人事档案管理如何现代化建设

　　人事档案关系到个人经历、学历、家庭关系、社会关系、工作情况，有无奖惩等各方面记录。是人事、组织、劳资等部门在培养、使用员工的参照标准，是对其整体的了解和考察员工的依据。我国的人事档案工作产生的比较早，根据现有的史料记载，早在殷商时期，人事档案工作就已经建立起来了，当时从事档案管理的人员，他们把收集的档案集中放在宗庙里，按照一定秩序排列，这也就是“归档”。唐朝的时候针对人事档案有明文规定，档案要经常检查、整理和修复，防止毁坏，确保长时间保存。唐以后，宋明清沿袭了唐代的科举制度，同时也继承了唐代人事档案工作的做法，以材料形成的时间先后，数量的多少进行整理，方便查找，清代光绪二十七年，吏部组织人员用了一年的时间对旧档案进行清理和鉴别，把没有价值的档案销毁，有价值的集中封存。新中国成立以后，我国的人事档案工作全面的发展，并逐步走上了制度化、规范化、现代化之路。在中央组织部、国家人事部、劳动部领导与指导下，实行集中统一、分级负责的管理体制。为了适应人事管理制度改革，中组部、人事部、劳动部、教育部，制定和颁布了一系列制度和规定，如1991年《干部档案工作条例》、1992年《企业职工档案管理工作规定》、《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》、使人事档案管理有法可依。

　　2人事档案存在的问题

　　2.1档案存在断档，信息没有与时俱进

　　人事档案是国家档案的重要组成部分之一，所以人事档案有一定的保密性，一些从事人事档案工作的人员缺乏主动性，人事档案材料只限于党团关系和工资调资等方面，在人员升迁、培养等方面，没有发挥作用。有些基层单位在收集档案的过程中，个别领导和人员以创造经济效益为主要目标，对人事档案意识淡薄，档案资料收集不全，导致部分档案不完整，不能和个人经历相匹配，认识不到人事档案潜在的信息。由于档案存放都是纸质版存放，无论是由于个人利益故意修改档案，还是在工作中的失误造成信息的差错，原因都是人事档案管理制度不健全，档案管理保密性的丧失。传统档案的内容比较单一，内容比较老套，并且都差不多，没有个人特色，个人的素质、能力、信用，没有在档案中准确的显现出来，用人单位调阅档案看不到有用信息，所以现在一些单位也就忽略的档案查阅的工作，这就导致档案管理部门档案管理意识单薄了。

　　2.2人事档案软件和硬件投入不多

　　现在一些相对落后的地区，档案管理条件比较差，卷柜配备不齐全，没有温湿度控制设备。传统人事档案管理投入都不高，管理方法相对落后，档案室和办公室融合到一起，没有单独添加防火、防盗、防潮设备。此外，个别人事档案管理人员文化素质和业务水平不高，服务态度，傲慢、摆架子，没有从传统的“管人”与“管档”的思维调整到“用人”与“用档”的思维上。国内一些私企对员工的档案认识不高，看重工作经验和工作能力，忽略了档案的重要性，人事档案大多为纸质档案，调阅不便，没有研发相应的办公软件。

　　3人事档案现代化建设

　　中国现在是高速发展的社会，高速发展的同时也是建设效率型社会和节约型社会，人事档案管理资料比较繁杂，所以更需要有效率性和节约性，这就相应的需要人事档案管理水平的提高和社会对人事档案重要性意识的提高。就目前而言，人事档案还是以纸质内容为主，电子档案内容比较少，查询不便，履历容易更改等问题。

　　3.1人事档案信息标准化和现代化

　　人事档案社会化管理就是整合人才信息，当有用人单位招聘员工时，在面试之前可以通过档案中一些可以公开的信息进行查询，查询员工的信用、个人经历、个人爱好和能力是否与用人单位所需要的相匹配，而不仅仅是过去的个人经历和党团关系，通过一些系统软件的支持，实现统计、查询、利用等功能。这就要求全国各个管理机构统一软硬件环境，实现认识档案的标准化和现代化，以便未来各机构、单位实施利用，建设全国的人才储备库。

　　3.2人事档案信息的电子化和网络化

　　从纸质档案到电子档案的过度过程中，确实需要很大的工作量，大量的数据录入、管理系统研发的资金投入。但一旦这个工作完成，未来的档案管理工作效率就上来了。在此基础处上，各个地区的机构完成自己区域范围内的档案信息录入，人事档案电子化的基础上，在不违背保密规定的情况下，利用信息网络化，实施档案信息的异地共享和无纸化的档案管理工作，档案信息网络化和档案信息保密性相结合，档案管理部门有权利对档案信息设置权限，可以针对可以公开的信息进行查阅，但其他部门没有获得权限不能自行调阅。这样能最大限度发挥人事档案信息的电子化和网络化适应当前社会的发展。

　　参考文献:

　　[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社，1996.

　　[2]邓绍兴.人事档案学[M].北京:中国青年出版社，1990.

　　阅读期刊：《中国人力资源开发》

　　《中国人力资源开发》(半月刊)创刊于1991年，是由中国人力资源开发研究会主办的人事管理刊物。旨在进行国内外人力资源的科研成果和工作经验交流，积极推动我国人力资源开发科学的发展，为实现我国人力资源开发战略服务。