高职院校实验实习技术档案管理刍议

高等职业技术学院的实验室与实习场地，是培养学生动手能力、造就高素质人才的必要条件。随着教学改革的深入和实验技术的飞速发展与对实验设备、实验手段和实习操作的更高要求，实验室和实习工厂等场地所承担的教学、科研任务越来越多，实验室的设备档次不断地提高、数量也不断地增加。如我校仅从2007年以来，先后投入了约6000万元购置实验、实习设备，更新了大批的计算机，补充和更新了网络、基础实验设备和实习装备，给实验实习的工作注入了新的活力，促进了教学和科研工作。但是随着各种高新技术在实验仪器和设备中的广泛应用，各种实验技术问题和设备使用中的技术问题大量涌现。由于实验实习设施、设备种类繁多，生产厂家各不相同，制造技术和制造工艺参差不齐，加上使用人员的变更，使得实验实习设备在选型、采购、验收、使用、维修、改造、报废及残值利用等构成的整个运行过程中，造成对技术信息的依赖增加。因此，重视实验实习技术资料的收集和整理工作，建立一个切实可靠、详细全面、范围广泛、使用方便的实验实习技术档案已经非常必要。

2 实验实习技术档案的管理范畴

2.1 基本设施、设备技术档案

主要包括：实验实习用房数量、面积、结构、质量等资料；实验室台、凳、柜等设备配备情况账、册、表；实验室和实习场地的上下水、电、通风、采光、遮光、防盗、防火等设施配备情况；仪器配备和设备设施状况的账、册、表及达标情况；仪器设备工作档案主要包括入库验收、试运行、入账、正常运行、维护保养、技术革新、维修、报废销账等各环节中所形成的资料；实验实习设备订货合同、合格证、装箱单、最终验收证明和使用说明书；仪器设备配套情况表，用以记录仪器设备主件、附件名称及数量、附件示意图等。

2.2 资金投入档案

主要包括：实验实习用房、配套设备设施的投资情况；仪器投资情况；维修、改建情况记载；日常实验实习经费开支情况；财务资料的管理：它是学校实验实习档案管理的重要环节，实验实习的仪器，种类繁多，价值大，是实验实习教学的物质保障，是学校的重要资产，账目要每学期进行核对，要做到物物有账，账物相符，对报损的仪器也要及时销账报废，账目要清晰，整洁；另外，仪器应科学存放，教学仪器应分类编号，每柜有柜卡，柜卡填写规范，贴放整洁合理，定期核对，做到账、物、柜卡三统一。

2.3 实验实习人员档案

包括实验实习指导教师、研究人员、工程技术人员、实验技术人员、管理人员和技工等，他们的档案资料主要包括：人员姓名、性别、工作时间、教(工)龄、专业、学历、培训、进修、职称、专(兼)职、奖惩、劳保等。

2.4 实验实习管理档案

主要包括：实验实习工作规划、计划、标准、规定及要求；实验室建设及仪器、设备装备标准；各项规章制度、人员职责；实验室设施、设备及仪器的进货单、验收入库单、固定资产明细账、借用登记册、丢失报损赔偿单、盘点表；实验实习工作报告、统计报表；仪器、设施、设备的利用、完好、事故、差错情况；实验实习工作检查、考核、评估、总结、奖惩情况；利用房屋、设施、设备进行科研、教改、开放实验实习场所、开展科技服务、取得效益等情况记载；有关实验实习工作的会议记录及其他资料；实验实习管理文件材料档案，主要包括国家有关的行政法规、管理条例、规定、办法和实施细则等；实验实习资产，要建立仪器设备变动账、实验实习用房变动表、低值耐用品变动账、仪器设备更新率统计表、资产原值变动表等用以反映实验实习资产情况的历史与现状，这方面的档案资料应该长期保存；另外，还应建立易耗品变动账，但不必长期保存。

2.5 实验实习教学档案

主要包括：实验实习教学规划、计划、教研计划；各专业、年级教学大纲、演示和分组实验实习目录；各专业、年级实验实习课时数、实验实习人数、开出率、成功率；实验实习记录、通知单、学生实验、实习报告册；实验实习操作规程；实验实习公开课、观摩课、教研、典型教案、论文发表、参与上级部门组织的有关活动等情况；各专业、年级实验实习竞赛、期末考试等成绩统计表；校领导听课、评课记录；自制教具、课外实验实习、科技创新活动等资料；实验实习教学档案，主要包括实验实习课程教学大纲、实验实习教材或指导书、实验项目卡；实验实习课程计划申请表，实验实习教学任务书、实验实习安排表、实验实习报告样本、实验实习考试考核试卷和分析记录及成绩单；教学、科研实验和社会服务记录资料等。

2.6 其他资料档案

主要包括：上级下发的有关文件、批复；实验实习工作订阅的报刊、杂志、参考书等；实验实习工作的图片、录像资料等；外地、本校实验室、实验教学和实习工作经验材料。

3 加强高职院校实验实习技术档案的科学化和规范化管理

3.1 理顺管理体制，完善现代化管理网络，建立有效运行机制

高职院校实验实习技术档案现代化管理体制是指高职院校档案现代化管理工作的隶属关系、机构设置、职权范围等组织制度。实验实习技术档案现代化管理的核心问题是明确实验实习技术档案的主管部门，建立有效运行的现代化机制。实验实习技术档案作为高职院校全部档案的一部分，纳入高职综合档案管理部门统一管理。但这并不意味着所有工作由档案部门来做，档案部门的职责是管理档案实体，对全校的档案工作实施监督和指导。因此，必须建立与此相适应的现代化管理网络和有效运行现代化机制，应该由学院办公室、教务处、各系室、国资处、后勤等部门合作、协调，实施组织保障，将实验实习技术档案的收集整理列入实验实习人员的工作职责。

3.2 加强实验实习技术工作与档案工作的衔接，确保实验实习技术档案有效管理和良好利用

实验实习教学人员和档案人员应从全局出发，互相配合，共同搞好档案管理的衔接工作。实验实习教学管理人员要充分认识到实验实习技术档案工作是实验实习现代化管理工作的一个组成部分，不断增强档案现代化管理意识，把实验实习技术档案现代化管理工作纳入实验实习教学管理工作的范畴，建立健全实验实习技术档案现代化管理工作制度，做到实验实习技术工作和档案工作“三同时”, 即实验实习管理人员在制定实验实习计划的同时，布置实验实习文件材料收集；在检查实验实习计划执行情况时，同时有档案人员一起参与检查实验实习文件材料积累情况，了解是否符合要求，以便纠正和完善；在实验实习项目结束时，同时要审理实验实习技术档案是否完整、准确、系统，使实验实习技术档案的质量得到保障。其次，档案人员指导立卷工作是搞好衔接工作的关键，其业务指导工作必须做到把“规范化”、“标准化”要求贯穿于实验实习技术立卷工作的全过程，使档案现代化管理不间断，实验实习技术档案得到充实和完善。

3.3 建立实验实习技术档案科学的、现代化管理系统，提高档案的利用率

实验实习技术档案管理必须实现管理的科学化，管理技术先进化，及时引进先进的科学技术和先进的设备，充分利用现代手段进行管理、开发和利用。管理系统应加强同各实验实习技术部门的联系，架起档案部门和各实验实习技术部门之间的桥梁。重视档案现代化管理反馈系统，宣传国家相关的法规政策，收集各实验实习技术部门的有关数据并加以整理，撰写利用效率的分析报告，为档案利用决策提供咨询服务，处理档案利用活动中的善后问题。要设置使用者登记簿，定期或不定期向他们发放实验实习技术档案利用调查卡等，收集或登记对实验实习技术档案利用工作的意见和建议，以及取得经济效益或社会效益情况。通过信息反馈，适时调整实验实习技术档案利用工作的策略，使实验实习技术档案管理工作逐步走出一条自我约束、自我完善、自我发展的新路子。

参考文献：

[1] 逯建速. 重视实验设备技术档案管理提高高校实验室管理水平[J].铜仁师专学报，1999（2-3）：95.

[2] 王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998.

[3] 任蜀焱，周小鹏，赵禾.高校实验室技术档案规范化管理浅探[J].兰台世界，2008，(5)理论版：52-53.

[4] 陈玉.高校教学档案收集四法则[J].档案管理.2005(3)：67

作者简介：周宗相，男，1971年1月生，2006年毕业于西南科技大学法律本科，现工作于四川职业技术学院办公室。

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Experimental Practice in Higher Vocational Colleges Technical File Management Discussion

Zhou Zong-xiang

（Sichuan Vocational and Technical College Suining Sichuan 629000）

Abstract: Experimental practice in vocational and technical colleges need for file management, management areas, a set of standardized, scientific and effective, practical experiments and practice of technical vocational colleges archives management methods and measures .

Keywords: Vocational and Technical College; experiment; practice; file management