浅析如何加强事业单位科研档案的管理和利用

科研档案是科研事业单位工作中的重要组成部分，是一项重要的基础工作，科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图标、数据、声像等各种形式载体的文件资料，是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的科学技术信息资源，是实现科技成果转化及量产的重要载体。近年来，随着环境保护行业的不断兴起，科研课题的不断增加，科研事业单位每年都有新的科研课题开展研究和老的科研课题进行结题验收，如何加强科研档案的科学管理，保证其完整、准确、妥善的保存和充分利用，是科研事业单位档案工作者当前要解决的问题。

二、现状及存在的问题和原因

1.对档案管理工作重视程度不够

一些单位对国家档案法律法规的学习和贯彻力度不够，认识不足，导致单位对档案管理工作不够重视，制度落实不到位，造成档案管理不够规范。以科研档案为例，科研档案是科技管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，而单位往往忽视了对科研档案的全过程管理，只在结题和评价的时候进行资料收集归档，没有从始至终贯穿于整个课题的研究过程中，轻过程重成果，造成科研档案的资料缺失、不完整。

2.档案管理缺少后备力量，各部门缺少衔接

一方面，目前有些单位档案管理部门人员较少，缺少对后备力量的培养，致使档案管理人员在空缺状况下没有后备补充，临时接手人员由于对档案业务不熟悉，造成业务工作无法正常开展，科研档案出现断档现象。

另一方面，科技管理人员虽然是科研档案收集的前端，但科技管理人员又不是专职的档案管理人员，对档案管理的一些业务知识不了解，不能与档案管理部门实现有效衔接，造成科研档案在收集整理过程中不能实现同步收集，也容易出现断档现象。

3.档案部门现代化管理设施落后，未按规定进行设置

有些单位由于资金投入或对档案管理工作的不重视，导致许多单位的档案存储设施年久失修，损坏严重;而在档案的存储和保护措施方面也没按要求进行设置，例如没有按照要求设置档案库房，没有必要的通风、防潮、防火、防虫等措施，致使有些珍贵的档案损坏严重，造成档案的残缺。

4.档案资源的开发和利用不完善

各事业单位在档案工作中往往只重视档案的收集、整理、保存等工作，认为档案就是保存好不丢失就行，忽视了档案的另一个重要作用，就是档案资源的开发和利用，档案是宝贵的历史资料，档案管理部门在管理的过程中要最大限度的开发和利用这些资源，让档案最大限度发挥它的利用价值。

三、新形势下如何进行科研档案的管理和利用

科研档案是一个有机的整体，是宝贵的历史文化财富，如能开发和利用起来，让科研档案发挥应有的作用，是科研档案管理和开发利用的最终目标。科研档案的质量高低，可以直接影响到科研成果在转化过程，特别是在科研成果的小试、中试及量产的阶段中，完整的科研档案可以为以上各阶段提供详细的技术数据支持，如果科研档案技术数据缺失，就可能造成项目的决策错误并带来经济损失，因此科研档案的全过程管理就显得尤为重要。具体措施如下：

1.强化认识，增强责任感

科研成果是科学技术研究单位的重要业务工作，科研档案是记录单位从事科学技术研究过程中形成科研成果的各种形式的文件资料，具有重要的保存和利用价值。对科研事业及有关单位有效开展各项工作、保护知识产权和著作权、维护合法权益等具有十分重要的意义，档案为党委、领导决策提供了必要的依据和条件。因此对档案管理工作一般的认识不行，泛泛而谈不行，必须强化认识：要充分认识到档案管理不是一个部门的事情，档案管理部门和各个业务部门应该是联系在一起的，搞好档案管理工作是各级领导与全体人员的共同职责，单位档案管理部门要本着对历史负责、为现实服务的态度，切实增强档案工作者的责任感和使命感。

2.强化培训，提高素质

提高政治素质,加强对单位档案管理人员的业务培训，以科研档案为例，科技管理部门是科研档案的前期收集部门，科技管理人员要与档案管理部门实现有效衔接，这就要求科技管理人员应该详细了解科研档案的归档流程，要认真学习科研档案归档的各项要求，单位档案管理部门要将与自己部门相关工作人员的档案业务培训作为档案管理的基础工作来抓，积极组织这些人员参加各级档案主管部门举办的档案业务知识培训，培养一批业务能力强的档案管理人员是实现档案科学管理的有序进行。

3.强化制度、规范管理

完善本单位的档案工作制度。根据上级的规定和要求，结合本单位的实际情况，建立档案的收集、整理、鉴定、统计、利用、销毁、归档和移交等工作制度。还要根据上级各部门最新下发的档案管理文件要求，单位要根据实际情况对现行的档案工作制度进行修改和完善，做到与上级同步。科研档案管理工作是科研管理的重要组成部分，科技管理部门应根据单位档案管理部门制定的科研档案归档制度严格执行。

科研档案的归档应按文件要求规范进行，要做到与科研工作实现同步进行，要充分认识到科研档案不是简单的科研成果的归档，而是科研工作的全过程归档，包括了课题的立项、开题、研究、阶段性研究成果汇报、科研成果的验收和评价、科研成果的上报登记与奖励及专利获得等各阶段的归档记录，后期还要对科研成果的应用和转化情况进行补充归档，从而保证了一个科研成果归档的完整性，这些对档案管理人员对科研档案的后期整理归档阶段有很大的帮助，便于其他部门查阅和利用。

单位应加强对档案工作的重视、加大对档案设施的投入，包括库房的设计、档案装具的摆放、通风、防潮、防火、防虫等都应按照要求进行布置，并按要求规范管理，可大大减少人为和自然因素给档案带来的损坏。

4.加强科研档案的信息化建设实现档案的高效利用

信息时代，科技的飞速发展，计算机已广泛应用于各个领域，档案管理工作实现信息化管理是必然趋势，合理开发利用档案资源、延长档案使用寿命，提高工作效率是当前档案管理改革的主要任务。档案部门要利用计算机等硬件设备和软件系统对档案进行有效的整理和收集，实现纸质和数据档案的并存，利用官方网站面向社会提供高效的档案信息搜索和利用服务，实现资源的共享，方便民众，提高了档案的利用效率和档案管理部门的工作质量。

总之事业单位科研档案的管理和利用，离不开领导对档案工作的重视，离不开档案管理部门和科技管理部门的协同作战，没有科技管理部门的全过程管理就不会有一个完整的科研档案;没有档案管理部门的规范化、制度化管理，就不会实现科研档案的完好无损的保存和档案资源有效开发和再利用，实现科研档案应有的价值。