探讨干部人事档案管理系统的设计解决方案

所属栏目：人力资源论文
发布时间：2013-01-17 09:55:46  更新时间：2013-01-17 09:09:46

1引言

1.1摘要:干部人事档案管理系统是一个能对各类人员档案进行综合管理的计算机管理信息系统。它既能管理干部档案，又能管理职工档案。通过使用该系统，使得档案管理工作更加科学、规范，管档人员将从繁重、冗杂的事务性工作中解脱出来，大大减轻了劳动强度，提高了管档人员的工作效率以及档案的利用效率。

关键词：干部档案;档案管理系统;人事档案

1.2定义

中文全称：干部人事档案管理系统

英文全称：Archive System

本报告用到的术语符合国家标准《软件工程术语(GB/T11475-1995)》。

1.3参考资料

有关的参考文件：

《干部人事档案管理系统》长沙三希软件有限公司编写的使用手册

GB9385-88 计算机软件需求说明编制指南

GB8567-88 计算机软件产品开发文件编制指南

GB/T11457-1995 软件工程术语

2总体设计

2.1需求规定

2.1.1系统功能

干部人事档案管理系统包括七个部分：系统管理、人员花名册管理、档案目录管理、档案及材料转递、档案利用及原件管理、管档单位及人员管理、法律法规查询。

2.1.2系统性能

充分考虑干部人事档案管理系统的需求特色，做到功能齐全;要求操作方便快捷，性能优越;系统要能在干部人事档案管理系统可能出现的各种环境下具有很好的稳定性;系统特别强调安全性，杜绝非法入侵，系统要能够使用过程中可能出现的灾难，具有很强的容错能力。

2.1.2.1可维护性

考虑到应用的多变性，系统采用层次化设计思想，每层实现特定的功能，并通过标准接口向上层提供透明的服务，因此，最大限度的实现了系统各模块的功能独立性，每一层的改动不影响其它层次。

2.1.2.2可扩展性

系统在设计之初要考虑到系统以后的扩展，除了采用层次结构，保证功能实现与通讯接口最大限度的独立，在与通信平台的接口设计上尽量标准化，以实现和新系统的无缝连接。

2.1.2.3安全性原则

系统的管理系统与维护系统设置了用户管理权限，采用帐号管理，对管理员采取有效的管理，最大限度降低内部管理、操作失误带来的不必要的损失。

2.1.2.4稳定性

在系统运行的稳定性方面，运行状态适时监听，发现异常情况通过运维系统自动提醒管理员;

2.1.3数据管理能力要求

数据管理能力要求能满足干部人事档案管理系统使用规模的数据处理需求，归档库大小不限。

2.1.4其他专门要求

出于系统安全性等考虑!系统采用了128位非对称加密算法的加密密钥处理，同时采用手写签名方式，因此对于密钥和签名图像管理需要系统管理人员专门处理。

2.3基本设计概念和处理流程

2.3.1系统管理

模块一：管档方式

人员分类

目前在干部人事档案管理中，所管人员是按某种分类来管理的，常见的分类有：

①.对于组织系统，一般只管理干部档案，人员相对比较单一，但所管干部涉及到的单位很多，且具有一定规模。

②.对于企事业单位，既要管理干部档案，又要管理职工档案，人员相对复杂一些，但一般只管理本单位或下属二级机构或企业的人员档案。

2、库房分区：

⑴.库房分区的信息内容

⑵.“库房分区”窗口的操作

3、档案存放方式：

人员档案一般按某种顺序存放在库房中，以便于检索和查找。目前，档案存放在库房中一般按姓名特征或手工编号来顺序摆放。

模块二;单位部门设置

单位设置：

单位是指所管档案人员涉及到的单位。

部门设置：

部门是指本单位内设的部门、处室、科室等。

用户设置：

用户是指使用该软件系统的人员，一般为信息(档案)处、档案科、档案室的管档人员，包括领导和负责人。

权限设置：

当建立某用户帐号后，并不意味着该用户就能使用该系统了，应定义其权限后，该用户才能使用有权限的部分或全部功能。

系统管理

系统管理员具有所有权限，且任何用户不能修改。

档案目录模板设置：

档案目录模板提供了一种初始的档案目录结构。

2.3.2人员花名册管理

花名册的建立与管理

档案人员名册是按分类来管理的，系统允许对不同分类人员使用不同的信息项，这是有需要的，如：对于干部与工人，其信息项可能不一样，干部一般有职务和级别，工人则没有，但我们可能更关心工人的一些其它特征。

档案人员的工作单位、管理类别、职务等信息发生变化时，需要及时修改人员基本信息。

人员查找与综合查询

该功能用于在档案人员花名册、人员档案目录等功能中定位和查找某人，可以根据人员的姓名、姓名拼音索引、箱号或者人员档案的编号进行查找。

综合查询用于设置比较复杂的查询条件在花名册中查找满足条件的人员。“综合查询”的结果可能是满足条件的一批人员。

职务和工资变动登记

职务变动登记包括：单位名称、职务名称、任职时间、免职时间、任职批准文电号、免职批准文电号。

工资变动登记内容包括：单位名称、职务名称、职务工资、级别工资、执行时间、批准机关及文号。

档案转移

档案转移，又称之为档案转库。是指当人员档案的归档特征发生变化时，人员档案的分类所发生的变化。

花名册打印

花名册打印用于打印不同“人员档案分类”下档案人员花名册和花名册对照表。一般情况下，档案人员花名册及对照表一年或两年打印一次，以备查阅。

姓名整理与目录查看

2.3.3档案目录管理

完成人员档案花名册的维护工作后，就要对不同分类的不同人员建立档案目录，即某人的档案材料中具体包含的材料内容，这样，即可以使得每个人的档案中的材料一目了然，便于查找，同时，又方便档案目录的增加、删除、修改操作。

档案目录管理主要的功能包括档案材料目录分类归档、材料分类录入、修改、删除等维护功能和档案目录的打印功能

档案目录整理窗口由三部分组成，分别是：

档案人员分类

人员花名册窗口

档案目录整理

查询花名册

未归档人员整理

录入原件

目录打印

整理完某人的档案目录后，即可打印其档案目录。

2.3.4档案及材料管理

档案转入

干部人事档案管理部门按管理规定接收档案时必须进行登记。

档案转出

在转出档案时，如果此人档案状态异常(已转出、已借出、缺档、无此人、在库)，系统会提示相应的信息，确定后系统依然支持下步操作，但明细窗口中字体会变成红色，以提醒用户。

2.3.6管档单位及人员管理

管档单位及人员管理是为了实现具有宏观管理职能的组织部门对下级管档单位、管档人员的全员管理，对档案业务进行宏观指导，对管档人员进行持证上岗资格认证等管理。

档案及保密

中华人民共和国档案法

中华人民共和国档案法实施办法

全国人大常委会关于修改《中华人民共和国档案法》的决定

中华人民共和国保守国家秘密法

干部人事档案

干部档案工作条例

中央组织部关于修订《干部档案工作条例》的说明

文书档案

机关档案工作条例

机关档案工作业务建设规范

中央档案馆接收档案的标准

行业管理

科学技术档案工作条例

科学技术研究档案管理暂行规定

乡镇档案工作试行办法

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