浅谈档案信息数字化与网络化

档案信息数字化就是将传统介质的档案信息通过计算机技术转化为数字化的信息。档案信息网络化就是在加强档案信息数字化管理的基础上，逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放档案资源，使之更好地为经济和社会发展服务。
档案信息数字化是档案信息网络化的基础
档案信息数字化是将各种纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案信息通过计算机技术转化为数字化的信息。在此基础上，这些信息通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，才能实现档案信息的网络化，才能真正实现档案资源的共享。随着科学技术突飞猛进的发展，档案信息的数字化、网络化是社会发展的必然趋势。
一、数字化档案应具备的条件。
档案信息数字化要求对档案进行分类整理、档案的交接、标引录入、图像扫描与处理、案卷整理、移交储存等工作全面采用计算机及相关技术的支持。主要包含以下内容：
(一)档案分类整理：要求对文档进行分解整理，包括原件的拆卷、起订、粘贴页撕开、页号编写有误的重新编号，并按扫描后的电子文件组织形式进行重新分类，以便于扫描时的批次处理。
(二)档案交接：分类整理后的档案应以时间先后或其他分类项顺序提出、交卷时编写档案的页号、需要扫描录入的文件页号及抽取不需扫描的页面，并按实际页数填写详细的档案交接清单，并由双方主管人员签字。
(三)标引录入：为了方便查阅与管理，打印制作档案目录及档案封面，对文字录入的标准性要求较高，但是要录入的文本域并不是完全统一的在某一页面上，一些文本域要在多个文件中选择，所以录入时需要相关档案管理人员进行指导，制作相应的录入说明，确保文本域录入的准确率。
(四)档案拆分：档案拆分前要对档案进行统一的编号，编制总页号后，要从中选中需要扫描的页面。再一次编制所需扫描的页号，两个页号需用铅笔的颜色或位置区分，以确保档案还原时能够清楚区别、核实页数。档案拆分时要严格按照要求，对不需扫描的页份进行标注。
(五)档案的扫描：原件的扫描与存储格式完全按照国家档案管理的统一标准要求扫描。扫描人员按照要求，填写移交清单(此移交清单是档案拆分人员和扫描人员共同填写)并签字领取，再进行纸件扫描。扫描图像使用先进的图像扫描处理软件(快图像系统)，扫描人员可根据原稿质量，对系统进行定义，如自动倾斜校正、自动去污、自动分文件等批处理功能。在由系统自动处理功能的同时，扫描人员根据原件的实际情况做相应的调整。
(六)图像处理：档案数字化可采用自动处理和人工处理相结合的方式，确保图像质量的完美。通过校对系统对图像进行校对，确保图像顺序正确、去斑点，在校对时，发现不合格图像及时返回前一工序进行改正。
(七)质量检验：对扫描处理完成后的图像页进行检验，对档案拆分、扫描、修正、去污、插图、照片的处理以及文本和图像页的匹配等质量进行全面检验。
(八)系统挂接：文本域录入和扫描处理检验后的图像成品，由系统自动进行文字图像与系统的匹配挂接。挂接到档案管理系统中后，进行再次的成品验收。
(九)案卷整理：档案管理工作严格按照国家档案局规定的相关标准和本单位的实际情况进行有序的整理，安排专人负责案卷合并与整理。
二、数字化利用系统的功能。
数字化利用系统应该能够为利用者提供快捷的服务，为工作人员提供方便的管理。它包括以下一些功能：利用者登记、档案检索、档案借阅管理等功能。
(一)登记、办卡：利用者来到档案馆(室)后，首先进行登记。对于首次查档的利用者，在登记时为其办卡，在将利用者个人信息保存到数据库的同时，将利用者的部分信息(如编号、查档日期、人数、利用权限)保存到卡中，IC卡是利用者利用过程中**各种手续、上机操作的唯一凭证。对于续查的利用者，只需刷卡来完成续查登记。
(二)检索：完成登记后，利用者可通过两种方式进行检索，即机检方式(IC卡)和手工检索方式。
(三)借阅：获准调卷后，利用者以自己的IC卡为凭据到阅览室进行阅览。
(四)复制：在对复制申请单进行审批后，管理人员即可为利用者复制相应的档案，并通过计算机计算并打印出利用者利用档案的收费明细。
这样就完成了从利用者登记、检索、借阅、复制到收费的整个业务流程，实现了对每一位利用者的服务及管理，在业务流程中生成的数据就成为了利用查询、统计、分析的原始数据。
总之，档案数字化系统的应用，可以提高管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，取得良好的社会效益和经济效益。不足之处，不能最大限度地开发利用已开放档案资源。
档案信息网络化是档案管理发展趋势
档案信息网络化是采用现代化的管理手段提高工作效率，由于计算机网络能与各处相连，且分布面广，同时具有双向传输功能，不仅能提供档案信息，还能获取与档案相关的信息，是传统手工操作及现在档案部门内部的计算机数字化管理系统无法比拟的。
一、可以实现资源共享。
档案馆计算机数字化管理系统通过网络化之后，各地的任何一个终端就可以使用网络中任何一个计算机系统储存的档案数据。在网络环境下，档案信息将走出档案馆，面向社会，面向大众，在更广泛的领域里为更大地利用者服务。这对于开发和利用档案资源，更好地发挥档案的作用都有着重要意义。
二、可以节约大量资金。
计算机网络化后，相对增加了计算机存储容量，提高了计算机使用效率。可以避免软件研制方面的重复劳动，在使用其他软件时只要送去必要的数据，即可获得需要的结果，使硬件和软件得到充分利用，为国家节约大量资金。
三、可以增强信息开发能力。
档案在网上利用的开展，可以解决档案人员力量薄弱，信息交流渠道不畅的实际问题，从而大大提高开发和传递档案信息的强度和力度，使档案工作进入良好的循环之中，以往档案人员为开发档案资源、档案利用而进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作，运用档案网络化只许少量人力用在必要的档案原件查阅工作上，档案管理人员将有更多时间用于档案数据整理工作上。
档案信息网络化需要解决几方面问题
1    解决网络财力。
档案信息网络化是将档案信息通过网络输送到利用者手上，使档案信息资源达到社会共享。因此建设档案信息化必须有一定的财力支持，在一些地方，档案部门单独建立网络就财力而言是不可能的。为了既节约资金，又能实现档案信息网络化，必须在政府建立网站同时借助于政府力量在政府网站上占有一席之地，即把档案网站与政府网站衔接，也就是使用政府网站的服务器，档案网站只配备交换机和操作平台，这样既省钱、省力又见效快。
2    内外网相结合。
档案馆在建立档案信息网络是要做到一套机器两套网络，即一套内网、一套外网，内网在局域网内运行，外网可直接加入国际互联网。这样做其一可以加速档案信息化的进行，档案馆可以集中力量搞好档案数据库的建设，对依法开放的档案直接录入互联网数据库，对未开放档案入局域网的数据库，一旦条件成熟就可以从内网数据库转入外网数据库进入互联网。其二可使数据库常年进行建设，不断充实数据含量。其三有利于正确处理档案保密与开放的关系。
3    数据库建设问题。
档案信息数据库建设是实现档案信息化、网络化的核心，各级档案馆应当集中精力搞好档案数据库建设，在数据库建设要做到：(1)先建立文件级开放目录中心；(2)后建立未开放档案文件级目录中心；(3)对现行机关的档案要抓好文档一体化建设。在接收到期机关档案的同时，接收同期的文件数据库磁盘，然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进