浅谈公文写作的语言特点

　　公文是法定机关按照特定的体式，经过一定处理程序制成，并在特定范围中使用的书面文字材料，是各类机关单位发布政令、传达工作意图、联系公务、记载工作活动和传递信息的一种工具。它是实用性最强的散文。它的写作即不同于一般散文，也不同于一般应用文。公文的内容受到客观事物的限制，作者只能根据事实的要求，说明事态的真象，或按照法令的规定和政策的精神，表示处理的态度。公文的写作是一种集体性写作活动，表达机关、单位集体的意志，在这种场合，作者实际处于代书的地位，他除了运用逻辑思维来说明问题外，不能有丝毫的随意性。和一般文章相比较公文也是“文”，也有主旨、材料、结构等因素构成，也是用语言来表达思想内容的。但公文又以它特有的权威性、严肃性、政策性和实用性而区别于其他文章。这就决定了它与一般文章有不同的要求，即要求公文的语言必须庄重、明确、平实、得体、准确、简要、恰当地运用模糊语言等。

　　二、公文的语言特点

　　(一)、庄重

　　所谓庄重是指公文使用的语言应该是一种合乎语法规范的确切易懂的书面语言。用语要庄严郑重，充分体现国家或一定组织处理公务的严正的立场和严肃的态度。

　　1、使用规范的书面语

　　比如写“X月x日函悉”而不写“来信内容知道了”，就是突出公文语言的庄重特点。不难想象一篇公文中满是拉家常的“大白话、口头语”势必削弱其内容的严肃性，影响其实行。

　　2、使用必要的公文用语

　　旧式的公文套语很多已不使用，但有些必要的公文用语，仍然沿用。一则便于表达久已通用的函义，再则也表现出文体的庄重性。如：部署、暂缓、依法判处、力求稳妥、深表遗憾、通令嘉奖等，这些词语都有特定的含义。也为一般人所能理解，所以仍在继续使用。

　　此外，恰当地选用文言词语，如用“违反本通知，税务机关可以酌情处以罚金”来表达“用罚金的办法处分违反本通知的人”，用“业已查明”代替“已经搞清楚了”都恰当地增进了公文语言的庄重性。

　　(二)、明确

　　公文的语言和一般文章的语言要求有所不同。一般文学性语言，有时故意写得比较含蓄，把话说得模棱两可，让读者去联想、体味。而公文它的语言绝对不允许这样。如果一个命令或批复写得歧义纷出，岂不误了大事。例如：

　　渭城区财政局关于棉种籽差价补贴的批复

　　渭城区供销社：

　　你社成供销业字(87)080号请示悉。关于两区会议就发展棉花生产，扩大种植面积所需粮种的进销差价问题，经研究同意补贴2146.3元，该款列入1987年“支援农业生产支出类”。希望你们抓紧时间查一查，看看差价是否属实，补贴款项是否多余，如果多余就将余款退回，并写详细报告上报我们。

　　特此批复

　　渭城区财政局

　　一九八七年八月七日

　　分析上述批复，可以看出：

　　1.批复的标题，一般应包括批复机关名称同意(或不同意)请示单位的请示事项，文种。应改为：“渭城区财政局关于棉种籽差价补贴给渭城区供销社的批复”。

　　2.标题中是“……关于棉种籽差价补贴……”而正文中又是“……所需粮种进销差价问题……”，使请示单位产生歧义，搞不清此项补贴是给“棉种籽”还是“粮种”。

　　3.作为上级机关即然已“研究”具体补贴2146.3元，又指示请示单位查看差价是否属实，补贴是否多余……”。明显的官僚主义作风。

　　因此，公文要求语言能清楚、明确地把公文的内容详尽无遗地表达出来，无论是阅者，还是听者，都能正确理解公文的全部内容，不产生任何歧义。要做到这一点，就必须坚决摈弃那些冷僻难懂，似是而非，易生歧义的语言，尽量做到遣词妥贴，造句规范，修辞得当，推理合乎逻辑，使公文的思想得到明确表达。

　　(三)、平实

　　写公文是为了办公事，不是为了欣赏，语言讲究平实而不求藻丽，否则会冲淡主题和影响发文效果。因为公文有它特有的政策性、严肃性和目的性，所以无论是作批复，发通知、下指示，还是写请示、做总结、订规划等等，都要求用平实的语言，准确地反映公文的内容。公文语言要直接了当，不需蕴含，不能像文学作品那样“意在不言中”。

　　关于张XX等同志职务任免的决定

　　宁交校字(1991)01号

　　各科室：

　　根据宁交人劳干字[1991]1号文件通知及校党委会研究决定：

　　张XX同志任政保科副科长(正科级)：

　　李XX同志任学生科科长，免去教务科科长职务。

　　中共宁夏交通学校委员会

　　一九九一年三月十五日

　　此任免令就XX任什么职务，免去什么职务，享受什么待遇表述的清清楚楚。

　　公文可以较少用比喻、排比、对偶等修辞手法，尽量避免用夸张、双关、反语等手法。所提出的要求、意见、办法中，任何“无实事求是之意，有哗众取宠之心”的作法都有悖于公文写作的目的。

　　(四)、得体

　　语言的运用总是受特定的内容和目的，特定的对象和条件限制，为特定的需要服务。即要准确地反映客观实际，达到预期的行文目的，又要促使有关的受文对象，产生与行文目的一致的心理效应。给上级的用词要谦恭诚挚;给下级的用词要肯定平和;给平级单位的用语要谦敬温和。无论对上对下.公文经常用“请”字，体现了我国社会主义精神文明。就内容方面来说，颁布政策就应庄重严肃;报喜祝捷则需热情欢快;指挥和规范要严明缜密;知照和批转要谨慎郑重;报请和联系宜平和婉曲。从目的方面来说，执行需严格，规章须严明，教育则严肃，批评则严厉。从形式方面来说，布告、通告需登报或张贴，语言要深人浅出。在电台广播或当众宣读的命令、指示等，语言应庄重流畅，便于朗读。总之，说什么，不说什么，怎样措辞，用什么语气，往往受对象，场合的制约，必须准确把握，做到语言得体。

　　(五)、准确

　　所谓准确，一要事实准确，二要用语准确。因为公文是务实的文书，因此事实必须搞准，问题必须抓住，这样，解决问题的办法才能具有针对性。公文即然要解决实际问题，就必须用语准确，决不能模棱两可，语义两歧。更不能言过其实，夸大缩小。要做到这一点，就必须使所拟文稿用词概念准确，造句合乎文法，判断推理合乎内容，贴切主题。

　　(六)、简要

　　公文的语言必须简要，毫不拖泥带水，这是由公文的实践性和目的性决定的。如果公文语言罗嗦。篇幅冗长，就会在批阅和执行上打折扣，影响公文的效果。公文的简要，并不单指文字而言，而是要内容充实，精练，文字简洁，篇幅短小。如果只在压缩文字上下功夫，往往会简而不明，扼而不要。文字虽简短了，但内容空洞抽象，不能务实;或滥行简化，语言不清，失之疏漏，也会适得其反。公文的简要，是用最简洁明确的语言，把最精练充实的内容表达出来，文字虽少，内容充实，叙事完备;篇幅虽短，简而不缺，短而不漏，包含着重要内容。公文语言的这一特点是为了易于理解，便于执行，也是为了节省看公文人的时间和精力，提高工作效率。

　　为使公文的语言简要，常使用一些语意凝重，含义丰富的成语或口语。如“……一些机关乱收费、乱摊派，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置若茫闻，我行我素……”这段使用了“弄虚作假”、“敲诈勒索”、“置若茫闻”、“我行我素”成语，起到了陈述句起不到的简洁，力透的效果。再如《国务院关于坚决制止向企业乱摊派的通知》中说：“……甚至有些地方有增无减，愈演愈烈，四面伸手，八方要钱”。此例中引用了“四面伸手，八方要钱”这样一句流行在基层中用以说明乱摊派情况的口语，使公文具有通俗易懂、形象、简要的效果。

　　(七)、模糊语言的运用

　　在公文写作中也常使用模糊语言，它是根据公文表述对象的需要和表述者思维的客观情况，有意识地运用那些自然语言中带有模糊性的语言，从而达到语言表述上的准确性。模糊语言与用语含糊不清，模棱两可，造成歧义的语言有本质的区别。实际是模糊语言不模糊，模糊之中有准确。公文中常用的模糊语言有：(1)表示时间的，如“最近、一度、今年以来、适当时候”等。(2)表示程度的，如“显著、更加、大体上”等。(3)表示范围的，如“个体、部分、许多等”。(4)表示频率的，如“经常、三令五申”等等。模糊语言在公文中运用得当，可产生积极表达效果：(1)对某些带有模糊性的概念或不便用准确性语言表述的对象，可达到表述的准确性。比如：“通过学习邓小平同志的讲话，提高了认识，进一步明确了改革的方向。”但提高的程度如何?“进一步”，究竟是多大程度?这是模糊的，然而表达的意思却是清楚和明朗的。如果写成“通过学习……提高了一倍认识”反而不确切。(2)能使一些问题的表述留有回旋的余地，具有一定的灵活性，便于因地制宜，变通执行，防止机械地搞一刀切。比如：“对生活特殊困难的职工子弟，在可能的条件下予以安排解决”。“特殊”到什么程度，怎样的条件为“可能”条件，执行单位都可灵活掌握。(3)可在内容表述上进行高度概括，避免文字冗长。比如，“望上述学校继续努力，进一步加强规范化建设，以发挥骨干、示范作用”。

　　总之，公文运用模糊语言的主要方面有：表述对象是带有模糊性概念;条件不具备或时机不成熟但又是必须表述的内容，与对方联系协商事情时给其回旋的余地;表示类举的事例避免因具体写明而造成以偏概全，挂一漏万的现象等。必须说明的是公文中模糊词语的运用，应以不影响公文的明确性为前提。

　　(八)、公文语言的感情色彩

　　公文的语言可以说是理智的语言，内涵丰富，道理明白而一字千斤。公文也有强烈的感情色彩，但它不是直接抒情，而是间接抒情，情在事理中、逻辑推理中、词语的运用中。但公文不是直接通过形象的描绘或抒情写志来表达感情，而是凝炼，概括地通过理智来表达感情。如布告、通报等文种，有相当一部分内容是针对犯罪分子的犯罪行为而言的，常使用贬义词语“歹徒、拐骗、受贿、奸污、伤天害理、欺男霸女、屡教不改”等等，来表达厌恶、斥责、鄙视、憎恨的感情。也有相当一部分内容用于同违法犯罪行为作斗争方面的，常使用褒义词语“毅然、决然、铁面无私，临危不惧，大义凛然，执法如山，义正辞严”等等。表达了赞颂、钦佩、爱护、崇敬的感情。还有一部分词语是用于表达案件中受害人的情况，例如“含冤、惨遭、自卫、平反”等等，这些词往往包含着同情、体恤、痛惜的感情。

　　三、结束语

　　公文在写作中语言方面的上述特点，是相互联系，又各有侧重的，并不是每种公文都必须具备上述特点。文种不同，对语言的要求也不同。对指挥性公文要求具体明确，切合实际，语言简要，文风庄重，语气坚决，即不繁琐，又不笼统。对报请性公文语言除做到简洁外，还应做到生动，通俗。而对知照性公文应做到通俗易懂，明白晓畅，使人一看就知道该做什么，应该怎样做。总之，我们应根据行文对象、目的、内容选择得体的文种，运用恰当的语言，使内容和形式有机的结合起来，达到预期的目的。