做好工程档案管理探讨

摘要：文档资料的整理及档案管理是企业管理的一项重要工作，特别是在工程建设过程中，组织规范的工程资料对于工程本身的建设以及后期的运行维护都有着重要的意义。工程档案是传承城市人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，做好工程档案的管理工作关键在于人，充分发挥人的潜力，使之能更好地为工程档案事业服务。

关键词：技术资料;工程档案;工程项目管理 ;档案资料

一、工程技术资料管理中存在的问题。

建筑工程施工技术资料是工程项目有关各方在建设管理、质量控制以及技术措施等方面的原始记录，是工程竣工验收的重要依据，也是日后维修、扩建、改建、重建的重要档案依据。也是反映工程质量和管理水平的依据。工程技术资料是建筑施工中的一项重要组成部分，一套完整的建设工程技术资料，应当真实反映建设的全部过程，从工程项目建议书、可行性研究报告直至工程竣工结束。工程技术资料可分工程前期审批资料、过程施工资料、竣工资料，其中，过程施工技术资料是对工程进行检查、维护、管理的参考资料，更是建设单位与施工单位对工程上进行竣工决算的有力凭证。当前工程技术资料管理中存在一些较为普遍的问题。

1、存在较为普遍的问题

工程前期审批资料是建设单位在项目申报时产生的资料，从项目建议书、可行性研究直到领出工程项目施工许可证为止，需经过十几家自治区市级行政职能部门的审批盖章，每一个职能部门又会产生很多资料，由于建设单位工程项目管理班子基本缺乏施工技术资料管理知识，而工程项目前期审批过程比较长，涉及的行政职能部门较多，没有专职人员系统整理会造成资料管理混乱。过程施工资料是工程施工过程产生的资料，是施工活动中过程控制的重要体现。由于施工单位施工班子配备不齐全，现场不设专职资料员的现象较为普遍，通常施工资料由技术负责人代做工程技术资料或有资料员兼职，造成各项资料内容书写简单，字体不规范，技术术语使用不标准，签字盖章残缺不全;施工资料与实际进度和建设情况不符：施工材料早已在工程中使用，但相应的产品合格证、质保单好材料复试结果还未上报监理审核;施工技术资料存在不完整、不真实现象，有些项目不能在一个分项/分部工程结束后及时整理好收集有关资料，而是集中事后收集整理补齐，某些单位为保证资料在时间部位上的延续好资料的整洁，可能将填写的日期有提前现象，造成资料的真实性;建设、监理、施工单位在进行工程资料收发时未按规定**交接手续，无文字记录;资料汇总分类不明确，资料前后顺序有误，卷内有重复资料等等。

2、存在问题的处理措施和方法

工程技术资料是各个阶段逐步形成的，时间跨度很大，一个项目的建设往往需一年甚至几年的时间，而整个工程建设过程环节繁杂，专业各异，不论是专业技术人员，还是专职资料员，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。建设单位在前期审批过程中产生的资料应有专人负责保管，资料进出应有明确的书面登记，做好台账。等到前期审批工作完成后应整理完成，并装订成册，这样便于资料保存和保证资料的完整性，也极大地方便了在施工过程中工程技术人员的资料查询。根据施工资料产生于施工过程的特点，在资料整理收集过程中，应明确人员分工，具体细化有关人员的责任，相互配合，及时反馈有关信息，各部门专业技术人员负责本专业的原材料、分部分项工程的隐蔽工程验收及有关施工资料收集、汇总及整理，定期将整理完的施工资料交给专职资料员，由资料员按规范要求对施工资料进行分类整理和归档。只有这样才能保证施工资料与现场施工进度相符，也保证了资料的真实性。工程竣工验收后，建设单位应及时组织规划、环保、人防、卫生、消防等验收，直至完成房屋产权证的申领工作。?

工程技术资料是工程建设过程中每个建设阶段，每一道施工工序、分项、分部工程的原始记录。有关职能部门对工程进行财务审计是在审核整个工程技术资料的基础上，对工程前期审批、工程招投标、工程决算进行审查，以验证工程建设是否符合规范要求。监理工程师对工程的验收是在审核施工资料的基础上，对工程实体进行检查，以验证施工资料的真实性。

3、推行全面科学化系统的管理

建设工程施工资料是指在工程建设过程中，建设单位、施工单位、监理单位从立项到建成交付使用过程中，所形成的应归档保存的文件、文件记录、图纸、表格、音响制品等形式与载体的信息记录。施工资料的形成、收集、整理，已逐步实现计算机管理。

我们应结合工程实际，完善检测手段，强化过程管理，提高科技含量，规范组卷方法的原则，充分考虑到建筑工程施工资料管理的科学化、规范化和信息化，强化了工程建设各方主体对工程施工资料的管理职责。补充了国家现行施工质量验收规范中对施工资料增加的内容，统一了组卷的原则和方法。提出了工程施工资料计算机管理的要求。这就要求施工单位配备计算机和工程技术资料软件，做好各方面人才的培训再教育工作，提高综合素质，进行全面的施工质量控制，比如施工组织设计应在施工前完成，由技术部门编写并经施工单位的技术负责人审批，填写《施工组织设计(方案)审批表》，再报项目监理机构和建设单位审批后实施。建筑安装工程的重要设备，系统调试，空载和负荷运行应编制安装调试、试运行方案等等。只有图纸会审，施工组织设计，技术交底、隐蔽验收，分部分项单位工程检验评定记录、竣工验收、质量回访等等一系列工作，都做到科学、系统的管理，才能收到显著效果，保证技术资料的真实性。

二、工程项目管理部门档案资料质量的控制

工程项目管理是以工程项目为对象的系统管理方法，通过一个临时性的专门性的柔性组织，对项目进行高效率的计划、组织、指导和控制，以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。它可以被称为一项复杂的管理过程。工程项目管理的目标是完成工程项目任务，其中包括工程档案的审核与归档。工程项目管理部门档案资料质量的控制重点在以下三个方面：施工图设计文件(含变更)、厂家资料、现场施工文件。

1、施工图设计文件(含变更)质量的控制：

施工图设计文件由设计院编制，是现场施工的依据，也是编制竣工图的依据。各设计院所出的变更单也基本存在工程名称、单元名称、项目号、图号等与规定的有所差异，重号、缺号情况较为普遍，并有大量的传真件、大量的变更内容。同时，代材单、变更单不注明原图号，给编制竣工图增加了难度。

做好设计文件质量的控制，首要的一点是资料人员要了解各设计院的特点，做好验核工作，验核的要求包括：

①清单与实物是否相符，目录与内容是否一致;

②图纸的工程名称、单元名称、项目号、图号等是否与规定的一致;

③本次来图与历次的来图有无矛盾或错误，代材单、变更单、工程联络单是否规范、有无重号或空号，存在哪些复印件、传真件，修改量大约占多少等情况。来目录时核对该目录及目录下的所有文件，来分目录时核整个专业的所有文件，来总目录或总分目录时核整个装置或单元的所有文件。验核应做到：发现问题及时进行汇总、处理，不能及时处理的应做好跟踪。所有设计文件存在的问题都应在项目中间交接前全部解决。

2、厂家档案质量的控制

厂家档案资料包含了物资供应中心采购部分(即甲方采购)及EPC项目由总包单位采购的部分。对于甲方采购部分，档案部门经过一段时间艰苦的摸索，略有成效，基本上能保证主要的资料收集齐全：基本上做到按要求领取及验核，如，要求物供中心提供移交清单并需注明项目名称、设备仪器仪表名称及位号、资料名称等，并进行验核清单与实物是否对应，每台设备是否至少有一份原件能满足档案的要求(整洁、清晰、签章齐全)，压力容器应同时有竣工图章和压力容器设计资格章等。并结合经验，主动出击，避免随机资料不齐，给归档工作增加难度，如：机泵的随机资料除了泵本身的性能曲线、使用说明书等外，一般应有电机的使用说明书(利旧除外);新氢压缩机组应包括压缩机部分、水站、油站、压力容器及配套的仪表、电气资料等。在没有合同或协议的情况下，对照设计图纸，了解采购情况及应提交的资料，争取在工作中处于主动，及时做好催交工作，迫使业务人员重新重视，对照合同或协议检查厂家资料，完善所交资料。对于EPC项目，档案部门曾寄希望于EPC单位的规范管理和有效控制，只是在合同中予以明确和规范，在施工过程中只是针对易于忽视的问题做了适当的提醒，结果发现厂家不按合同汇总移交，EPC单位质检人员不认真把关，造成随机资料归档不齐。虽然最终EPC单位不得不为此付出代价，但在一定程度上影响了归档时间。

3、施工文件质量的控制

档案资料管理是工程管理的一部分，工程的内容体现在项目图纸之中，若干套图纸构成一个完整的项目，这一点，项目管理、资料管理和工程监理都必须清楚，因而，项目管理单位应做好：下达计划要科学，图纸发放要严格按计划，资料的归档严格根据图纸的发放情况，如此环环相扣，方可做好资料工作。

如何在项目管理过程中进行档案资料质量的控制，对国内的工程项目管理来说是一个盲点，工程建设自然不能独善其身，需要有一个循序渐进的过程。将资料工作交由档案部门统一管理，即使工程管理更结合档案的要求进行，又使档案人员更接近工程、了解工程，减少双方之间的重复工作，虽然对本已满负荷的档案部门而言增加了不少工作量，但可通过适当的增员解决;对于专门的项目管理单位、施工单位，应培训档案资料人员，让资料人员同时既是档案专业人员，又是工程或工程管理人员，使之更好地架起档案与工程的桥梁，以确保工程档案的完整、准确，都为较为妥善的办法。而解决的根本还在于：将档案意识灌输给每一位管理者和参与者，在规范管理和完善制度的同时，理解资料工作，正确对待资料工作，使工程项目中每个工作人员发挥最大的优势，尽职尽责地完成工程项目，规范的档案自然就水到渠成。

三、重视工程档案工作

1、要重视工程档案工作，理解档案工作的意义。

搞好工程档案的意义至少有三层。其一、工程档案是工程建设的一个缩影，因此及时回收档案资料,加强档案管理，有利于及时了解工程建设情况，并加强工程管理。工程档案的前期工作为工程建设管理提供必要的工程决策信息，因此工程档案管理的好坏反映工程管理工作的好坏。其二、加强工程档案工作的管理，有利于加强对工程的监督。因此加强作为工程管理基础的工程档案管理，将有利于抑制当前工程领域的腐败。其三、真实的档案资料是一个工程项目的历史，是一种重要的资源，通过档案积累有利于对其研究，提高以后的工程管理理论水平。由此可见工程档案的重要性。

2、要建立领导负责制，配置专门的档案室，专人严格履行档案工作各项制度。

工程建设必须在工程初始起步时即严格按照规定建立档案工作领导负责制，并有专人做档案工作。便于对工程档案工作加强研究，并按照有关工程档案工作规定严格执行。实践中，我们先充分学习、研究了有关工程档案制度。配置专门档案室后，我们马上依据有关国家、行业档案规章，制定了自己的实用的《工程档案工作制度》、《立卷工作制度》、《归档工作制度》，对整体档案整理工作进行了指导。

3、要在工程有关合同中订立档案管理条款，加强档案的合同管理。

工程合同有“计划”的功能和“工程法律”的功能。如果能在工程合同中增加订立有关工程档案管理条款，将使得之后的工程档案管理做到“有法可依”。从工程合同的层面上有效管理工程档案，那当然会显著提高了工程档案管理的水平和工程整体管理的水平。内地实际工程管理中鲜有合同中订立档案管理条款，这就需要我们努力做好档案工作，在积累一定经验后逐步实践这一条。

4、平时要作好工程文件材料的立卷工作，及时检查发现解决问题。

工程建设中所涉及的所有工程建设单位工作人员，往往档案资料工作不在同一水平线上。因此及时调查了解各单位的具体情况，可以做到宣传先进，让后进向先进学习。这样有利于提高工程档案的整体水平，也有利于提高工程管理水平。

实践中，往往由于我们归档不及时，给立卷阶段的工作留下了空隙，从而影响到了整个工程档案工作和工程管理工作效果。这主要是由于工程建设中不少工程管理人员存在工程建设与工程档案“两张皮”的思想，从而严重影响到了工程资料建立工作的质量。只有充分认识工程档案资料与建设工程“一一对应”，是工程不可缺少部分的本质属性，我们才可能真正做好档案资料工作。因此，要把立卷阶段的工作做出成效，我们必须提高工程建设所有参与人员对工程档案的认识水平，坚持严格的工程管理，并且要加快后一阶段的归档回收工程资料工作。