浅谈高校教学档案管理与服务

　　(一)高校教学档案是高等学校师生在教学管理与教学实践中形成的真实记录，客观地记录了学校创建以来围绕着教学活动所经历的曲折发展过程，记录了广大教职员工在教学、科研、管理、生产等各项活动中形成的许多宝贵经验和重要的知识信息，它完整、准确、真实地反映教学管理的全过程，真实地再现了高校各种教学活动的历史面貌。高校的教学档案管理工作是教学管理中不可缺少的重要环节，是高校知识生产十分重要的基础工作，教学档案对于正确评估办学水平，研究教学及其管理规律，改进教学方法，提高教学质量，起着十分重要的作用。因此，高校要切实重视教学档案的重要作用，进一步加强教学档案的规范管理和科学利用，促进教学改革，提高人才培养的质量。

　　(二)档案反映教学活动的客观规律。高校教学档案具有知识密集、教学信息集中、数量多和广泛的特点。具体表现为：教学计划、学生成绩、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教材、教学研究等方面的文字材料和声像载体。完备齐全的教学档案是高校正规化管理的重要组成部分，始终贯串在教学管理的全过程和各个方面，反映了教学活动的客观规律。教学工作在高校教育活动中的重要地位，也必须通过教学档案的积累来体现的。现在有的高校档案馆开展现行文献资料服务，是一种有益的尝试，是档案工作从“幕后”走向“前台”的一种有效方式。它可以增强政策工作的透明度，保障广大教职工和学生参与学校民主管理的知情权。

　　二、全面提升高校教学档案服务水平

　　(一)高校档案服务要人性化。

　　要搞好高校教学档案管理工作，就要坚持以人为本，为学校各项工作服务。高校的中心工作是教育人、培养人和塑造人，为社会经济发展提供更多的高素质合格人才。作为高校教学档案管理部门，其工作更要突出落实服务职能，更好地服务于学校发展建设和教育教学各个方面。要拓展服务领域，增强服务意识，主动开展工作。根据学校发展需要和自身条件，因地制宜开展相关服务，把档案部门的资源优势充分利用起来，把档案的能量充分发挥出来，高校教学档案工作要提高管理水平，适应和服务于学校各项工作全面、协调和可持续发展。

　　(二)高校档案服务要现代化。

　　现代科学技术的飞速发展，为高校档案管理工作带来了新的机遇和挑战。在高校档案管理工作实践中，能否真正灵活运用计算机、扫描仪、档案应用软件系统等现代化设备为利用者提供服务，是衡量档案馆网络化建设及其运用能力的主要标准。加强教学档案数字化建设，建立教学档案自动化管理系统，是档案管理在信息时代的重大转型。同时高校普遍建立了数字化校园网络，学校各种信息逐渐网络化、数字化，产生了大量的电子文件，极大地拓展了高校教学档案的内容，同时也为高校教学档案资料的收集、整理、存储、使用和管理提出了新的要求，使档案的服务利用工作从面对面直接服务走向远程网络服务;从手工查询服务走向自动检索服务;从被动等待服务走向主动咨询服务;从常规性服务走向高层次服务;从一般性服务走向个性化服务，充分满足各类利用者的多方面需求。

　　(三)高校档案服务要扩大化。高校档案资料已由过去主要为行政管理服务扩大为行政、教学、科研等各方面工作提供信息服务。特别是由于高校一直处在教育教学和科技发展的前沿领域，在接触知识、获取信息方面，高校档案馆有着得天独厚的优越条件。围绕着教学，高校每年都有很多优秀的科研论文、论著和科研成果产生，所有这些都具有较高的科研学术水平，是可以而且必须充分利用的重要信息资源。通过开展现行文献服务工作，发扬档案部门围绕中心服务大局的优良传统，紧密结合高等学校工作实际，选择好档案部门服务中心工作的切入点和着重点，积极主动做好服务工作为服务教学打下坚实的基础，在建立高校院系级教学档案、学校科研项目档案，在充实馆藏内容、优化馆藏结构等方面做出新的探索。

　　三、建立健全高校教学档案信息反馈机制

　　(一)建立档案信息反馈机制。

　　高校教学档案工作尽管是高校教学管理工作中重要的组成部分,但是由于各种原因，目前我国许多高校的教学档案管理工作特别是档案资料的研究利用仍存在一些问题。高校教学档案管理工作是一种教学行为之后的整理归类和再利用的活动,属于事后行为,容易被人们所忽视而不重视它的重要作用。特别是高校教学档案往往涉及招生情况、教学计划、科研安排、学籍管理等方面，具有特定的目的性和时效性，当某项计划或特定目标实现以后，对由此而形成的档案资料的研究和再利用价值有时不被人们所重视。因此在实际工作中，需要进一步深入研究建立档案信息反馈机制，加强与利用者的交流,了解利用者的信息需求,特别是通过核心用户的信息反馈来灵活调整服务的方式、服务内容及信息开发的角度,充分提高教学档案的研究利用价值。

　　(二)利用档案信息反馈提升服务质量。

　　加强高校教学档案工作，要充分利用信息反馈的功能来进一步提高管理水平，提升服务质量。信息反馈的内容应根据高校教学档案主要是为本单位服务，为教学、科研、管理服务的特点来确定的，必须对高校档案传统管理模式和服务方式进行改革和创新，充分发挥高校教学档案信息资源的独特优势，发挥教学档案工作者的潜能和智慧，树立开拓进取的发展观念，以自身的努力增强高校教学档案部门的服务功能和发展能力。建立健全利用者反馈信息制度是发现教学档案工作中存在问题及发展方向的最好途径。为利用者设立多种形式的反馈渠道,设置馆长信箱、留言板等多种形式的反馈渠道。

　　(三)利用档案信息反馈改进服务方式。

　　高校教学档案管理工作要坚持增大开放度，扩大利用率的指导方针。要充分利用教学档案自身资源，办展览，搞宣传，采用灵活多样，贴近方便群众的服务方式，尽全力为利用者创造一个良好的利用教学档案的环境，使高校教学档案部门真正成为一个为学校教学乃至整个社会服务的信息中心。要改变过去你来我查，被动应付，坐等服务为主动服务，积极准备资料，及时提供信息，要有超前意识，紧密结合实际，做到学校的教学工作扩展到哪里，教学档案服务就延伸到哪里。为利用服务部门提供导向性的服务功能，有助于高校档案馆进行深层次、专业性较强的档案信息服务。

　　四、加强教学档案管理，不断拓展高校教学档案服务领域

　　高校教学档案的管理必须坚持系统性和完整性。高校教学档案采集和建立必须以档案管理科学的基本原理为指导，以档案的原始真实、系统完整和方便利用为目标。要在院、系和教研室各个层面建立完善的高校教学档案归档体系和制度，并纳入有关教学业务人员、管理人员的职责范围，将高校教学档案工作与教学管理等工作实行同步管理，确保高校教学档案的系统与完整，为更好地拓展高校教学档案服务领域打下坚实的基础。

　　(一)增强教学档案为教学服务意识。

　　充分利用高校教学档案为学校教学和科研等工作服务,是高校教学档案的生命力所在。高校教学档案是否得到充分利用，是否对学校工作产生效益,是衡量高校教学档案工作做得好坏的标准。高校档案工作者要增强服务意识，努力学习新知识，不断提高自身的思想素质和业务素质，积极主动开展档案服务利用工作。

　　(二)加大高校档案工作的宣传力度。

　　高校教学档案只有被利用，才能发挥作用,才能产生教学档案利用效益。要加大高校教学档案工作的宣传力度，提高师生和管理人员对教学档案工作重要性的认识，让广大教职工重视教学档案工作。按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理，这就是档案所带给人的真实感和历史凝重感是其他宣传教育方式所无法替代的，这种方式往往更直观、更生动、更有效。

　　(三)开发利用档案资源，服务教学科研。

　　高校教学档案管理部门要增强服务意识,主动开展工作。学校档案管理部门要根据本单位的中心任务,找准教学档案工作的最佳且入点,为各项工作提供全方位、多层次、高水平的服务。平时根据社会需要和自身条件,因地制宜开展相关服务,把档案部门的资源优势充分利用起来,把档案的能量充分发挥出来,把档案人员的积极性充分调动起来,精心确定档案服务的重点方向,拓展教学档案服务领域。同时高校教学档案工作者应及时掌握国内、国际最新科研成果和动态，全面了解本校科研人员的科研项目与需求，不失时机地提供相关信息，搞好配合与服务。还要加快教学档案管理工作信息化建设的步伐，信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,档案信息化建设必然加快档案管理由资料收存向信息传播转变的革命性变革过程。

　　总之，提供档案资料的优质服务是高校教学档案工作者永恒的主题，采取各种措施、方法来保证高校教学档案的完整、准确和系统化，对高校教学档案信息服务的方式方法的创新，都同样是高校教学档案工作者在信息时代面临的重大课题。作为高校教学档案管理工作者，必须充分认识高校教学档案的重要性,确立服务意识,优化服务方式，提高服务层次，使之真正成为利用者的“信息中心”。

　　参考文献：

　　1..董君.发挥高校档案服务功能初探【J】兰台内外,2007(4)

　　2.刘丽佳.信息化视野中的高校档案服务创新策略.【J】锦州医学院学报,2006(3)

　　3.王少君.高校教学档案的科学管理与利用【J】.大连民族学院学报,2004(2)