保持人事档案的真实性探讨

人事档案是指国家机构、社会组织在人事管理过程中形成的，记述和反映个人经理、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其各种形式的历史记录。人事档案是真实的历史记录，它如实地记载了个人成长的历史面貌和现状，因此，它具有凭证价值和参考价值。就人事档案的凭证价值上讲，这是它不同于和优于其他各种资料的最基本的特点。人事档案是确凿的原始材料和历史记录，在人才开发工作中，它可以成为用人单位查考、识别、选拔人才的依据，是在人事纠纷中认定当事人法律权利、义务和责任的证据，以及辅助人事工作的重要工具。就人事档案的参考价值而言，由于人事档案是当事人个人成长的原始记录，记录了当事人的思想品德、社会背景、学识能力、工作情况等等，因而就形成了可靠的广泛的可供参考的特征，这就是人事档案的参考价值。

近些年来，因原单位在当事人人事档案中记录了“不实之词”，或塞进“缺乏事实根据的对当事人不利的材料”等，造成对当事人的人身伤害或其他损失，由此引起的档案纠纷、争议甚至诉讼，经常见于各大媒体的报道中。怎样来解决此类问题呢?其实这是一个涉及如何保持人事档案真实性的问题。真实性是人事档案的生命，是人事档案能否正确发挥作用的基础和赖以存在的前提。

一、保持人事档案真实性的现实意义

人事档案是党的干部人事工作的重要组成部分，是具有查考和保存价值的真实历史记录，因此保持人事档案的真实性具有重要的现实意义。它的最直接的作用体现在对单位人员的考察、使用、提拔和制约上，是全面地考察人，选贤举能、知人善任的重要依据，是管理流动人员的凭据，也是编写人物传记、进行历史研究的宝贵资料，更是人力资源开发的信息来源。同时，人事档案与职称申报、职务定级、政审、户口等紧密相连，养老、医疗、失业保险等国家推行的福利政策也与人事档案相关联，在加强干部队伍建设、培养选拔大批德才兼备的社会主义现代化建设人才的伟大事业中，起着基础和连接点的作用，所以，它与人才的倡议问题有着不可分割的重要关系。具体表现如下：

(1)保持人事档案真实性，是人事档案的关键，是发挥其参考价值的基础和前提

人事档案是考察、了解员工的重要手段。一个员工的工作与生产实践活动、思想言行、政治、业务水平，以及个人素质都被记载下来，跃然纸上。人事档案有助于组织上根据每个人的特点，提出培训、录用、升迁等建议，达到“因材施教”、“量才为用”，调档人才群体的积极性。现代企业制度改革实施以来，企业实行专业技术人员、管理人员聘任制，使单位与人才在平等自愿的基础上建立了聘用关系。对一名优秀的企事业人才的要求，不只限于其工作能力上，其品行、背景，以往的工作实绩诸因素，都是考察的方面。通过出示个人的人事档案，就可以以此为凭，增加企业对聘员的信任程度和认可程度。

(2)保持人事档案真实性，是发挥其凭证价值的基本保证

人事档案作为澄清个人问题的最重要凭证，这是因为一般来说，人事档案伴随了人的一生,它记录了个人历史与现实的原始面貌，它可以帮助人事部门落实人事政策，平反冤假错案，调整工资级别，改善生活待遇，确定或更改参加工作、入党、入团时间以及解决个人历史上的遗留问题等等。因此，只有保持人事档案的真实性，才可能提供可靠的线索或凭证，成为查考、了解和处理问题的依据。

(3)保持人事档案真实性，为人才开发提供可靠的信息和数据

人事档案是人才开发的重要资源，组织、人事部门通过使用人事档案，从中探索人才成长规律，归纳出科学的人才培养机制,提高人事管理的科学化水平，为人才资源的开发提供可靠的信息和数据，适应了社会对人才的广泛需求的趋势。

(4)保持人事档案真实性，是科学研究取得突破的重要线索

人事档案为科学研究尤其是编写人物传记和专业史等工作提供了宝贵史料。人事档案内容丰富、数量巨大，有较高的史料价值;它是研究党和国家人事工作，研究党史、军史、地方史、思想史、专业史、撰写名人传记的珍贵资料;它是组织、人事部门形成的，其中许多材料是当事人的自述，情节具体，事情真实，时间准确，内容翔实，是应证历史的可靠材料。

(5)保持人事档案真实性，对现实工作具有重要的指导意义

它是做好组织、人事工作不可缺少的可靠依据。组织、人事工作的根本任务是知人用人，应做到知人善任，选贤举能。知人是善任的基础，要想知人，就要全方位地了解人,既要了解人的过去，又要了解其现在,而了解的方法除直接考察这个人的现状外，还必须通过人事档案，掌握其全面情况。实践证明二者的有机结合，节省了大量的人力物力,收效颇佳，从而为本单位工作的顺利进行提供了巨大的帮助。

总之,由于人事档案自身记述的内容及其所具有的价值,因此保持人事档案的真实性具有重要的现实意义。

二、保持人事档案真实性、实现人事档案价值的措施

基于上述人事档案真实性对国家建设的重要现实意义及失真带来的危害，我们应该从以下几个方面着手采取措施，最大限度地减少人事档案失真的现象发生：

首先，要增加人事档案形成程序的透明度。不论是当事人自己填写有关材料，还是单位或主管人员填写有关材料，尽量注意做到透明、公开，同时要及时赋予双方必要的人事档案知情权，否则，当事人如果通过其他途径获悉其人事档案内容，发现其记录事实不实，对其进行了“无中生有”的恶意中伤或侵害了其名誉，就很可能与用人单位对簿公堂。同样，用人单位若发现其员工人事档案“水分”很大，“修饰”过多，也会大为恼火，从而影响了人才的管理和开发，因此，要适当地增加人事档案形成过程的透明度，以减少失真现象的发生。

其次，在社会、个人和用人单位三者之间应形成相互监督、相互制约的互动机制。利用群众的舆论作用，形成广泛的监督、制约基础，严格限制档案材料的“弄虚作假”或“故意不作为”两种极端行为的发生，同时赋予个人和单位相应的知情权和监督权，防止用人单位“一手遮天”，形成三方互相制约互相监督的形式，这样方能最大限度地保障人事档案内容的真实性。

再次，人事档案管理机构应履行严格的审查手续，把好鉴定关。人事档案材料的鉴别是保证人事档案案卷质量的重要环节。由于人事档案材料的形成是多方面的，档案管理人员要坚持人事档案材料“取之有据，舍之有理，实事求是，审核细致”的鉴别原则，对每一份人事文件材料进行认真鉴别，严防不真实、不合要求的材料混入人事档案，避免对组织人事部门选才、用人产生误导，对来路不明及有异议的材料，档案人员要进行调查核实，既要对真实的材料一份不少的归档，又要严防虚假的材料混入档案，确保人事档案材料的真实性。同时，还要求能对个人或用人单位就材料真假提出的异议做出客观的评价，以保证归档的人事档案材料的真实性、合法性和实用性。同时也可以设立专门的评估机构，定期或不定期地对人事档案材料的真实性进行监测。

第四，结合《档案法》及其实施办法和《干部人事档案材料收集归档规定》的相关规定，制定适合本单位工作的严格的档案违法行为处罚规范和措施，对篡改档案、危害档案、歪曲事实的档案违法行为，要给予严厉的制裁，根据情节严重程度分别做出处分、处罚和赔偿等惩罚规定，对构成犯罪的还要追究其刑事责任。同时，对于举报违法行为有功的，可以制定给予一定奖励的规定。

第五，加强人事档案工作人员的思想政治教育工作。从工作人员着手，安排可以信任的人员担任人事档案的管理工作，对其进行职业道德教育，使其能够严格要求自己，以杜绝管理过程中档案失真的现象发生。同时严格规范档案编制的程序和要求，制定可行的管理条款，用制度来约束档案管理人员的行为，杜绝人事档案管理中的腐败现象。

综上所述，人事档案作为促进现代人事制度改革的有力工具，只有保持其真实性，才能发挥其凭证和参考价值，为现实工作提供重要的指导。