配套设备，齐全完整又保证质量。
　　3．特色措施是搞好档案工作的亮点：
　　3．1竣工资料与劳动竞赛挂钩，设立竣工资料整理专项奖金。明确将竣工文件编制的阶段任务写进劳动竞赛实施方案和生产目标管理责任书，督促档案工作相关人员落实工作责任制，通过每月检查、整改相结合，统计和上报同步进行；如当月未按要求完成竣工资料整理进度目标，将扣发该月专项奖金，此举对竣工资料质量控制起到了较明显作用。
　　3．2为使管理条例和技术指标细化、量化，公司编制的创“鲁班奖”管理手册，明确将内业资料质量处罚项目和金额列明；在对施工单位、监理工作的考核评分标准中第一条写明内业资料要求，提醒参建单位对竣工档案予以重视。
　　3．3实行竣工档案编制倒排计划。及早明确归档范围，统一报送格式，通过围绕归档范围制作工作报表，统计每月完成数量，使施工单位树立档案整理全局观，跳出只收集施工记录的误区，方便业主掌握全线进度和向上级部门汇报。
　　3．4项目文件材料收集、整理和归档纳入合同管理。在招投标阶段，把文件材料收集、整理和归档工作作为一项重要内容单独列入合同条款中，确保档案编制、整理有稳定的专项资金；通过与施工单位签署劳动竞赛生产目标管理责任书，对完成计划的施工单位予以一定的奖励。
　　3．5自主研发档案管理软件，推进项目档案信息化。组织懂软件开发、懂路桥建设和具有档案管理经验的人员进行攻关，按照国家档案管理标准规范,吸纳原有综合档案管理软件的优点，结合在建项目档案管理的实际、交通建设行业档案管理办法和档案信息化的发展趋势，经过几年的实践应用，实现全套档案数字化，为迅速检索原文提供便利。该软件小巧灵活，能够满足公路建设项目档案管理的需求，对促进项目档案管理的规范化和现代化具有积极的意义。
　　3．6集中办公，效果明显。项目建设后期，建设单位将主要施工单位档案管理人员召集起来，采用集中办公的新模式进行档案工作统一管理。所谓建设项目档案工作人员集中办公是指，参建各方以节约行政成本、提高效能为目标，将各参建单位档案管理人员集合到统一地点（同一座大楼或大院），进行集中办公和管理的工作模式。它不但能加强沟通、提高效率，同时为建设项目竣工资料迅速按标准整理成档案提供方便，便于规范统一，对提高建设项目档案质量效果显著。
　　
　　参考文献：
　　[1]史炜.宁波市卫生防疫档案管理工作经验.浙江预防医学,2000年12卷第3期:32-33
　　[2]张贵忱.田士良,洒泪播种,必然欢呼收割——铁领市地税局基层档案管理工作经验谈,辽宁财税,2002(7):42-43