从馆藏档案现状谈对城建档案价值鉴定的认识

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【摘要】城建档案馆经过20多年的发展，各项业务工作已步入正轨，馆藏档案门类日渐完善，档案数量急剧增长，利用需求呈多层次、多元化，使得馆藏档案数量和质量的矛盾日益突出，档案的鉴定已迫在眉睫，开展馆藏档案鉴定工作已成为许多城建档案馆面临的新课。
【关键词】馆藏档案现状档案价值鉴定认识
【正文】城建档案馆经过20多年的发展，各项业务工作已步入正轨，馆藏档案门类日渐完善，档案数量急剧增长，利用需求呈多层次、多元化，使得馆藏档案数量和质量的矛盾日益突出，档案的鉴定已迫在眉睫。由于受到诸多方面因素的影响，到面前为止，许多城建档案馆还是把主要精力放在档案的收集、整理、保管、统计、利用等环节上，对于馆藏档案价值的鉴定工作多处于停滞状态。城建档案事业要发展，馆藏质量要提高，馆藏要优化，只有通过对馆藏城建档案价值的鉴定，做到分清玉石、去粗取精、有效地解决馆藏档案数量和质量，才能使整体的档案处于最佳的管理状态，才能更好地实现城建档案的有效利用。笔者就从馆藏档案现状谈对城建档案价值的鉴定作粗浅的认识，以期同行的教正。
馆藏档案的现状：现象一、馆藏档案数量急剧增长，占用了档案库房和装具，影响了正常的接收工作。笔者所在单位成立于1987年，到1997年10年间，馆藏档案数量为10，831卷，排架总长度288.09米；2007年馆藏档案数量已增加到50,860卷，排架总长度1152.88米。到目前为止，新接收进馆的档案已没有地方存放，只好把库藏长期不用的档案移出。现象二、档案存而不鉴，鉴而不毁。随着现代化城市建设快速发展的推进，城建档案馆保存的档案数量与日俱增，目前，馆藏档案中部分城建档案所反映的实体已不复存在，失去保存价值；一部分短期保存的档案也已超过了保存期限，但档案仍储存于库房内，致使库存档案显得臃肿庞杂起来。现象三、阻碍馆藏档案数字化进程。近年来，随着信息技术的广泛应用，我馆已开始实施数字档案馆计划，对馆藏档案进行数字化扫描处理，以便为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备，但挑选什么档案进行数字化呢？是我馆目前遇到的一个棘手问题，那就是对馆藏档案进行数字化前的鉴定。
二、影响城建档案价值鉴定工作开展的原因：
1、八十年代，对于中小城市来说，城建档案馆刚刚起步，丰富馆藏是馆藏建设的主导思想，由于对“丰富馆藏”的片面理解，致使档案馆重数量轻质量，对进馆档案的接收范围也就随意扩大，使一些不应该进馆的档案也接受进馆。
2、各级档案行政管理部门对馆藏档案鉴定工作没有列入工作计划，没有提出具体的业务工作要求和实施意见，更谈不上有具体的量化考核指标和鉴定标准，使档案馆对开展这项工作缺乏外在压力。
3、档案馆人员少、任务重、业务经费严重不足，以开展的工作已够忙的，不愿再开展新的业务工作。
4、鉴定工作没有具体可操作的标准，又无经验，鉴定尺度难以把握，虽然城建档案的价值鉴定从理论上讲应以全面的、历史的、发展的观点来分析档案的价值，但在实际工作中，往往会由于每个人看问题的角度、观点、理解上的差异对同一份文件材料的保存价值产生不同的看法，下不同的结论，使鉴定工作难以顺利开展。
5、对城建档案鉴定工作产生畏难情绪，怕负责任、怕劳而无功。原因是档案鉴定工作同其他各项档案业务工作不同，档案价值鉴定涉及档案的存毁，关系到档案的命运，所以馆藏矛盾再突出，问题再大，反正档案还在库房里，但是一旦鉴定错了，处置失误，则不可挽回，责任重大，劳而无功。
三、开展对城建档案价值鉴定的必要性：
城建档案价值鉴定工作是城建档案业务工作的重要环节，是科学管理的客观需要，对提高馆藏档案的质量，安全保管城建档案，实现档案现代化管理，充分发挥城建档案的作用都有重要意义。
1、通过鉴定，可以提高馆藏档案质量，发挥城建档案的作用。保管城建档案的主要目的，是为了更好地发挥城建档案的作用，服务于社会。如不对馆藏城建档案进行鉴定，把已失去保存价值的档案同有价值的档案混杂在一起，不仅使馆藏档案臃肿庞杂，而且还给查找利用带来不便，档案的作用也就得不到充分发挥。通过鉴定，可以对不完整、不准确的部分采取措施进行补救，以保证城建档案的完整、准确，更好地发挥城建档案的作用。
2、通过鉴定，可以提高管理工作水平，便于城建档案的安全保管。如不对馆藏档案进行鉴定，把已失去保存价值的档案同有价值的档案一起保管，不仅过多地占据了库房的保管空间，浪费了大量的人力、物力和财力，而且还妨碍了档案保管条件的改善，影响了档案的安全管理。鉴定工作能把档案分清主次，对价值大的档案进行重点保护，一旦发生自然灾害便于进行重点转移和抢救，另外还可以腾出库房空间和装具妥善保管有价值的档案。
3、通过鉴定，可以减少计算机存贮前的准备工作量及计算机信息的存贮量，为电子计算机、光盘储存、档案缩微等现代化管理创造条件，更好的实现城建档案的有效利用。
四、对馆藏城建档案价值鉴定的认识：档案的保存价值，取决于档案自身的特点和社会利用的需要。即档案这种客体对主体——利用者需要的满足，档案也只有与主体的需要发生关系时才产生其价值，如果保存在库内的档案根本不被人所需要和利用，它们就毫无价值可言。由此可见，我们在鉴定城建档案的价值时，必须尊重历史，根据其形成的时代背景、历史条件，具体分析档案的内容和形式。同时又要从城建档案在城市建设中所起的作用、建设项目的规模、建筑物的结构、造型、技术水平以及在城市中所处的地位等方面来分析、评定其保存价值。具体要从以下几方面来认识：1、要解放思想、提高认识。馆藏档案也要“吐故纳新”，即一方面要不断地接收新产生的有保存价值的城建档案材料，另一方面又要不段地剔除过期的、失去保存价值的档案材料。只有这样，才能够提高馆藏档案的质量，保持馆藏优化，更好地发挥城建档案的作用。2、要正确认识丰富馆藏中质与量的关系。衡量馆藏是否丰富的标准是“数量充分、质量优化”二者不可偏废，在强调丰富馆藏的同时必须强调优化，因为确定档案去留的根据是档案的保存价值，而不是档案数量的多少，要正确认识质与量的关系，始终坚持数量与质量并重。3、要全面认识馆藏档案的状况，摸清家底，制定计划，加强领导。要做好对馆藏档案价值的鉴定，必须从本单位的实际情况出发，摸清家底，制订出切实可行的工作计划，内容包括：（1）、库藏城建档案状况的统计分析；（2）、本次鉴定工作的目的、范围、具体要求；（3）、较为完整的、科学的鉴定方案，并成立由馆长或付馆长、相关部门的专业技术人员、城建档案工作人员组成的鉴定小组，具体组织实施对本次的鉴定工作。4、要正确认识城建档案保管期限表的作用。建设部编制的《城建档案保管期限规定》是开展城建档案价值鉴定工作的依据和指导性文件。但是我们在具体划定城建档案保管期限时，应根据本市、本馆的实际情况，制定较为详尽的、适应本市、本馆的城建档案保管期限表。如果没有统一的标准，就可能使档案价值鉴定工作发生过宽或过严的现象，由于期限表对不同来源、不同内容、不同形式的档案文件规定了不同的保管期限，它标准明确、界限清楚，有利于档案鉴定工作的顺利进行。5、各级档案行政管理部门要正确认识馆藏档案价值鉴定的重要性。要把城建档案价值鉴定工作纳入到每年的目标考核工作中去，使城建档案鉴定工作经常化、制度化、改变“突击鉴定”的作法，并指定专人负责，要在本单位培养一支精干的档案鉴定队伍，进行日常的档案鉴定工作，取其精华、去其糟粕，真正做到随时向社会提供准确、可靠的城建档案材料。
总之，城建档案价值鉴定工作就是要做到不让没有保存价值的文件材料归档，对已失去保存价值的档案通过鉴定，予以淘汰，有效地解决馆藏档案数量和质量，达到馆藏档案优化目的。同时城建档案价值鉴定工作又是一项极为严肃、重要的工作，具有一定的风险性。因此，我们必须以科学的、实事求实的态度认真对待，要不断的摸索、总结鉴定工作中的经验和教训，切实做好城建档案价值的鉴定工作。